Pierwsze kroki w systemie wfirma.pl

Przedsiębiorca, który chce prowadzić samodzielnie księgowość w systemie wFirma.pl, ma do wyboru pakiet Księgowość online lub Księgowość online z Asystentem. Do obu pakietów można dołączyć moduł Magazyn służący do prowadzenia gospodarki magazynowej oraz rozszerzyć o pakiet Kadr, płac i ubezpieczeń w sytuacji gdy firma zatrudnia pracowników.

Jeśli przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności złożył jedynie formularz CEIDG-1 i nie dokonał jeszcze szczegółowych zgłoszeń do ZUS oraz urzędu skarbowego (w celu rejestracji do VAT lub VAT-UE), może je przygotować bezpośrednio w systemie wFirma.pl w ramach pakietu Księgowości online.

Zgłoszenia do urzędów które można wysłać z systemu

Przed rozpoczęciem pracy w systemie, aby dokonać odpowiednich ustawień w należy przygotować złożony elektronicznie lub w urzędzie gminy/miasta wniosek CEIDG-1.

Składając wniosek w CEIDG, działalność rejestrowana jest  równolegle w urzędzie skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), jak i w Urzędzie Statystycznym (GUS).

Zgłoszenie do ZUS

Przedsiębiorca, który zarejestrował firmę, lecz nie dostarczył jeszcze dodatkowych zgłoszeń na deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA, może to wykonać za pośrednictwem systemu wFirma.pl:

• deklaracja ZUS ZUA - dotyczy rejestracji przedsiębiorcy do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, sporządza się poprzez zakładkę START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE DO UBEZPIECZEŃ (ZUS ZUA);

• deklaracja ZUS ZZA - dotyczy rejestracji przedsiębiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego (np. gdy przedsiębiorca poza działalnością pracuje również na etat z wynagrodzeniem nie niższym niż minimalna krajowa lub korzysta z preferencji z ZUS jak Ulga na start), generuje się w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE DO UBEZPIECZENIA ZDROWOTNEGO (ZUS ZZA).

Rejestracja dla celów VAT - druk VAT-R

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się również z podjęciem decyzji czy być czynnym podatnikiem VAT, czy będzie dokonywał transakcji z kontrahentami z innych krajów UE. Jeżeli decyduje się on na rejestrację i/lub zawieranie transakcji zagranicznych musi złożyć formularz VAT-R, który wygeneruje w systemie przez zakładkę START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE VAT R. Druk ten służy zarówno do rejestracji do VAT oraz do VAT-UE.

Uzupełnianie danych o firmie

Ogólne dane identyfikacyjne

Dane w zakładce USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE są uzupełniane automatycznie na podstawie informacji, które zostały pobrane z bazy danych GUS automatycznie, przy czym  w tym miejscu można je również zmodyfikować. W zakładce tej znajdują się dane takie jak:

• ogólne dane informacyjne o firmie - nazwa firmy, NIP, REGON, numer BDO,

• dane adresowe - adres zameldowania, zamieszkania, korespondencyjny, ten który będzie widoczny na fakturze,

• rachunki bankowe - numer rachunku bankowego który pojawia się w danych sprzedawcy na wystawionej fakturze 

• informacja o rodzaju firmy - jednoosobowa działalność gospodarcza lub podmiot niebędący osobą fizyczną np. spółka cywilna,

• dane właściciela - imię, nazwisko, PESEL, obywatelstwo, telefon, adres mailowy.

Ustawienia podatków i ZUS

Ogólne ustawienia podatków

Jeśli przedsiębiorca wybrał pakiet:

• FAKTUROWANIE - powinien uzupełnić datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Informacja ta dostępna jest na formularzu CEDIG-1.

• KSIĘGOWOŚĆ ONLINE - należy uzupełnić datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej i miesiąc rozpoczęcia księgowości w wFirma.pl, formę deklaracji i dane wystawcy deklaracji.

Mikrorachunek podatkowy

Przedsiębiorca jest zobowiązany wygenerować swój indywidualny rachunek bankowy do wpłaty VAT, PIT i CIT tak zwany mikrorachunek podatkowy. Mikrorachunek podatkowy przedsiębiorca powinien wygenerować na podstawie swojego numeru NIP za pomocą Generatora mikrorachunku podatkowego na stronie Ministerstwa Finansów. Wygenerowany mikrorachunek podatkowy należy uzupełnić w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE w pozycji INDYWIDUALNE KONTO BANKOWE - MIKRORACHUNEK. Po wprowadzeniu numeru rachunku należy kliknąć w opcję POTWIERDŹ POPRAWNOŚĆ i zapisać.

Podatek dochodowy

W kolejnym kroku użytkownik określa urząd skarbowy właściwy dla podatku dochodowego oraz rodzaj prowadzonej ewidencji (KPiR lub Ewidencję Przychodów).

W przypadku prowadzenia KPiR należy określić:

• formę opodatkowania wskazaną w CEIDG-1 (zasady ogólne, podatek liniowy),

• rodzaj zaliczki (miesięczna lub kwartalna),

• sposób numeracji KPiR,

• metodę rozliczania kosztów,

• sposób księgowania składki na ubezpieczenie społeczne właściciela.

Podatnik rozliczający się w oparciu o Ewidencję Przychodów określa:

• domyślną stawkę ryczałtu (opcjonalnie),

• rodzaj zaliczki (miesięczna lub kwartalna).

Podatek VAT

Po dokonaniu rejestracji do VAT należy zaznaczyć opcję PŁATNIK VAT i uzupełnić dane zgodnie ze złożonym formularzem VAT-R czyli:

• właściwość urzędu dla celów VAT,

• częstotliwość rozliczania z podatku VAT - miesięcznie lub kwartalnie, przy czym zakładając działalność, przez pierwsze 12 miesięcy przedsiębiorca może rozliczać VAT wyłącznie za okresy miesięczne,

• zaznaczanie opcji SYSTEM VAT MARŻA - jeżeli dokonywana będzie sprzedaż w ramach tej procedury np. towarów używanych czy świadczenie usług turystyki,

• zaznaczenie opcji METODA KASOWA - jeżeli na formularzu VAT-R została wybrana taka forma rozliczania podatku VAT,

• zaznaczenie opcji SPRZEDAŻ OPODATKOWANA I ZWOLNIONA - jeżeli przedsiębiorca zamierza prowadzić sprzedaż mieszaną,

• informację na temat rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE)

Podatnicy zwolnieni z VAT pozostawiają pustą kratkę PŁATNIK VAT i uzupełniają informacje dotyczące:

• właściwości urzędu dla celów VAT,

• podstawę prawną zwolnienia z VAT,

• informację na temat rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE).

ZUS

W zakładce ZUS należy wprowadzić indywidualny numer rachunku składkowego, zdefiniować schemat opłacania składek oraz podstawowe informacje związane ze składkami na ubezpieczenia.

Rodzaj transakcji w JPK_V7

Jeżeli przedsiębiorca dokonuje rejestracji do VAT, przed wystawieniem pierwszej faktury bądź zaksięgowaniem wydatku powinien ustalić czy jest zobowiązany do stosowania dodatkowych oznaczeń na potrzeby JPK_V7. W zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » RODZAJ TRANSAKCJI W JPK_V7 » GTU dostępnych jest 13 kodów dotyczących przedmiotu sprzedaży. Jeżeli sprzedawany towar lub usługa został wymieniony w tym katalogu należy zaznaczyć odpowiedni kod na liście i zapisać zmiany.

W zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » RODZAJ TRANSAKCJI W JPK_V7 » TRANSAKCJE SZCZEGÓLNE znajduje się lista szczególnych transakcji które muszą być oznaczone specjalnymi kodami w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Po zaznaczeniu wybranych opcji które będą miały miejsce w ramach prowadzonej działalności należy kliknąć ZAPISZ.

Jak wystawić fakturę?

Fakturę sprzedaży można w prosty sposób wystawić z dwóch miejsc w systemie. Można w tym celu wykorzystać skróty podstawowych akcji na stronie startowej po zalogowaniu do systemu czyli w zakładce: START  » STRONA GŁÓWNA kliknąć w ikonę WYSTAW FAKTURĘ.

Fakturę sprzedaży można wystawić również z dedykowanej w tym celu zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. 

W systemie możliwe jest wystawienie również innych dokumentów sprzedaży takich jak:

• faktura VAT marża

• faktura zaliczkowa

• faktura końcowa

• faktura VAT OSS

Jak wystawiać paragony fiskalne?

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi gospodarkę magazynową, dokonuje sprzedaży na rzecz osób prywatnych (nie prowadzących działalności) i posiada moduł MAGAZYN może zoptymalizować sposób dokumentowania sprzedaży. System wfirma.pl umożliwia integrację drukarek fiskalnych, w tym również drukarek fiskalnych online dzięki czemu stany magazynowe są automatycznie aktualizowane po wystawieniu paragonu fiskalnego w systemie.

Zaznaczenie opcji WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY i kliknięcie ZAPISZ spowoduje automatyczne wystawienie dokumentu magazynowego WZ (wydanie zewnętrzne) i zmniejszenie ilości towaru w magazynie.

Jak zaksięgować wydatki?

Księgowanie wydatków może odbywać się na dwa sposoby - w zależności od wygody użytkownika. Pierwszym z nich jest korzystanie z OCR czyli funkcjonalności odczytywania faktur w chmurze. W tym celu po zalogowaniu do systemu w zakładce: START » STRONA GŁÓWNA należy kliknąć w skrót DODAJ WYDATEK Z OCR.

W oknie które się pojawi wystarczy załączyć plik w PDF lub JPEG a system automatycznie przetworzy dane z faktury i stworzy wersję roboczą wydatku.

Kolejne wydatki będą mogły być księgowane już bezpośrednio po dodaniu pliku z fakturą w module OCR poprzez opcję DODAJ FAKTURĘ.

Drugim sposobem księgowania faktur kosztowych jest ich dodawanie ręczne poprzez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA BEZ VAT/WYDATEK.

W systemie dostępnych jest kilka rodzajów wydatków dzięki którym system automatycznie księguje fakturę w ewidencjach podatkowych - KPiR lub ewidencji przychodów dla ryczałtu) i rejestrze VAT sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT).

Do wyboru są następujące rodzaje wydatków:

• ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH,

• KOSZTY UBOCZNE ZAKUPU,

• KOSZTY MEDIÓW I USŁUG TELEKOMUNIKACYJNYCH,

• LEASING LUB DZIERŻAWA,

• LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU,

• ZAKUP PALIWA DO POJAZDU,

• INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU,

• INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ,

• ZAKUP WYPOSAŻENIA,

• ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH,

• ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO - "KŚT. 741",

• ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO - "KŚT. 742",

• ZAKUP WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH,

• ULEPSZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO,

• WYDATKI NIEKSIĘGOWANE DO EWIDENCJI.

Comiesięczne obowiązki przedsiębiorcy

Prowadząc działalność gospodarczą ustawodawca nałożył na przedsiębiorcę określone obowiązki. Wśród nich wymienia się w szczególności:

• Odprowadzanie składek na ubezpieczenia ZUS do 10 dnia miesiąca (lub 15 dnia miesiąca jeżeli zatrudniani są pracownicy) za miesiąc ubiegły. Deklarację ZUS generuje się za pośrednictwem zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ,

• Odprowadzanie podatku dochodowego do 20 dnia miesiąca za miesiąc ubiegły, który można obliczyć w zakładce START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK,

• Rozliczanie podatku VAT - plik JPK V7 do 25 dnia miesiąca za miesiąc ubiegły sporządza się w zakładce START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK V7,

• wysyłkę deklaracji do Urzędu Skarbowego.

We wszystkich comiesięcznych obowiązkach pomogą funkcjonalności serwisu wFirma.pl, o czym więcej w artykułach:

• Obowiązki przedsiębiorcy wobec urzędu skarbowego i ZUS,

• Obowiązki przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników.