Podatnicy użytkują w ramach działalności pojazdy osobowe o różnej formie własności. Są to zarówno firmowe pojazdy stanowiące środki trwałe, użytkowane na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu, a także pojazdy prywatne. W zależności od rodzaju pojazdu oraz sposobu jego użytkowania, przedsiębiorcom przysługuje różne ujęcie podlegającego odliczeniu podatku VAT oraz kosztów w KPIR, gdzie zatem wyszczególnić:
| Pojazd osobowy | Użytkowanie | Koszt używania pojazdu w KPiR | Odliczenie VAT | |
| Firmowy | w działalności i prywatnie | 75% (nie dotyczy OC) | 50% | Nie |
| Firmowy | tylko w działalności | 100% | 100% | Tak |
| Prywatny | w działalności i prywatnie | 20% (dotyczy OC) | 50% | Nie |
Szczegóły w artykule: Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?
Samochody osobowe i ciężarowe niespełniające ustawowej definicji pojazdu ciężarowego (poniżej 3,5 tony lub bez zaświadczenia VAT-1 / VAT-2) na gruncie podatkowym są rozliczane jak samochody osobowe, o czym więcej w artykule: Zmiany w rozliczeniach samochodów osobowych od 2019 roku
Zmiana sposobu użytkowania pojazdu w systemie wfirma.pl
W przypadku, gdy przedsiębiorca decyduje się na zmianę sposobu użytkowania firmowego pojazdu osobowego z użytku mieszanego na użytkowanie wyłącznie w działalności lub odwrotnie, zmienia się również podatkowy sposób rozliczania wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem.
Zmiana sposobu użytkowania pojazdu wprowadzonego do systemu, w zależności od stosowanego obecnie sposobu użytkowania, wymaga podjęcia innych działań.
Zmiana na użytkowanie pojazdu wyłącznie do celów działalności
W przypadku, gdy posiadamy pojazd firmowy wykorzystywany zarówno w działalności, jak i prywatnie (odliczenie 75% kosztów oraz 50% VAT), a chcemy dokonać zmiany na wykorzystanie tylko do celów działalności (odliczenie 100% kosztów oraz 100% VAT), musimy dokonać technicznych zmian w systemie oraz dopełnić formalności z tym związanych.
Zmiana wymaga spełnienia określonych warunków:
zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT - 26,
prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki,
sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w działalności.
Aby zmienić sposób użytkowania firmowego pojazdu (wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, używanego na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu operacyjnego) na użytkowanie TYLKO W DZIAŁALNOŚCI, należy najpierw dodać stan licznika pojazdu w zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA.
W wyświetlonym oknie należy:
wybrać ZDARZENIE: Początek wykorzystywania pojazdu tylko do działalności,
wybrać POJAZD,
uzupełnić pole DATA POMIARU oraz STAN LICZNIKA.
Po dodaniu początkowego stanu licznika system poinformuje o konieczności zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26, który można sporządzić i wysłać z systemu.
Od tego momentu, przy użytkowaniu pojazdu wyłącznie w działalności, system będzie automatycznie uwzględniał 100% odliczenia podatku VAT oraz 100% kosztów w KPIR od wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem.
Należy pamiętać, że całkowite rozliczenie kosztów i odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodem jest możliwe na podstawie wprowadzonych wpisów przejechanych kilometrów w celach firmowych, które należy ujmować w systemie przez zakładkę WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS.
W otwartym oknie należy uzupełnić szczegóły dotyczące wyjazdu:
wybrać POJAZD z dostępnej listy,
uzupełnić IMIĘ I NAZWISKO KIEROWCY,
wprowadzić DATĘ przejazdu,
określić CEL WYJAZDU (wskazane jest podanie jak najbardziej szczegółowych danych np. Dojazd do klienta X),
określić TRASĘ - można wybrać zdefiniowaną wcześniej trasę lub wprowadzić nową (podając DYSTANS i PRZEBIEG TRASY).
Na koniec każdego miesiąca w systemie należy wprowadzić bieżący stan licznika pojazdu. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA, wybierając zdarzenie: KONIEC MIESIĄCA, wybierając odpowiedni POJAZD, DATĘ POMIARU oraz wprowadzając STAN LICZNIKA na koniec miesiąca.
Szczegółowe informacje na temat prowadzenia kilometrówki w systemie znajdują się w artykule pomocy: Kilometrówka - jak prowadzić w systemie?
Zmiana na użytkowanie pojazdu do celów mieszanych
W przypadku, gdy posiadamy pojazd firmowy wykorzystywany tylko do celów działalności (odliczenia 100% kosztów i 100% VAT), a chcemy dokonać zmiany na wykorzystanie do działalności i prywatnie (odliczenie 75% kosztów i 50% VAT), należy dokonać technicznych zmian w systemie oraz dopełnić formalności z tym związanych.
W systemie w tym przypadku konieczne będzie oznaczenie zakończenia prowadzonej kilometrówki poprzez dodanie stanu licznika na koniec okresu użytkowania pojazdu wyłącznie w działalności. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA wybierając zdarzenie: KONIEC WYKORZYSTYWANIA POJAZDU TYLKO DO DZIAŁALNOŚCI, wybierając odpowiedni POJAZD, DATĘ POMIARU oraz wprowadzając STAN LICZNIKA na koniec tego okresu
Po dodaniu końcowego stanu licznika system poinformuje o konieczności zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania pojazdu na druku VAT-26 do urzędu skarbowego:
Po dodaniu wpisu kończącego prowadzoną kilometrówkę, system będzie automatycznie odliczał 50% VAT oraz 75% kosztów od wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem.
- 75% kosztów, bez dodatkowych formalności,
- 100% kosztów, z wymogiem prowadzenia kilometrówki VAT, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 do urzędu skarbowego oraz wprowadzenia regulaminu wykorzystywania pojazdu w firmie.
Dla prywatnych pojazdów osobowych wykorzystywanych w działalności koszty eksploatacyjne oraz składki ubezpieczenia podlegają ujęciu w wysokości 20%.
Szczegółowe informacje w zakresie wprowadzonych od 2019 r. zmian w rozliczeniach samochodów osobowych znajdują się w artykule: Zmiany w rozliczeniach samochodów osobowych od 2019 roku.
