Rozliczanie cudzoziemców w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl istnieje możliwość rozliczania pracowników, którzy nie są obywatelami Polski i  nie posiadają certyfikatu rezydencji. Dzięki temu będzie możliwe naliczenie dla nich podatku zryczałtowanego oraz sporządzenia zeznań rocznych. Poniżej przedstawiamy jak wygląda rozliczanie cudzoziemców w systemie wFima.pl.

Instrukcja video - Jak rozliczyć zatrudnienie cudzoziemców?

Wprowadzenie pracownika obcokrajowca

Aby wprowadzić pracownika - obcokrajowca należy wybrać KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA. W zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE wystarczy uzupełnić imię, nazwisko oraz płeć danej osoby.

Rozliczanie cudzoziemców - dodanie danych pracownika

Zakładka SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE powinna mieć uzupełnione obowiązkowo takie dane jak:

  • obywatelstwo (domyślnie system uzupełnia jako polskie), 
  • data urodzenia,
  • miejsce urodzenia, 
  • seria i nr paszportu.

Rozliczanie cudzoziemców - dane identyfikacyjne

W kolejnej zakładce podaje się dane adresowe. Jeśli pracownik posiada adres zagraniczny wystarczy w polu Kraj wybrać państwo inne niż Polska, a będzie możliwość uzupełnienia pozostałych danych.

Rozliczanie cudzoziemców - dane adresowe

Następny krok to uzupełnienie danych na cele rozliczania ubezpieczeń i podatków. Ważne są tutaj: 

  • identyfikator ZUS czyli numer pesel lub nr dokumentu z jakim pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń;
  • identyfikator podatkowy - od 2018 roku jedynym właściwym identyfikatorem na cele rozliczania podatku dochodowego dla pracowników obcokrajowców jest nr PESEL. Jeśli pracownik go nie ma powinien zgłosić się do urzędu z prośba o jego wydanie. Brak PESEL może spowodować problemy z późniejszym rozliczeniem rocznym;
  • certyfikat rezydencji - jeśli pracownik posiada taki certyfikat, wówczas należy wybrać TAK, a gdy nie otrzymał certyfikatu wybiera się NIE;
  • oddział NFZ - wybiera się wg miejsca zamieszkania;
  • urząd skarbowy - właściwy na cele rozliczania podatku dochodowego - zwykle zgodnie z adresem zamieszkania bądź właściwym na cele rozliczania cudzoziemców na danym terenie;
  • uprawnienia do emerytury, renty i stopień niepełnosprawności - wybiera się odpowiednie cyfry, które następnie są pobierane do kodu tytułu ubezpieczenia podczas sporządzania deklaracji.

Rozliczanie cudzoziemców - ZUS i US

Rozliczanie cudzoziemców zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę

Umowę o pracę z obcokrajowcem rozlicza się na takich samych zasadach jak umowę z obywatelem Polski. Certyfikat rezydencji należy oznaczyć dopiero podczas tworzenia PIT-11.  

Wygenerowanie deklaracji PIT-11 dla osób zatrudnionych możliwe jest w zakładkach: KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ. Więcej na ten temat  w artykule PIT-11- generowanie deklaracji dochodów pracowników

Rozliczanie obcokrajowca zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej

Z obcokrajowcem, który posiada status nierezydenta można zawrzeć umowę o zlecenie lub umowę o dzieło. Aby odpowiednio naliczony został podatek należy: 

  • przy wprowadzaniu umowy zlecenie w zakładce  KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA ZLECENIE, po otwarciu się okna zakładki Podstawowe informacje, ZUS, Opis czynności, Inne postanowienia uzupełnić standardowo, a w zakładce Podatek dochodowy w części Zryczałtowany podatek wybrać “20% (obcokrajowiec nierezydent)”,
  • dodając umowę o dzieło KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA O DZIEŁO, w zakładce Podatek dochodowy w części Zryczałtowany podatek wybrać "20% (obcokrajowiec nierezydent)",

Rozliczanie cudzoziemców - dodawanie umowy

Rozliczanie cudzoziemców - podatek dochodowy

- dzięki temu będzie możliwe wystawienie rachunku z naliczeniem podatku wg stawki 20% bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodów.

Rozliczanie cudzoziemców - rachunek

Miesięczna zaliczka na zryczałtowany podatek dochodowy

Po rozliczeniu rachunku konieczne jest wyliczenie zaliczki okresowej od wypłaconych wynagrodzeń poprzez START » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA » WYLICZ PODATEK » MIESIĘCZNA ZALICZKA NA ZRYCZAŁTOWANY PODATEK DOCHODOWY PIT-8A.

Rozliczanie cudzoziemców - zaliczka na podatek

Dodawanie IFT-1/IFT-1R

Rozliczanie cudzoziemców, których wynagrodzenie zostało opodatkowane stawką 20% wykazywane jest w deklaracji IFT-1/IFT-1R. Deklarację IFT-1 sporządza się w trakcie roku na wniosek (nawet jeśli wydana jest po zakończeniu zatrudnienia ale wcześniej niż po zakończeniu roku), a IFT-1R wydaje się po zakończeniu roku czyli powinna obejmować wszystkie dochody osiągnięte w danym roku kalendarzowym. Aby wygenerować taką deklarację wystarczy przejść do zakładki KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA O WYSOKOŚCI PRZYCHODU NIEREZYDENTA (IFT 1/IFT 1R).

Rozliczanie cudzoziemców - dodawanie IFT

Deklarację można wygenerować dla jednego pracownika lub masowo dla wszystkich nierezydentów.

Rozliczanie cudzoziemców - zbiorcze generowanie deklaracji

Następnie użytkownik wskazuje czy chce wygenerować deklarację IFT-1 czy może IFT-1R.

Po wyborze odpowiedniej i zatwierdzeniu poprzez ZAPISZ, zostanie dodana deklaracja. Dochody oraz należny podatek zostanie wykazany w części D.10.

Rozliczanie cudzoziemców - podgląd IFT

Roczna zbiorcza deklaracja o zryczałtowanym podatku dochodowym

Zaliczki za obcokrajowców nierezydentów wyliczane w systemie wykazać należy w deklaracji rocznej PIT-8AR, którą można dodać w zakładce START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ » ROCZNA ZBIORCZA DEKLARACJA O ZRYCZAŁTOWANYM PODATKU (PIT-8AR).

Rozliczanie cudzoziemców - PIT-8AR

Zryczałtowane zaliczki należne za pracowników zostaną wykazane w części C w wierszu 1. Należności osób zagranicznych, wymienione w art. 29 ustawy.

Rozliczanie cudzoziemców - część C

Umowa z Polakiem nierezydentem

Może dojść do sytuacji, kiedy pracodawca chce zatrudnić obywatela Polski, który nie posiada polskiego certyfikatu rezydencji. Najczęściej jest tak wtedy, kiedy Polak na stałe mieszka za granicą i tam jest jego centrum życiowe. Wtedy zobowiązany jest do rozliczania podatku w kraju zamieszkania. Nie mniej jednak może podjąć współpracę z polskim pracodawcą. Jak rozliczyć taką umowę? 

Dodawanie pracownika

Podczas dodawania pracownika do systemu w zakładce ZUS i US w polu Polska rezydencja podatkowa należy wybrać NIE

Rozliczanie cudzoziemców - rezydencja podatkowa

Po wybraniu tej opcji, w zakładce SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE pojawi się rubryka “Inny rodzaj numeru identyfikacyjnego”, w którym można wybrać opcje:

  • paszport,
  • numer identyfikacyjny TIN,
  • numer ubezpieczeniowy,
  • urzędowy dokument stwierdzający tożsamość, 
  • inny rodzaj identyfikacji podatkowe,
  • inny dokument potwierdzający tożsamość. 

Rozliczanie cudzoziemców - rodzaj dokumentu identyfikacyjnego

Po wyborze odpowiedniego dokumentu, należy podać jego numer. Dzięki temu nr ten będzie się automatycznie podstawiał na deklaracji IFT.

Dodawanie umowy

Podczas wprowadzania umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenie) dla Polaka nieposiadającego polskiego certyfikatu rezydencji w zakładce KADRY » UMOWY »  DODAJ » UMOWA ZLECENIE w zakładce PODATEK DOCHODOWY w rubryce ZRYCZAŁTOWANY PODATEK będzie można wybrać opcję 20% (obcokrajowiec) lub inna stawka i wtedy wpisać odpowiednią stopę procentową stawki w rubryce STAWKA PODATKU.

Rozliczanie cudzoziemców - stawka w umowie

Rozliczenie wynagrodzenia odbywa się tak samo jak przy standardowym podatku zryczałtowanym, z uwzględnieniem odpowiedniego procentu stawki podatkowej. Wynagrodzenie to będzie wykazane w deklaracji PIT-8AR. Z kolei dane o tych zaliczkach będą wykazane w deklaracji IFT-1/IFT-1R w części D w wierszu D10. 

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Stale wspieramy naszych klientów poprzez indywidualne podejście do każdej sprawy. Do tej pory udzieliliśmy ponad 40 000 porad z zakresu księgowości, podatków, kadr i prawa gospodarczego. Dostarczamy niezbędną wiedzę, która bezpośrednio przekłada się na efektywne zarządzanie firmą.
Angelika Borowska Dyrektor Biura Obsługi Klienta Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Angelika Borowska