Przeniesienie pełnej księgowości z innego systemu do systemu

Przeniesienie pełnej księgowości z innego systemu do wFirma dla biur rachunkowych możliwe jest zarówno wraz z początkiem nowego roku jak również w trakcie roku. W zależności od wybranego terminu system pozwala na kontynuację prowadzonych ewidencji podatkowych lub w przypadku przeniesienia rozliczeń w trakcie roku do uzupełnienia ewidencji.

Założenie konta na księgach rachunkowych

Aby rozpocząć prawidłowo prace na księgach rachunkowych konieczne jest poprawne założenie konta z oznaczeniem pakietu ksiąg rachunkowych - w zakładce USTAWIENIA » PODATKI  » EWIDENCJA KSIĘGOWA należy upewnić się czy jest wybrana jest opcja KSIĘGI RACHUNKOWE w trakcie zakładania konta oraz czy wybrana została forma zapłaty zaliczki na CIT: miesięczna lub kwartalna.

Ustawienie podstawowych danych

Dane dotyczące firmy

Podstawowe dane dotyczące firmy uzupełniają się automatycznie na podstawie integracji z GUS, w sytuacji gdy użytkownik zdecydował się pobrać je podając numer NIP. Natomiast należy dokonać do uzupełnienia danych dotyczących firmy w zakładce: USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE.

Dodatkowym miejscem, w którym należy dokonać uzupełnienia danych jest USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » RODZAJ FIRMY I WŁAŚCICIELE, gdzie można zweryfikować zaciągnięty rodzaj firmy i wprowadzić informacje o właścicielach.

Dane dotyczące podatków

Aby dokonać prawidłowego rozliczenia się na gruncie VAT i PIT należy dokonać uzupełnienia podstawowych informacji o rozliczeniu tych podatków:

• ustawienia na gruncie VAT dokonuje się w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT,

• ustawienia na gruncie VAT dokonuje się w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY,

Wskazanie dat rozpoczęcia księgowania w systemie

W przypadku ksiąg rachunkowych przeniesienie możne nastąpić od pierwszego dnia roku obrotowego bądź w jego trakcie. Wówczas w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE należy uzupełnić daty:

• rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej - faktyczna data rozpoczęcia działalności (podpowiada ją system na bazie integracji z GUS/CEIDG/KRS)
• miesiąc rozpoczęcia prowadzenia księgowości w systemie - wskazujemy, miesiąc od którego chcemy rozpocząć prowadzenie księgowości firmy w systemie. Przykładowo jeśli chcemy rozpocząć prowadzenie księgowości od marca 2024 roku mimo iż rok obrotowy zaczyna się od stycznia 2024 roku to za pomocą funkcji przeniesienia obrotu będzie to możliwe.

Zdefiniowanie roku obrotowego

Po uzupełnieniu podstawowych danych dotyczących spółki pierwszym krokiem jest dodanie roku obrotowego. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » ROK OBROTOWY I OKRESY KSIĘGOWE » ROK OBROTOWY » DODAJ.

W oknie, które się otworzy należy uzupełnić:

• datę rozpoczęcia roku obrotowego,
• datę zakończenia roku obrotowego,
• symbol roku obrotowego np. 2024,
• defniowanie planu kont:
• zastosuj wzorcowy plan kont - wybranie tej opcji spowoduje utworzenie wzorcowego planu kont oraz wzorcowych schematów księgowych; (bardzo wygodne rozwiązanie, skorzystanie z tej funkcji daje możliwość szybkiego startu w systemie z możliwością dopisania kont jakie będą dodatkowo potrzebne),
• utwórz własny plan kont - po wybraniu tej opcji można zaimportować lub utworzyć własny plan kont. Wybranie tej opcji nie spowoduje utworzenia ani przeniesienia schematów księgowych - należy je utworzyć samodzielnie.
• sposób wyliczania podatku - wybieramy zwykły CIT 9%/19% lub ryczałt - CIT estoński,
• rodzaj firmy - produkcyjna, handlowa czy/i usługowa.

Wprowadzenie planu kont

Jeśli przejście do systemu następuje na przełomie roku zalecanym rozwiązaniem jest przyjęcie wzorcowego planu kont. Dzięki temu użytkownik zyska wzorcowe schematy księgowe i podatkowe. Wzorcowy plan kont będzie można rozbudować o kolejne konta bądź konta analityczne. 

Natomiast jeśli użytkownik chce zachować swój plan kont to można go wprowadzić ręcznie bądź dokonać jego zaimportowania z pliku to postępowanie wyglądać może następująco:

1. dokonujemy eksportu planu kont z "starego" systemu do Excel (instrukcję znajdziesz w pomocy systemu, z którego do tej pory korzystałeś),

2. dostosowujemy kolumny według wzoru jaki dostępny jest do pobrania na próbę w systemie (znajdziesz go w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI »  PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE, gdzie należy wybrać akcję IMPORTUJ Z PLIKU i kliknąć na "Pobierz przykładowy plik importu."),

3. następnie dostosowany plik Excel zapisać w formacie csv.

4. przygotowany plik należy zaimportować do systemu wFirma.pl. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA» PODATKI » ROK OBROTOWY I OKRESY KSIĘGOWE » ROK OBROTOWY » DODAJ » DEFINIOWANIE PLANU KONT wybrać należy UTWÓRZ WŁASNY, a następnie aby zaimportować plan kont należy w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE wybrać akcję IMPORTUJ Z PLIKU.

Następnie pojawi się okno importowe w którym należy załączyć plik ułożony według podanego wzoru:

CRM - import kontrahentów i tworzenie analityki

W systemie istnieje możliwość importu bazy kontrahentów pod warunkiem, że są one przedstawione w pliku CSV (tutaj podobnie jak przy planie kont aby uzyskać plik csv wystarczy posiadać excel a następnie odpowiednio dokonać jego zapisu w odpowiednim formacie csv). Aby wykonać import danych kontrahentów, należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI i z paska zadań wybrać opcję IMPORTUJ Z PLIKU.

W celu poprawnego importu danych należy przedstawić je według kolejności kolumn podanej w oknie, które się pojawi:

Dodatkowo trzeba pamiętać o wybraniu właściwego dla posiadanego systemu operacyjnego kodowania znaków, aby program mógł prawidłowo odczytać dane:

• separator pola:
• średnik, lub 
• przecinek
• kodowanie znaków:
• CP1250 
• ISO-8859-2
• UTF-8

Po zapisaniu dane zostaną ujęte w katalogu kontrahentów i zostanie do nich automatycznie utworzona analityka (jeśli użyty jest wzorcowy plan kont lub w definiowaniu konta użyto katalogu [kontrahnet]).

Kadry - przeniesienie danych pracowników

Jeśli firma zatrudnienia pracowników należy również uzupełnić zakładkę KADRY. Szczegóły na temat prowadzenia tej zakładki w systemie są dostępne w artykule: Kadry i płace.

Uzupełnienie Ewidencji Środków trwałych

Przenosząc księgowość do systemu w trakcie roku należy również uzupełnić Ewidencję środków trwałych. W tym celu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY. Wpis przy wzorcowym planie kont (korzystanie przy definiowaniu konta z katalogu [środki trwałe]) tworzy automatycznie analitykę.

Wprowadzając środki trwałe bezpośrednio do ewidencji należy zwrócić szczególną uwagę na pole DATA WPROWADZENIA oraz DATA NABYCIA, w których należy wskazać pierwotne daty wprowadzenia środka trwałego na podstawie OT wygenerowanego w innym systemie.

Plan amortyzacji środka trwałego można skontrolować, zaznaczając dany środek trwały i wybierając z górnego menu opcję DRUKUJ » DRUKUJ PLAN AMORTYZACJI.

Więcej w temacie wprowadzania środków trwałych do systemu w artykułach pomocy: Ewidencja Środków Trwałych i WNiP - przydatne funkcje

Wprowadzenie bilansu otwarcia

BO tworzony jest na podstawie dodanego wcześniej planu kont i zawartych w nim kont. Aby dodać BO należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » BILANS OTWARCIA. Następnie w oknie korzystamy z akcji (+) UTWÓRZ NOWY, gdzie w kolejnym oknie wskazujemy symbol roku obrotowego.

Po dokonaniu wyboru pojawi się okno z utworzonym BO. W oknie tym znajduje się tabela z podziałem na grupy i przypisanymi do nich kontami księgowymi najniższego poziomu. Wartości dla poszczególnych kont uzupełniamy ręcznie poprzez wpisanie po stronie Wn lub Ma.

Zamknięcie BO powoduje zapisanie wprowadzonych danych.

Możliwe jest zaimportowanie BO z pliku w formacie Exelu lub Libre Offce Calc, w tym celu w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » BILANS OTWARCIA korzystamy z akcji IMPORTUJ Z PLIKU, gdzie w kolejnym oknie należy załączyć przygotowany plik. Plik powinien być przygotowany zgodnie ze schematem kolumn i danych, które przyjmuje przy imporcie system.

Wprowadzenie obrotów z przeniesienia księgowości

W celu wprowadzenia obrotów za poszczególne miesiące prowadzone w danym roku obrotowym przed przejściem do systemu wFirma.pl należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE » PRZENIESIENIE DANYCH. Następnie należy skorzystać z akcji DODAJ OBRÓT, gdzie w oknie które się pojawi określamy miesiąc i rok za który chcemy dodać obrót.

Po kliknięciu na akcję DALEJ pojawi się okno z dodawaniem obrotów do wprowadzonych kont w planie kont.

Wprowadzenie informacji o kasie, banku i rozrachunkach

Moduł Bank

Aby możliwe było działanie na transakcjach bankowych konieczne jest posiadanie wprowadzonego w systemie rachunku bankowego, w zakładce USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE » RACHUNKI BANKOWE.

Rachunek bankowy na koncie przedsiębiorcy może dodać szef biura rachunkowego, opiekun bądź sam przedsiębiorca.

Rozliczeń z wyciągu bankowego można dokonać na trzy sposoby:

• poprzez bezpośrednią integrację z bankiem,
• poprzez import wyciągu bankowego
• z pliku czy poprzez ręczne księgowanie wyciągu bankowego.

Szczegóły w zakresie prowadzenia zapisów w module bank omawiamy w artykule pomocy: Jak zaksięgować wyciąg bankowy w systemie wFirma ? - Pełna księgowość.

Moduł Kasa

Aby dokonywać rozliczeń gotówkowych należy korzystać z modułu KASA, który definiuje się w zakładce: USTAWIENIA » INNE » KASA. Domyślnie na koncie zawsze tworzona jest kasa GŁÓWNA. Co ważne każde rozliczenie gotówkowe powoduje dekret księgowy (warunkiem jest posiadanie wzorcowego planu kont). W związku z tym nie ma konieczności ręcznego wprowadzania raportu kasowego, a wystarczy w systemie chronologicznie dodać dokumenty kasowe zgodnie z posiadanym od klienta raportem kasowym.

Aby dokonać wprowadzenia stanu początkowego kasy należy dokonać modyfikacji kasy. Aby zmienić jej dane należy skorzystać z opcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ, gdzie następnie można dokonać zmiany jej nazwy oraz można uzupełnić stan początkowy.

Szczegóły w zakresie prowadzenia zapisów w module kasy omawiamy w artykule pomocy: Moduł Kasa.

Rozrachunki

Rozrachunku można wprowadzić zarówno ręcznie jak i poprzez import z pliku CSV ,o czym szczegółowo w artykule: Przenoszenie rozrachunków z innego systemu do systemu wFirma

Pierwsza zaliczka na podatek dochodowy

W celu wyliczenia zaliczek na podatek dochodowy należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK. Wówczas w trakcie wyliczania pierwszej zaliczki na podatek dochodowy pojawi się dodatkowe okno, w którym będzie można wskazać wartość zaliczek wyliczonych w innym systemie.

Pierwszy plik JPK_V7

Jeżeli w miesiącu/okresie poprzedzającym datę przeniesienia wystąpiła nadwyżka VAT naliczonego do przeniesienia na okres kolejny to podczas generowania pierwszego pliku JPK_V7 przez zakładkę START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK V7:

należy na trzeciej stronie okna zaznaczyć pole przy poz. 39 a następnie wprowadzić nadwyżkę VAT do przeniesienia z poprzedniego pliku JPK_V7 generowanego poza systemem (w przypadku kolejnych deklaracji JPKV7 jeżeli pliki generowane są z zachowaniem ciągłości i chronologii występujące nadwyżki w kolejnych okresach będą przenoszone automatycznie).

Jeżeli nie pojawiła się nadwyżka podatku naliczonego do przeniesienia domyślnie w tym polu wprowadzona jest wartość “0”.