Chciałabym zaksięgować zakupiony samochód w ewidencji środków trwałych. Jestem czynnym podatnikiem VAT. Jak mogę to zrobić w systemie?
Wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych jest uzależnione od sposobu jego nabycia - czy pojazd został nabyty na firmę czy też będzie przekazany do firmy z majątku prywatnego.
Zakup samochodu na podstawie faktury lub umowy
W przypadku zakupu samochodu na firmę w bieżącym okresie wprowadzamy ten zakup do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ:
- gdzie w przypadku faktury VAT należy wybrać: FAKTURA VAT, jako rodzaj wydatku wybieramy: ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO - "KŚT. 741", bądź ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO - "KŚT. 742";
- gdzie w przypadku zakupu na podstawie umowy kupna-sprzedaży lub faktury VAT marża należy wybrać: FAKTURA (BEZ VAT), jako rodzaj wydatku wybieramy: ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO - "KŚT. 741" / ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO - "KŚT. 742".
Po uzupełnieniu informacji dotyczących sprzedawcy, wystawionej faktury i kwoty zakupu, należy uzupełnić informacje dotyczące samego samochodu. Kategoria i stawka amortyzacji (przy zastosowaniu metody liniowej) są już automatycznie uzupełnione.
Kolejny krok to wypełnienie pól dotyczących m.in.
- nazwy środka trwałego,
- dokumentu nabycia,
- daty przyjęcia,
- numeru inwentarzowego,
- numeru rejestracyjnego.
Do automatycznie wyliczonej przez system wartości początkowej możemy dodać inne koszty związane z zakupem samochodu poniesione do momentu jego wprowadzenia do ewidencji środków trwałych, jak np. koszty rejestracji, które należy wprowadzić w polu DODATKOWE KOSZTY ZAKUPU.
Dodatkowo w przypadku pojazdu osobowego należy wskazać sposób użytkowania pojazdu:
- prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
- tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu pojazdu).
W przypadku pojazdów ciężarowych dla celów podatkowych należy zdefiniować czy pojazd jest:
- o masie całkowitej powyżej 3,5 tony bądź poniżej 3,5 tony ale posiada VAT-1/VAT-2 (przysługuje odliczenie VAT 100% i 100% kosztów eksploatacyjnych bez obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT)
- o masie całkowitej poniżej 3,5 tony bez VAT-1/VAT-2 - w tym przypadku należy dodatkowo wskazać sposób użytkowania pojazdu:
- prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
- tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu pojazdu).
Jeśli pojazd jest osobowy lub ciężarowy z wybraną definicją "poniżej 3,5 tony bez VAT-1/VAT-2" to należy uzupełnić pole Emisji CO2:
- poniżej 50g/km - system zastosuje limit amortyzacji 150 tys.
- 50g/km i powyżej - system zastosuje limit amortyzacji 100 tys.
System automatycznie wygeneruje dokument OT - przyjęcia środka trwałego, który znajduje się w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE. Tam użytkownik ma też możliwość jego wydrukowania. W celu wydrukowania dokumentu OT należy klikając w nazwę danego środka trwałego i w oknie podglądu wybrać opcję DRUKUJ » DRUKUJ OT
lub przejść do podzakładki DOKUMENTY MAJĄTKOWE, gdzie należy na liście zaznaczyć dany dokument OT i wybrać opcję DRUKUJ.
Po wydrukowany dokument OT należy podpiąć kopię faktury zakupu i dowodu rejestracyjnego samochodu oraz przechowywać go w dokumentacji firmy.
Odpisy amortyzacyjne od wprowadzonych środków trwałych będą księgowane automatycznie do KPIR w kolumnie - Pozostałe wydatki, zgodnie z planem amortyzacji, który jest widoczny pod zakładką EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, po kliknięciu w nazwę danego środka trwałego.
- 150.000 zł (limit obowiązujący od 2019 r. dla składników majątku wprowadzonych po 31 grudnia 2018 r. do 31 grudnia 2025 r.).
- 150 000 zł - pojazd posiada emisję CO2 poniżej 50g/km i został wprowadzony od 1 stycznia 2026 r.,
- 100 000 zł - pojazd posiada emisję CO2 równą lub powyżej 50g/km i został wprowadzony od 1 stycznia 2026 r.,
W sytuacji gdy wartość początkowa pojazdu przekracza wyżej wskazany limit, odpis amortyzacyjny automatycznie obliczany jest od pełnej wartości początkowej pojazdu, przy czym do kosztów podatkowych zaliczana jest część odpisów amortyzacyjnych w proporcji do ustawowego limitu.
Przekazanie pojazdu prywatnego do majątku firmy
W przypadku, gdy przedsiębiorca chce wprowadzić do majątku firmy prywatny samochód na stan środków trwałych powinien sporządzić oświadczenie o jego przekazaniu. Wzór takiego oświadczenia znajduje się w artykule: Oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności - wzór z omówieniem.
Samochód należy wówczas wprowadzić do systemu przez zakładkę EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.
W wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane pojazdu, określić kategorię środka trwałego i metodę amortyzacji. Dla samochodów osobowych odpowiednie będzie KŚT 741, natomiast dla samochodów ciężarowych - 742 KŚT. Po wyborze KŚT system automatycznie zastosuje metodę liniową amortyzacji i zastosuje stawkę podstawową wynikają z przepisów.
Po zapisaniu wydatku należy dokonać wyboru sposobu przeznaczenia pojazdu w działalności, co wpłynie na sposób odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem.
W tym przypadku również należy pamiętać o wydrukowaniu dokumentu OT, który jest dowodem otrzymania środka trwałego. Po dodaniu środka trwałego w systemie wystawiany jest on automatycznie i trafia do zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE. W celu jego wydrukowania należy kliknąć w nazwę danego środka trwałego i w oknie podglądu wybrać opcję DRUKUJ » DRUKUJ OT lub przejść do podzakładki DOKUMENTY MAJĄTKOWE. gdzie należy go zaznaczyć na liście i z górnego menu wybrać opcję DRUKUJ.
Po wydrukowaniu dokument OT należy podpiąć pod kopię dokumentu potwierdzającego zakup samochodu, oświadczenie o przekazaniu prywatnego majątku do firmy, a także kopię jego dowodu rejestracyjnego i przechowywać go wraz z dokumentami.
Na koniec każdego miesiąca do kolumny Pozostałe wydatki KPiR, trafiały będą odpisy amortyzacyjne, których plan można zobaczyć w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE.
