Samochód w ewidencji środków trwałych - jak wprowadzić?

Chciałabym zaksięgować zakupiony samochód w ewidencji środków trwałych. Jestem czynnym podatnikiem VAT. Jak mogę to zrobić w systemie?

 

Wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych jest uzależnione od sposobu jego nabycia - czy pojazd został nabyty na firmę czy też będzie przekazany do firmy z majątku prywatnego.

Zakup samochodu na podstawie faktury lub umowy 

W przypadku zakupu samochodu na firmę w bieżącym okresie wprowadzamy ten zakup do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ:

  • gdzie  w przypadku faktury VAT należy wybrać: FAKTURA VAT, jako rodzaj wydatku wybieramy:  ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO bądź ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO;

  • gdzie w przypadku zakupu na podstawie umowy kupna-sprzedaży lub faktury VAT marża należy wybrać: FAKTURA (BEZ VAT), jako rodzaj wydatku wybieramy: ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO/ ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO.

Po uzupełnieniu informacji dotyczących sprzedawcy, wystawionej faktury i kwoty zakupu, należy uzupełnić informacje dotyczące samego samochodu. Kategoria i stawka amortyzacji (przy zastosowaniu metody liniowej) są już automatycznie uzupełnione.Jeżeli podatnik spełnia warunki do zastosowania innej metody lub stawki amortyzacyjnej - dokonuje ich ręcznej zmiany. Więcej na ten temat w artykule: Amortyzacja samochodu osobowego i ciężarowego.Kolejny krok to wypełnienie pól dotyczących nazwy środka trwałego oraz numeru rejestracyjnego.

Samochód w ewidencji środków trwałych - księgowanie wydatku

Do automatycznie wyliczonej przez system wartości początkowej możemy dodać inne koszty związane z zakupem samochodu poniesione do momentu jego wprowadzenia do ewidencji środków trwałych, jak np. koszty rejestracji, które należy wprowadzić w polu WARTOŚĆ POCZĄTKOWA +.

Po zapisaniu wydatku należy dokonać wyboru sposobu przeznaczenia pojazdu w działalności, co wpłynie na sposób odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem. Więcej na temat odliczeń podatku VAT od pojazdów w artykule: Samochód w firmie rozliczenie w świetle ustawy o VAT .

Samochód osobowy można wykorzystywać na dwa sposoby:

  • prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
  • tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu pojazdu).

Samochód w ewidencji środków trwałych - odliczenie VAT

W przypadku pojazdów ciężarowych dla celów podatkowych należy zdefiniować czy pojazd jest:

  • o masie całkowitej powyżej 3,5 tony bądź poniżej 3,5 tony ale posiada VAT-1/VAT-2 (przysługuje odliczenie VAT 100% i 100% kosztów eksploatacyjnych bez obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT)

Samochód w ewidencji środków trwałych - samochód ciężarowy

  • o masie całkowitej poniżej 3,5 tony bez VAT-1/VAT-2 - w tym przypadku należy dodatkowo wskazać sposób użytkowania pojazdu:
    • prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
    • tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu pojazdu).

Samochód w ewidencji środków trwałych - odliczenie VAT

W przypadku użytkowania wyłącznie w działalności pojazdu osobowego bądź pojazdu ciężarowego konstrukcyjnie nieprzystosowanego do pełnego odliczenia VAT bez dodatkowych formalności należy dodatkowo sporządzić regulamin wykorzystywania pojazdu, zgłosić pojazd na druku VAT-26 oraz prowadzić kilometrówkę.

System automatycznie wygeneruje dokument OT - przyjęcia środka trwałego, który znajduje się w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE klikając na nazwę środka trwałego w podzakładce DOKUMENTY MAJĄTKOWE. Po wydrukowany dokument OT należy podpiąć kopię faktury zakupu i dowodu rejestracyjnego samochodu oraz przechowywać go w dokumentacji firmy.

Samochód w ewidencji środków trwałych - dokumenty

Odpisy amortyzacyjne od wprowadzonych środków trwałych będą księgowane automatycznie do KPIR w kol. 13 - Pozostałe wydatki, zgodnie z planem amortyzacji, który jest widoczny pod zakładką EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, po kliknięciu w nazwę danego środka trwałego.Samochód osobowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych jest automatycznie monitorowany w zakresie wprowadzonego przez ustawodawcę limitu, który pozwala wprowadzić w koszty podatkowe wartość nie większą niż 150 tys. zł (limit ten obowiązuje dla pojazdów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych po 31 grudnia 2018 r.). W sytuacji gdy wartość początkowa pojazdu przekracza wyżej wskazany limit, odpis amortyzacyjny automatycznie obliczany jest od pełnej wartości początkowej pojazdu, przy czym do kosztów podatkowych zaliczana jest część odpisów amortyzacyjnych w proporcji do ustawowego limitu. Dla samochodów osobowych przyjętych do używania przed 1 stycznia 2019 o wartości wyższej niż 20 tys. euro (limit obowiązujący do końca 2018 roku) system automatycznie powiększy wysokość odpisów amortyzacyjnych ujętych po 1 stycznia 2019 w kosztach uzyskania przychodu w proporcji do nowego limitu.

Przekazanie pojazdu prywatnego do majątku firmy

W przypadku, gdy przedsiębiorca chce wprowadzić do majątku firmy prywatny samochód na stan środków trwałych powinien sporządzić oświadczenie o jego przekazaniu. Wzór takiego oświadczenia znajduje się w artykule: Oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności - wzór z omówieniem.

Samochód należy wówczas wprowadzić do systemu przez zakładkę EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.

Samochód w ewidencji środków trwałych - dodawanie

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane pojazdu, określić kategorię środka trwałego i metodę amortyzacji. Dla samochodów osobowych odpowiednie będzie KŚT 741, natomiast dla samochodów ciężarowych - 742 KŚT. Po wyborze KŚT system automatycznie zastosuje metodę liniową amortyzacji i zastosuje stawkę podstawową wynikają z przepisów.

Po zapisaniu wydatku należy dokonać wyboru sposobu przeznaczenia pojazdu w działalności, co wpłynie na sposób odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem.

Należy również pamiętać o wygenerowaniu dokumentu OT, który jest dowodem otrzymania środka trwałego. Po dodaniu środka trwałego w systemie wystawiany jest on automatycznie i trafia do zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE klikając na nazwę środka trwałego do podzakładki DOKUMENTY MAJĄTKOWE. Należy go wydrukować poprzez zaznaczenie i wybranie z górnego menu opcji DRUKUJ oraz podpiąć pod niego kopię dokumentu potwierdzającego zakup samochodu, a także kopię jego dowodu rejestracyjnego i przechowywać go wraz z dokumentami.

Samochód w ewidencji środków trwałych - dokumenty

Na koniec każdego miesiąca do kol. 13 Księgi Przychodów i Rozchodów - Pozostałe wydatki, trafiały będą odpisy amortyzacyjne, których plan można zobaczyć w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE.