W dniu 8 marca Prezydent podpisał ustawę z dnia 14 lutego 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o podatku od wydobycia niektórych kopalin, która reguluje w płaszczyźnie ustawowej mechanizmu przedłużenia terminów pobrania i wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. Zmieniło to zasady rozliczania zaliczek na podatek dochodowy pracowników i zleceniobiorców począwszy od rozliczeń za styczeń 2022 r. Wiązało się to z koniecznością przeliczenia styczniowych list płac oraz wypłaceniem różnic pracownikom.
W kolejnych miesiącach, należy zastosować podwójne wyliczenia zaliczek na podatek i uwzględnianie zaliczki niższej - korzystniejszej dla pracownika.
System wFirma został dostosowany do nowego aktu prawnego i umożliwia dokonanie odpowiednich przeliczeń!
Z czym powinien liczyć się pracodawca względem nowego rozporządzenia?
Zgodnie z ustawą, wysokość zaliczki na podatek u pracowników czy zleceniobiorców osiągających miesięczny przychód do 12 800 zł brutto, powinna być pobierana w wysokości nie wyższej, niż kwota zaliczki obliczanej na zasadach obowiązujących w dniu 31 grudnia 2021 r.
Aby ustalić, w jakiej wysokości należy pobrać zaliczkę na podatek od wynagrodzenia pracownika konieczne jest wyliczenie dwóch zaliczek wg zasad obowiązujących w 2021 roku oraz według obowiązujących przepisów w 2022 r. Ostatecznie uwzględniona powinna być zaliczka w kwocie niższej.
Brak konieczności samodzielnych wyliczeń
Dostosowany do przepisów ustawy, system wFirma umożliwia szybkie wyliczenie listy płac z uwzględnieniem kwoty zaliczki na podatek według zasad z roku 2021 i 2022. Użytkownik nie musi samodzielnie dokonywać porównania wysokości zaliczki, program sam automatycznie wykaże ile podatek wynosił zgodnie z wyliczeniem z 2021 roku, a ile wynosi w 2022. System przyjmie wersję korzystniejszą dla pracownika.
Przeliczenie zaliczki w systemie wFirma
Co ważne, w ustawie przewidziano możliwość zrezygnowania z przedłużenia terminu poboru zaliczki na podatek. Jeśli pracownik zdecyduje się na to rozwiązanie, ma obowiązek złożyć pracodawcy wniosek o nieprzedłużenie terminu. Wzór wniosku można pobrać tutaj.
W celu dokonania w systemie przeliczenia listy płac, należy w pierwszej kolejności wprowadzić informacje w umowie. Informacje o złożeniu/niezłożeniu wniosku o nieprzedłużanie terminu należy wprowadzić w zakładce: KADRY » UMOWY » kliknąć na umowę i w otwartym oknie przejść do zakładki Historia umowy, tam po zaznaczeniu umowy lub aneksu (jeżeli został dodany) należy wybrać MODYFIKUJ. W oknie jakie się pojawi w zakładce PODATEK DOCHODOWY w polu WNIOSEK O NIEPRZEDŁUŻANIE TERMINÓW należy określić czy pracownik złożył wniosek czy nie. Jeśli pracownik chce mieć przeliczenie zaliczki należy zostawić opcję wniosek o nieprzedłużanie terminów NIEZŁOŻONY. Jeśli zaś złożył wniosek, że nie chce mieć przeliczanej zaliczki na podatek należy wybrać opcję ZŁOŻONY. Zmiany należy zapisać.
Przeliczenie listy płac za styczeń
Po zmianie i weryfikacji ustawień w umowie pracownika, należy przejść do listy płac wypłaconej w styczniu: KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE należy zaznaczyć listę płac i z górnego paska wybrać opcję MODYFIKUJ. System automatycznie ustali wysokość zaliczki na podatek z 2021 roku oraz zestawi ją z zaliczką z roku 2022. Na liście będzie widoczny podgląd ile podatku należy dopłacić pracownikom.
Przykład 1.
Pani Anna wypłaciła wynagrodzenie 5 stycznia 2022 r. Pracownik ten miał zastosowane standardowe koszty uzyskania przychodów, PIT-2 oraz miał naliczoną ulgę dla klasy średniej. Pracownik zarabia 9500 brutto. Podatek za 2022 wyniósł 805 zł. Po wypłaceniu pensji 10 stycznia 2022 Pani Anna przeliczyła wypłatę zgodnie z nowym Rozporządzeniem. Zgodnie z wyliczeniem podatek za 2021 rok wyniósł 672 zł, a więc jest mniejszy i korzystniejszy dla pracownika. W tym przypadku różnicę 133 zł Pani Anna powinna oddać pracownikowi, a więc wykonać przelew na tę kwotę lub też wypłacić gotówkę jeśli wynagrodzenie wypłacane jest z kasy.
Przykład 2.
Pan Dariusz otrzymał wypłacił wynagrodzenie 10 stycznia 2022 roku czyli uwzględniając już nowe rozporządzenie. Kwota wynagrodzenia to 10.000 tys, brutto. Po przeliczeniu listy płac okazało się, że podatek z 2021 roku będzie korzystniejszy dla pracownika tak więc pracodawca powinien uwzględnić kwotę podatku z 2021 roku.
Na liście będą widoczne następujące pozycje:
- podatek 2022 - wyliczenie podatku zgodnie z Nowym Ładem,
- podatek 2021 - wyliczenie podatku zgodnie z zasadami z roku 2021,
- różnica podatku - porównanie podatku 2021 a 2022,
- podatek - kwota zaliczki na podatek, którą przekazuje się do urzędu.
Przeliczenie rachunków
Analogicznie jak przy listach płac tak również przy rachunkach możliwe jest przeliczenie pod kątem nowego rozporządzenia. Wystarczy przejść do zakładki KADRY » RACHUNKI zaznaczyć wybrany rachunek i wybrać MODYFIKUJ.
Na podglądzie wyliczeń rachunku będą widoczne następujące pozycje:
- podatek 2022 - wyliczenie podatku zgodnie z Nowym Ładem,
- podatek 2021 - wyliczenie podatku zgodnie z zasadami z roku 2021,
- różnica podatku - porównanie podatku 2021 a 2022,
- podatek - kwota zaliczki na podatek, którą przekazuje się do urzędu.
Przeliczanie zaliczek na podatek w kolejnych miesiącach
Przedłużenie terminu poboru zaliczki obowiązuje przez cały 2022 rok. W praktyce w trakcie roku będzie dochodziło do sytuacji kiedy zaliczka na podatek obliczana według zasad 2022 r. będzie niższa niż ta wyliczana według zasad obowiazujących w 2021 r. W takiej sytuacji należy przyjąć zaliczkę w kwocie niższej plus doliczyć do niej kwoty przesuniętego podatku z poprzednich miesięcy. Możliwe jest doliczenie kwoty obniżonego podatku do poziomu zaliczki wyliczonej na zasadach według zasad z 2021 r.
Przykład 3.
Pracownik przez cały rok otrzymuje wynagrodzenie w stałej kwocie w wysokości 12 000 zł. Pracownik miał zastosowany PIT-2, korzysta z ulgi dla klasy średniej i zwykłych KUP.
We wrześniu zaliczka na podatek 2022 będzie niższa niż ta wyliczona na zasadach 2021 r. Jednak w związku z tym, że w poprzednich miesiącach zaliczka była obniżana, do zaliczki 2021, należy niejako wyrównać ja do tego poziomu. W poniższym przykładzie zaliczka na podatek naliczony wynosi 1684 zł. Czyli jest to kwota podatku 2022 1293 zł plus dodana kwota 391 zł daje kwotę podatku wyrównaną do poziomu zaliczki wyliczonej według zasad 2021 r.
W systemie w takim miesiącu pojawia się informacja na liście płac KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE kliknięcie na listę, gdzie czerwonym wykrzyknikiem zostanie oznaczone że pobrano kwoty przesuniętego podatku z poprzednich miesięcy.
Kartoteka dochodowa z wykazaniem różnic podatku
Pracodawca ma możliwość kontrolować kwotę obniżonego podatku. W tym celu można wygenerować kartotekę dochodową. Aby to zrobić należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY zaznaczyć pracownika i wybraćDRUKUJ » KARTOTEKĘ DOCHODOWĄ. Należy wybrać odpowiedni zakres dat, natomiast w rubryce RODZAJ pozostawić opcję PODSTAWOWA. Na podstawie wygenerowanego zestawienia, w łatwy sposób będzie można ustalić sumę obniżonego podatku.
Jak już zostało wspomniane jeśli w trakcie roku, nie będzie możliwe wyrównanie całego obniżonego podatku, to zostanie on doliczony w zeznaniu rocznym, co dla wielu pracowników może być niemiłym zaskoczeniem.
Zaliczki na podatek dochodowy pobrane po 7 stycznia 2022 r. powinny być przeliczone według nowych zasad. System wFirma umożliwia szybkie przeliczenie listy płac i weryfikacje wyliczeń. Nie ma konieczności samodzielnych obliczeń, system sam automatycznie wykaże ile podatek wynosił zgodnie z wyliczeniem z 2021 roku a ile wynosi w 2022 i przyjmie ten korzystniejszy dla pracownika podatek.
