Rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej. Jakie obowiązki na mnie ciążą względem urzędu skarbowego i ZUS? Czy obowiązki przedsiębiorcy w tej kwestii są jasno określone?
Obowiązki przedsiębiorcy związane są bezpośrednio z urzędami ZUS oraz US. Przedsiębiorca, który zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie ma obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczeń. Deklarację zgłoszeniową można wygenerować poprzez KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ i wybrać właściwy rodzaj deklaracji.
Należy wspomnieć, że dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz dla zleceniobiorców, którzy powinni zostać zgłoszeni do ubezpieczenia społecznego zawsze należy wypełnić druk ZUS ZUA. Z kolei dla osób podlegających wyłącznie pod ubezpieczenie zdrowotne odpowiedni jest druk ZUS ZZA. Więcej na temat deklaracji zgłoszeniowych w artykule Deklaracje zgłoszeniowe ZUS
Obowiązki przedsiębiorcy przy rozliczeniu miesiąca
Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, ma dodatkowe obowiązki wynikające z tego tytułu. Aby móc wykazać i wyliczyć zobowiązania wobec ZUS i US, w pierwszej kolejności należy wygenerować listę płac - za pracowników zatrudnionych na podstawię umowy o pracę lub rachunki - dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.
Wówczas zostanie utworzona deklaracja DRA wraz z imiennymi raportami (RCA, RZA, RSA), na których zostaną wykazane wszystkie osoby zgłoszone do ZUS. Deklaracje są generowane na podstawie utworzonych list płac i rachunków.
Obowiązku przesłania deklaracji rozliczeniowych oraz opłacenia pobranych składek na konta ZUS w przypadku zatrudniania pracowników należy dopełnić nie później niż do:
- 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji
- 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna - wspólnicy za siebie jak i za pracowników), wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. i prostej spółki akcyjnej
Deklaracje do ZUS można na wysłać bezpośrednio z systemu wFirma.pl, wystarczy uiścić jednorazową opłatę weryfikacyjną, aby skorzystać z tej opcji, o czym więcej : Deklaracje ZUS w wersji elektronicznej - E-ZUS .
Deklaracje do ZUS można wysyłać w innej formie:
- papierowej - wtedy należy je wydrukować z systemu, zaznaczając daną deklarację i wybierając z górnego paska opcję: DRUKUJ/GENERUJ » DRUKUJ,
- elektronicznej - przez program Płatnik lub platformę PUE. Wygenerowane w systemie deklaracje trzeba wówczas eksportować do pliku KEDU, który umożliwi import do systemu ZUS. Cała procedura została opisana w artykule: Eksport i import deklaracji ZUS.
Zaliczki na podatek dochodowy za pracowników można wyliczyć z poziomu zakładki START » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA » WYLICZ PODATEK » ZALICZKA NA PIT 4R.
W przypadku zatrudniania osób na podstawie umowy cywilnoprawnej, gdzie wartość wynagrodzenia nie przekracza kwoty 200 zł, czyli opłacany jest zryczałtowany podatek, należy wybrać zaliczkę na PIT 8AR.
Pracodawca zobowiązany jest do wpłaty wyliczonych zaliczek na konto US do 20. dnia miesiąca następującego miesiącu wypłaty wynagrodzenia.
Obowiązki przedsiębiorcy po zakończeniu roku
Po zakończeniu roku należne zaliczki na podatek dochodowy za pracowników wykazuje się w deklaracjach PIT-4R lub PIT-8AR (w przypadku umów opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym). Aby dodać taką deklarację w systemie, trzeba przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ » PIT 4R/PIT 8AR. Zeznania te należy przekazać do urzędu skarbowego do 31 stycznia kolejnego roku.
Natomiast po zakończeniu roku pracodawca zobowiązany jest przekazać zarówno do urzędu skarbowego, jak i pracownikowi deklarację PIT-11 lub IFT 1R(w przypadku obcokrajowców rozliczanych podatkiem zryczałtowanym). Formularz taki można wygenerować poprzez KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.
Termin na przekazanie deklaracji PIT-4R, PIT 8AR i PIT-11 do urzędu skarbowego mija 31 stycznia za rok poprzedni, a IFT-1R w ostatnim dniu lutego. PIT-11 oraz IFT-1R należy również przekazać pracownikom do końca lutego.
Należy także pamiętać że pracownikowi przekazuje się raz na rok informację o naliczonych składkach ubezpieczeniowych. Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej powinna być wydana w terminie do 28 lutego następnego roku za rok poprzedni. Wygenerowanie informacje jest możliwe KADRY » PRACOWNICY następnie zaznaczyć wybranego pracownika i po kliknięciu DRUKUJ, wybrać INFORMACJA ROCZNA DLA OSOBY UBEZPIECZONEJ.
Jak widać obowiązki przedsiębiorcy choć liczne dzięki wsparciu systemowemu są bardzo intuicyjne do wykonania.
