Zmiana sposobu użytkowania pojazdu osobowego w działalności gospodarczej

Podatnicy użytkują w ramach działalności pojazdy osobowe o różnej formie własności. Są to zarówno firmowe pojazdy stanowiące środki trwałe, użytkowane na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu, a także pojazdy prywatne. W zależności od rodzaju pojazdu oraz sposobu jego użytkowania, przedsiębiorcom przysługuje różne ujęcie podlegającego odliczeniu podatku VAT oraz kosztów w KPIR, gdzie zatem wyszczególnić: 

Pojazd osobowy  Użytkowanie Koszt używania
pojazdu w KPiR
Odliczenie VAT

Kilometrówka,
zgłoszenie VAT-26 
oraz regulamin

Firmowy w działalności i prywatnie 75%
(nie dotyczy OC)
50% Nie
Firmowy tylko w działalności 100% 100% Tak
Prywatny w działalności i prywatnie 20%
(dotyczy OC)
 50%  Nie

Wskazane powyżej limity ujmowania kosztów eksploatacji pojazdów firmowych w KPIR nie dotyczą ubezpieczenia AC i GAP które gdy wartość pojazdu do celów ubezpieczenia przekracza 150 tys. zł także podlegają limitowi wg ustawowej proporcji.
Szczegóły w artykule: Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

Samochody osobowe i ciężarowe niespełniające ustawowej definicji pojazdu ciężarowego (poniżej 3,5 tony lub bez zaświadczenia VAT-1 / VAT-2) na gruncie podatkowym są rozliczane jak samochody osobowe, o czym więcej w artykule: Zmiany w rozliczeniach samochodów osobowych od 2019 roku

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu w systemie wfirma.pl

W przypadku, gdy przedsiębiorca decyduje się na zmianę sposobu użytkowania firmowego pojazdu osobowego z użytku mieszanego na użytkowanie wyłącznie w działalności lub odwrotnie, zmienia się również podatkowy sposób rozliczania wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem.

Co ważne, zmiana użytkowania pojazdu osobowego nie ma zastosowania do pojazdów osobowych prywatnych, używanych w prowadzonej działalności, od których co do zasady zawsze przysługiwać będzie odliczenie 50% VAT oraz 20% kosztów w KPIR od wydatków eksploatacyjnych oraz składek na ubezpieczenie.

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu wprowadzonego do systemu, w zależności od stosowanego obecnie sposobu użytkowania, wymaga podjęcia innych działań.

Zmiana na użytkowanie pojazdu wyłącznie do celów działalności

W przypadku, gdy posiadamy pojazd firmowy wykorzystywany zarówno w działalności, jak i prywatnie (odliczenie 75% kosztów oraz 50% VAT), a chcemy dokonać zmiany na wykorzystanie tylko do celów działalności (odliczenie 100% kosztów oraz 100% VAT), musimy dokonać technicznych zmian w systemie oraz dopełnić formalności z tym związanych.

Zmiana wymaga spełnienia określonych warunków:

Aby zmienić sposób użytkowania firmowego pojazdu (wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, używanego na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu operacyjnego) na użytkowanie TYLKO W DZIAŁALNOŚCI, należy najpierw dodać stan licznika pojazdu w zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA.

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu - stany licznika

W wyświetlonym oknie należy:

  • wybrać ZDARZENIE: Początek wykorzystywania pojazdu tylko do działalności,

  • wybrać POJAZD,

  • uzupełnić pole DATA POMIARU oraz STAN LICZNIKA.

Po dodaniu początkowego stanu licznika system poinformuje o konieczności zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26, który można sporządzić i wysłać z systemu.

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu - komunikat

Od tego momentu, przy użytkowaniu pojazdu wyłącznie w działalności, system będzie automatycznie uwzględniał 100% odliczenia podatku VAT oraz 100% kosztów w KPIR od wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem.

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu - odliczenie 100 proc.

Należy pamiętać, że całkowite rozliczenie kosztów i odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodem jest możliwe na podstawie wprowadzonych wpisów przejechanych kilometrów w celach firmowych, które należy ujmować w systemie przez zakładkę WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS.

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu - kilometrówka

 

W otwartym oknie należy uzupełnić szczegóły dotyczące wyjazdu:

  • wybrać POJAZD z dostępnej listy,

  • uzupełnić IMIĘ I NAZWISKO KIEROWCY,

  • wprowadzić DATĘ przejazdu,

  • określić CEL WYJAZDU (wskazane jest podanie jak najbardziej szczegółowych danych np. Dojazd do klienta X),

  • określić TRASĘ - można wybrać zdefiniowaną wcześniej trasę lub wprowadzić nową (podając DYSTANS i PRZEBIEG TRASY).

Na koniec każdego miesiąca w systemie należy wprowadzić bieżący stan licznika pojazdu. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA, wybierając zdarzenie: KONIEC MIESIĄCA, wybierając odpowiedni POJAZD, DATĘ POMIARU oraz wprowadzając STAN LICZNIKA na koniec miesiąca.


Zmiana sposobu użytkowania pojazdu - koniec miesiąca

Szczegółowe informacje na temat prowadzenia kilometrówki w systemie znajdują się w artykule pomocy: Kilometrówka - jak prowadzić w systemie?

Zmiana na użytkowanie pojazdu do celów mieszanych

W przypadku, gdy posiadamy pojazd firmowy wykorzystywany tylko do celów działalności (odliczenia 100% kosztów i 100% VAT), a chcemy dokonać zmiany na wykorzystanie do działalności i prywatnie (odliczenie 75% kosztów i 50% VAT), należy dokonać technicznych zmian w systemie oraz dopełnić formalności z tym związanych.

W systemie w tym przypadku konieczne będzie oznaczenie zakończenia prowadzonej kilometrówki poprzez dodanie stanu licznika na koniec okresu użytkowania pojazdu wyłącznie w działalności. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA wybierając zdarzenie: KONIEC WYKORZYSTYWANIA POJAZDU TYLKO DO DZIAŁALNOŚCI, wybierając odpowiedni POJAZD, DATĘ POMIARU oraz wprowadzając STAN LICZNIKA na koniec tego okresu.Zmiana sposobu użytkowania pojazdu - dodanie stanu licznika
Po dodaniu końcowego stanu licznika system poinformuje o konieczności zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania pojazdu na druku VAT-26 do urzędu skarbowego:

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu - rezygnacja ze 100 proc. odliczenia

Po dodaniu wpisu kończącego prowadzoną kilometrówkę, system będzie automatycznie odliczał 50% VAT oraz 75% kosztów od wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem.

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu - wysokość odliczeń

Od 2019 roku wprowadzono ograniczenia w ujmowaniu wydatków eksploatacyjnych dotyczących pojazdów wykorzystywanych w działalności w kosztach uzyskania przychodów, gdzie w przypadku pojazdów osobowych i ciężarowych (niespełniających ustawowej definicji pojazdu ciężarowego), firmowych, czyli wprowadzonych do ewidencji środków trwałych lub użytkowanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego, najmu, dzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, obowiązuje odliczenie:
- 75% kosztów, bez dodatkowych formalności,
- 100% kosztów, z wymogiem prowadzenia kilometrówki VAT, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 do urzędu skarbowego oraz wprowadzenia regulaminu wykorzystywania pojazdu w firmie.
Dla prywatnych pojazdów osobowych wykorzystywanych w działalności koszty eksploatacyjne oraz składki ubezpieczenia podlegają ujęciu w wysokości 20%.
Szczegółowe informacje w zakresie wprowadzonych od 2019 r. zmian w rozliczeniach samochodów osobowych znajdują się w artykule: Zmiany w rozliczeniach samochodów osobowych od 2019 roku.