Obowiązki przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników wobec urzędu skarbowego i ZUS

Rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej. Jakie obowiązki na mnie ciążą względem urzędu skarbowego i ZUS? Czy obowiązki przedsiębiorcy w tej kwestii są jasno określone?

 

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie ma obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczeń. Deklarację zgłoszeniową można wygenerować poprzez KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJE i wybrać właściwy rodzaj deklaracji.

Obowiązki przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników

Przy czym należy zaznaczyć, że dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz dla zleceniobiorców, którzy powinni zostać zgłoszeni do ubezpieczenia społecznego zawsze należy wypełnić druk ZUS ZUA. Z kolei dla osób podlegających wyłącznie pod ubezpieczenie zdrowotne odpowiedni jest druk ZUS ZZA.

Obowiązki pracodawcy przy rozliczeniu miesiąca

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, ma dodatkowe obowiązki wynikające z tego tytułu. Aby móc wykazać i wyliczyć zobowiązania wobec ZUS i US, w pierwszej kolejności należy wygenerować listę płac - za pracowników zatrudnionych na podstawię umowy o pracę lub rachunki - dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.Zarówno w przypadku składek ZUS, jak i podatku dochodowego za pracownika najważniejsza jest data wypłaty wynagrodzenia. Oba te zobowiązania wykazywane są bowiem w miesiącu przekazania osobom zatrudnionym wynagrodzeń. Natomiast opłacać należy je w miesiącu następującym po miesiącu wypłaty.Po wygenerowaniu wyżej wymienionych dokumentów należy sporządzić deklaracje do ZUS. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki START» ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ.

Obowiązki przedsiębiorcy - ZUS DRA

Wówczas zostanie utworzona deklaracja DRA wraz z imiennymi raportami (RCA, RZA, RSA), na których zostaną wykazane wszystkie osoby zgłoszone do ZUS. Deklaracje są generowane na podstawie utworzonych list płac i rachunków.

Obowiązku przesłania deklaracji rozliczeniowych oraz opłacenia pobranych składek na konta ZUS w przypadku zatrudniania pracowników należy dopełnić nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca.

Deklaracje do ZUS można wysyłać w formie:

  • papierowej - wtedy należy je wydrukować z systemu, zaznaczając daną deklarację i wybierając z górnego paska opcję: DRUKUJ/GENERUJ » DRUKUJ,
  • elektronicznej - przez program Płatnik lub platformę PUE. Wygenerowane w systemie deklaracje trzeba wówczas eksportować do pliku KEDU, który umożliwi import do systemu ZUS. Cała procedura została opisana w artykule: Eksport i import deklaracji ZUS.

Zaliczki na podatek dochodowy za pracowników można wyliczyć poprzez START  » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA » WYLICZ PODATEK » PIT 4.

Obowiązki przedsiębiorcy - PIT-4

W przypadku zatrudniania osób na podstawie umowy cywilnoprawnej, gdzie wartość wynagrodzenia nie przekracza kwoty 200 zł, czyli opłacany jest zryczałtowany podatek, należy wybrać formularz PIT 8A.

Pracodawca zobowiązany jest do wpłaty wyliczonych zaliczek na konto US do 20. dnia miesiąca następującego miesiącu wypłaty wynagrodzenia.

Obowiązki pracodawcy po zakończeniu roku

Po zakończeniu roku należne zaliczki na podatek dochodowy za pracowników wykazuje się w deklaracjach PIT-4R lub PIT-8AR (w przypadku umów opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym). Aby dodać taką deklarację w systemie, trzeba przejść do zakładki START  » PODATKI »  DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ » PIT 4R/PIT 8AR. Zeznania te należy przekazać do urzędu skarbowego do 31 stycznia kolejnego roku.

Obowiązki przedsiębiorcy - PIT-4R

Natomiast po zakończeniu roku pracodawca zobowiązany jest przekazać zarówno do urzędu skarbowego, jak i pracownikowi deklarację PIT-11. Formularz taki można wygenerować poprzez KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ » PIT-11.

Obowiązki przedsiębiorcy - deklaracja za pracowników

Termin na przekazanie deklaracji do urzędu skarbowego jest uzależniony od formy złożenia deklaracji PIT-11:

  • w wersji papierowej do końca stycznia,
  • w wersji elektronicznej do końca lutego.

Przy czym przedsiębiorcy, którzy rozliczają więcej niż 5 osób mają obowiązek przekazania deklaracji w formie elektronicznej.