Faktura cykliczna usprawnia działania w firmie i skraca czas wystawiania faktur, gdy na rzecz kontrahenta dokonywana jest cyklicznie dostawa towarów albo świadczona usługa.
Dodanie usługi cyklicznej
Aby skorzystać z tej opcji, najpierw należy wygenerować usługę cykliczną. W tym celu trzeba wejść w SZCZEGÓŁY KONTRAHENTA poprzez kliknięcie na niego w zakładce CRM » KONTRAHENCI. Następnie należy przejść do zakładki PRZYCHODY » USŁUGI CYKLICZNE i wybrać opcję DODAJ USŁUGĘ.
W oknie Dodawanie nowej usługi cyklicznej należy uzupełnić wymagane dane. W pozycji NAZWA należy podać nazwę pozycji jaka będzie widoczna na fakturze. Można to zrobić na trzy sposoby:
wybrać wprowadzony wcześniej produkt lub usługę poprzez znacznik lupy przy polu Nazwa,
ręcznie wprowadzić dane,
skorzystać z gotowych znaczników (opcja “Dostępne znaczniki”) - w polu Nazwa należy wpisać wybrany przez siebie schemat.
Dostępne znaczniki:
ZNACZNIK | NAZWA NA FAKTURZE |
Abonament za [miesiac]/[rok] | Abonament za 6/2022 |
Abonament za [miesiac_slownie] [rok2] | Abonament za czerwiec 22 |
Abonament za [miesiac_slownie-1M] [rok-1M] | Abonament za czerwiec 202022 |
Abonament za [kwartal]/[rok] | Abonament za 6/2022 |
Licencja na korzystanie z oprogramowania za miesiąc [miesiac+1M]/[rok+1M] | Licencja na korzystanie z oprogramowania za miesiąc 6/2022 |
Licencja na korzystanie z oprogramowania w roku [rok+1R] | Licencja na korzystanie z oprogramowania w roku 2022 |
Po wybraniu i ustalenia schematu należy uzupełnić ręcznie pozostałe dane podstawowe, które będą widnieć na generowanych fakturach, m.in. datę początku oraz końca usługi. Przy wystawianiu faktur cyklicznych użytkownik ma także możliwość wyboru serii numeracji z dodanych już wzorców, bądź utworzenia nowej poprzez pole NOWA SERIA.
W przypadku gdy z usług cyklicznych korzysta użytkownik, który ma włączony moduł pełnych ksiąg (aktualnie dostępne dla biur rachunkowych) to dodatkowo konieczne jest wskazanie schematu księgowego.
Wystawianie faktury za usługi cykliczne
Po przypisaniu usługi cyklicznej można przejść do wygenerowania faktury za usługi cykliczne. Aby wygenerować fakturę cykliczną, należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI, zaznaczyć kontrahenta (lub wielu kontrahentów) i z górnego paska zadań wybrać opcję WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGI CYKLICZNE.
Następnie pojawi się okno, w którym widoczne są bieżąca data wystawienia faktury oraz data sprzedaży na ostatni dzień poprzedniego miesiąca, które w razie potrzeby można zmienić.
Dodatkowa opcja to termin płatności, który można ustawić z góry dla wszystkich faktur lub zastosować terminy indywidualnie przyjęte dla klientów, zdefiniowane w CRM w szczegółach kontrahenta.
Po wystawieniu faktura cykliczna będzie dostępna w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ.
Masowe wystawianie faktur za usługi cykliczne w biurze rachunkowym
Masowe wystawianie faktur cyklicznych jest możliwe tylko w pakiecie dla biur rachunkowych. Aby wystawić masowo faktury dla kontrahentów, należy przejść na pełnej liście firm do zakładki ROZLICZENIA. Następnie zaznaczyć klientów, którzy mają zdefiniowane faktury cykliczne i z górnego panelu wybrać AKCJE MASOWE » WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGI CYKLICZNE.
Faktury będą widoczne w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ na koncie biura rachunkowego.
Aby wystawiona faktura cykliczna pojawiła się automatycznie na koncie klienta, należałoby ją wysłać na jego adres e-mail. W tym celu należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, a następnie zaznaczyć wybrane faktury i skorzystać z akcji WYŚLIJ E-MAIL.
Otrzymana faktura na koncie klienta będzie widoczna w zakładce START » STRONA GŁÓWNA:
dla pracowników biura w części zawierającej dane o kliencie w zakładce Faktury.
dla klienta po zalogowaniu na konto w module Faktury za usługi księgowe.
Dodatkowo z tych poziomów można automatycznie zaksięgować wystawioną fakturę poprzez opcję KSIĘGUJ.
Wówczas, pojawi się okno z danymi wystawionej faktury, które można w razie potrzeby zmodyfikować.
