Pierwsze kroki - rozpoczęcie działalności w wfirma.pl

Przedsiębiorca, który rozpoczął działalność gospodarczą i dokonuje rejestracji w serwisie wFirma.pl, ma do wyboru pakiet Księgowości online lub Zarządzanie sprzedażą (do obu pakietów można dołączyć moduł Magazyn służący do prowadzenia gospodarki magazynowej).

Informacje o tym, jak:
- założyć konto w systemie szczegółowo omawia artykuł: Zakładanie konta w systemie wFirma.pl
- jakie funkcje posiadają poszczególne pakiety prezentuje artykuł: Porównanie pakietów - wFirma.pl

Jeśli przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności jeszcze nie dostarczył szczegółowych zgłoszeń do ZUS oraz urzędu skarbowego, może je przygotować bezpośrednio w systemie wFirma.pl w ramach pakietu Księgowości online lub Księgowość online + Rozbudowany magazyn. Sprawdźmy, jak powinny wyglądać pierwsze kroki nowego użytkownika w systemie.

Założenie działalności gospodarczej

Wniosek CEIDG-1 - rejestracja działalności

Rozpoczęcie działalności wiąże się z koniecznością złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej na formularzu CEIDG-1.

Dostarczenie dokumentu możliwe jest na kilka sposobów:

• osobiście w wybranym urzędzie gminy;

• poprzez wysłanie listem poleconym, przy czym podpis na wniosku musi być potwierdzony notarialnie;

• przez wysłanie formularza elektronicznego, który jest dostępny na stronie internetowej CEIDG oraz Biuletynu Informacji Publicznej (BIP);

• telefonicznie, gdzie po zakończeniu rozmowy przedsiębiorca otrzyma SMS z numerem swojego wniosku; następnie należy udać się do dowolnego urzędu gminy w celu podpisania przygotowanego druku CEIDG.

Rejestracja w urzędzie skarbowym i ZUS

Składając wniosek w CEIDG, działalność rejestruje się równolegle w urzędzie skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), jak i w Urzędzie Statystycznym (GUS).

Zgłoszenie do ZUS

Przedsiębiorca, który zarejestrował firmę, lecz nie dostarczył jeszcze dodatkowych zgłoszeń na deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA, może to wykonać za pośrednictwem systemu wFirma.pl:

• deklaracja ZUS ZUA - dotyczy rejestracji przedsiębiorcy do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, sporządza się poprzez zakładkę START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE DO UBEZPIECZEŃ (ZUS ZUA);

• deklaracja ZUS ZZA - dotyczy rejestracji przedsiębiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego (np. gdy przedsiębiorca poza działalnością pracuje również na etat z wynagrodzeniem nie niższym niż minimalna krajowa), generuje się w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE DO UBEZPIECZENIA ZDROWOTNEGO (ZUS ZZA).

Przedsiębiorca powinien dokonać rejestracji do ZUS w ciągu 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Więcej szczegółów związanych ze zgłoszeniem przedsiębiorcy do ZUS znajduje się w artykule: Zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczeń ZUS przez organ ewidencyjny.

Rejestracja dla celów VAT - druk VAT-R

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się również z podjęciem decyzji czy być czynnym podatnikiem VAT. Jeżeli decyduje się on na rejestrację musi złożyć wniosek VAT-R, który wygeneruje w systemie przez zakładkę START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE VAT R.

Zgłoszenie VAT-R przekazuje się do urzędu skarbowego za pośrednictwem poczty, osobiście lub jeśli przedsiębiorca posiada swój własny kwalifikowany podpis elektroniczny, wysyłkę można przeprowadzić bezpośrednio z systemu, o czym więcej w artykule: E-deklaracje.

Uzupełnianie danych o firmie w systemie wFirma.pl

Dane identyfikacyjne

Dane w zakładce USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE są uzupełniane automatycznie na podstawie informacji, które wprowadzono przy zakładaniu konta. W tym miejscu można je również zmodyfikować. Po kliknięciu na opcję, wyświetli się okno, w którym, w zakładce OGÓLNE można uzupełnić brakujące dane lub je poprawić.

Adres prowadzenia działalności oraz adres na fakturze sprzedaży

Przy pobraniu danych z GUS podczas zakładanie konta w serwisie adres uzupełnia się automatycznie. Jeśli nie został wówczas uzupełniony, użytkownik może w tej zakładce sam dodać adresy (zameldowania, zamieszkania, korespondencyjny, ten który będzie widoczny na fakturze). Adres można uzupełnić lub poprawić w zakładce ADRES.

Rachunki bankowe

W tej zakładce, przy pomocy opcji DODAJ RACHUNEK możliwe jest dodanie rachunków bankowych firmy. Wprowadzony numer rachunku bankowego będzie się pojawiał w danych sprzedawcy na wystawionej fakturze.

Rodzaj firmy i właściciele

W zakładce należy określić rodzaj firmy:

• osoba fizyczna - opcję należy zaznaczyć w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej osoby fizycznej. W kolejnym kroku uzupełniamy dane właściciela firmy.

• podmiot niebędący osobą fizyczną - zaznaczają wspólnicy spółki cywilnej oraz spółki osobowe/kapitałowe prawa handlowego np. spółki jawne. Dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną należy dodać wszystkich jej właścicieli poprzez funkcję DODAJ WŁAŚCICIELA, określając z osobna informacje dotyczące udziałów, adresu zamieszkania, a także danych o opłacanych składkach ZUS oraz adresie urzędu skarbowego.

Weryfikacja firmy

Użytkownik może zweryfikować firmę jeśli chce korzystać z usługi wysyłki e-deklaracji przy wykorzystaniu podpisów pracowników wfirma.pl oraz przy korzystaniu z platformy Pasejo. Usługa weryfikacji jest płatna 10 zł brutto.

Więcej informacji dotyczących weryfikacji firmy znajduje się w artykule: Weryfikacja firmy.

Ustawienia podatków i ZUS

Ogólne ustawienia podatków

Jeśli przedsiębiorca wybrał pakiet:

• ZARZĄDZANIE SPRZEDAŻĄ - należy uzupełnić jedynie datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej;

• KSIĘGOWOŚĆ ONLINE - należy uzupełnić datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej i miesiąc rozpoczęcia księgowości w wFirma.pl, formę deklaracji i dane wystawcy deklaracji.

Jeżeli przenosisz firmę z innego systemu w trakcie roku możesz skorzystać z funkcji ułatwiających przenoszenie danych, co dokładnie wyjaśniają artykuły:
- przenoszenie księgowości w trakcie roku,
- przenoszenie księgowości na przełomie roku.

Mikrorachunek podatkowy

Przedsiębiorca jest zobowiązany wygenerować swój indywidualny rachunek bankowy do wpłaty VAT, PIT i CIT tak zwany mikrorachunek podatkowy. Mikrorachunek podatkowy przedsiębiorca powinien wygenerować na podstawie swojego numeru NIP za pomocą Generatora mikrorachunku podatkowego na stronie Ministerstwa Finansów. Wygenerowany mikrorachunek podatkowy należy uzupełnić w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE w pozycji INDYWIDUALNE KONTO BANKOWE - MIKRORACHUNEK. Po wprowadzeniu numeru rachunku należy kliknąć w opcję POTWIERDŹ POPRAWNOŚĆ i zapisać.

W przypadku spółek w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE w pozycji INDYWIDUALNE KONTO BANKOWE - MIKRORACHUNEK należy podać wygenerowany numer mikrorachunku dla spółki, wówczas na dany numer mikrorachunku podatkowego należy dokonać wpłat podatku VAT oraz zaliczek na podatek dochodowy za pracowników.

Jeżeli założona działalność będzie w formie spółki to każdy współwłaściciel powinien wygenerować na swój NIP indywidualny mikrorachunek podatkowy i wpłacać na niego zaliczki na podatek dochodowy za siebie. Taki mikrorachunek należy wprowadzić do systemu przez zakładkę USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » RODZAJ FIRMY I WŁAŚCICIELE. W oknie należy kliknąć DODAJ WŁAŚCICIELA (jeżeli użytkownik dopiero wprowadza dane do systemu) lub znaczyć dodanego już do systemu współwłaściciela i wybrać opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. Wówczas w oknie, które się pojawi numer mikrorachunku podatkowego należy wprowadzić w zakładce URZĄD SKARBOWY, w pozycji INDYWIDUALNE KONTO BANKOWE - MIKRORACHUNEK. Po uzupełnieniu danych należy kliknąć opcję POTWIERDŹ POPRAWNOŚĆ i zapisać.

Więcej informacji o mikrorachunku podatkowym znajduje się w artykule Indywidualne konto bankowe - mikrorachunek podatkowy

Podatek dochodowy

W kolejnym kroku użytkownik określa urząd skarbowy właściwy dla podatku dochodowego oraz rodzaj prowadzonej ewidencji (KPiR lub Ewidencję Przychodów).

Następnie dla KPiR należy określić:

• formę opodatkowania wskazaną w CEIDG-1 (zasady ogólne, podatek liniowy),

• rodzaj zaliczki (miesięczna lub kwartalna),

• sposób numeracji KPiR,

• metodę rozliczania kosztów,

• sposób księgowania składki na ubezpieczenie społeczne właściciela,

Dodatkowo użytkownik ma możliwość uruchomienia funkcji automatycznego wyliczania różnic kursowych.

Podatnik rozliczający się w oparciu o Ewidencję Przychodów określa:

• domyślną stawkę ryczałtu (opcjonalnie),

• rodzaj zaliczki (miesięczna lub kwartalna).

Podatek VAT

Jeśli jesteśmy czynnymi podatnikami VAT należy zaznaczyć opcję PŁATNIK VAT i uzupełnić:

• właściwość urzędu dla celów VAT,

• szczegółowe informacje dotyczące planowanego charakteru rozliczeń,

• informację o rejestracji w ramach procedury MOSS,

• informację na temat rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE),

Podatnicy zwolnieni z VAT pozostawiają pustą kratkę PŁATNIK VAT i uzupełniają informacje:

• właściwość urzędu dla celów VAT,

• podstawę prawną zwolnienia z VAT,

• informację na temat rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE).

ZUS

W tej zakładce użytkownik wprowadza indywidualny numer rachunku składkowego, definiuje schemat opłacania składek oraz podstawowe informacje związane ze składkami na ubezpieczenia.

Comiesięczne obowiązki przedsiębiorcy

Prowadząc działalność gospodarczą ustawodawca nałożył na przedsiębiorcę określone obowiązki. Wśród nich wymienia się w szczególności:

• Odprowadzanie składek na ubezpieczenia ZUS. Deklarację ZUS generuje się za pośrednictwem zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ,

• Odprowadzanie podatku dochodowego , który można obliczyć w zakładce START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK,

• Rozliczanie podatku VAT - deklarację VAT sporządza się w zakładce START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ, natomiast JPK_VAT generuje się w zakładce START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ JPK VAT,

• wysyłkę deklaracji do Urzędu Skarbowego.

We wszystkich comiesięcznych obowiązkach pomogą funkcjonalności serwisu wFirma.pl, o czym więcej w artykułach:

• Obowiązki przedsiębiorcy wobec urzędu skarbowego i ZUS,

• Obowiązki przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników.