Pierwsze kroki w systemie wfirma.pl

Przedsiębiorca, który chce prowadzić samodzielnie księgowość w systemie wFirma.pl, ma do wyboru pakiet Księgowość online lub Księgowość online z Asystentem. Do obu pakietów można dołączyć moduł Magazyn służący do prowadzenia gospodarki magazynowej oraz rozszerzyć o pakiet Kadr, płac i ubezpieczeń w sytuacji gdy firma zatrudnia pracowników.

Informacje o tym, jak założyć konto w systemie szczegółowo omawia artykuł: Zakładanie konta w systemie wFirma.pl
Jeśli przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności złożył jedynie formularz CEIDG-1 i nie dokonał jeszcze szczegółowych zgłoszeń do ZUS oraz urzędu skarbowego (w celu rejestracji do VAT lub VAT-UE), może je przygotować bezpośrednio w systemie wFirma.pl w ramach pakietu Księgowości online.

Zgłoszenia do urzędów które można wysłać z systemu

Przed rozpoczęciem pracy w systemie, aby dokonać odpowiednich ustawień w należy przygotować złożony elektronicznie lub w urzędzie gminy/miasta wniosek CEIDG-1.

Informacje o tym, jak wypełnić CEDIG-1 znajdują się w artykule: Założenie działalności - formularz CEIDG-1 z omówieniem
Składając wniosek w CEIDG, działalność rejestrowana jest  równolegle w urzędzie skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), jak i w Urzędzie Statystycznym (GUS).

Zgłoszenie do ZUS

Przedsiębiorca, który zarejestrował firmę, lecz nie dostarczył jeszcze dodatkowych zgłoszeń na deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA, może to wykonać za pośrednictwem systemu wFirma.pl:

  • deklaracja ZUS ZUA - dotyczy rejestracji przedsiębiorcy do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, sporządza się poprzez zakładkę START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE DO UBEZPIECZEŃ (ZUS ZUA);

  • deklaracja ZUS ZZA - dotyczy rejestracji przedsiębiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego (np. gdy przedsiębiorca poza działalnością pracuje również na etat z wynagrodzeniem nie niższym niż minimalna krajowa lub korzysta z preferencji z ZUS jak Ulga na start), generuje się w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE DO UBEZPIECZENIA ZDROWOTNEGO (ZUS ZZA).

Przedsiębiorca powinien dokonać rejestracji do ZUS w ciągu 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Rejestracja dla celów VAT - druk VAT-R

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się również z podjęciem decyzji czy być czynnym podatnikiem VAT, czy będzie dokonywał transakcji z kontrahentami z innych krajów UE. Jeżeli decyduje się on na rejestrację i/lub zawieranie transakcji zagranicznych musi złożyć formularz VAT-R, który wygeneruje w systemie przez zakładkę START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE VAT R. Druk ten służy zarówno do rejestracji do VAT oraz do VAT-UE.

Zgłoszenie VAT-R przekazuje się do urzędu skarbowego za pośrednictwem poczty, osobiście lub jeśli przedsiębiorca posiada swój własny kwalifikowany podpis elektroniczny, wysyłkę można przeprowadzić bezpośrednio z systemu, o czym więcej w artykule: E-deklaracje.

Uzupełnianie danych o firmie

Ogólne dane identyfikacyjne

Dane w zakładce USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE są uzupełniane automatycznie na podstawie informacji, które zostały pobrane z bazy danych GUS automatycznie, przy czym  w tym miejscu można je również zmodyfikować. W zakładce tej znajdują się dane takie jak:

  • ogólne dane informacyjne o firmie - nazwa firmy, NIP, REGON, numer BDO,

  • dane adresowe - adres zameldowania, zamieszkania, korespondencyjny, ten który będzie widoczny na fakturze,

  • rachunki bankowe - numer rachunku bankowego który pojawia się w danych sprzedawcy na wystawionej fakturze 

  • informacja o rodzaju firmy - jednoosobowa działalność gospodarcza lub podmiot niebędący osobą fizyczną np. spółka cywilna,

  • dane właściciela - imię, nazwisko, PESEL, obywatelstwo, telefon, adres mailowy.

Szczegółowe omówienie ustawień danych podstawowych znajduje się w artykule pomocy: Dane podstawowe firmy

Ustawienia podatków i ZUS

Ogólne ustawienia podatków

Jeśli przedsiębiorca wybrał pakiet:

  • FAKTUROWANIE - powinien uzupełnić datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Informacja ta dostępna jest na formularzu CEDIG-1.

  • KSIĘGOWOŚĆ ONLINE - należy uzupełnić datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej i miesiąc rozpoczęcia księgowości w wFirma.pl, formę deklaracji i dane wystawcy deklaracji.

Jeżeli przenosisz firmę z innego systemu w trakcie roku możesz skorzystać z funkcji ułatwiających przenoszenie danych, co dokładnie wyjaśniają artykuły:

przenoszenie księgowości w trakcie roku,

przenoszenie księgowości na przełomie roku.

Mikrorachunek podatkowy

Przedsiębiorca jest zobowiązany wygenerować swój indywidualny rachunek bankowy do wpłaty VAT, PIT i CIT tak zwany mikrorachunek podatkowy. Mikrorachunek podatkowy przedsiębiorca powinien wygenerować na podstawie swojego numeru NIP za pomocą Generatora mikrorachunku podatkowego na stronie Ministerstwa Finansów. Wygenerowany mikrorachunek podatkowy należy uzupełnić w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE w pozycji INDYWIDUALNE KONTO BANKOWE - MIKRORACHUNEK. Po wprowadzeniu numeru rachunku należy kliknąć w opcję POTWIERDŹ POPRAWNOŚĆ i zapisać.

W przypadku spółek w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE w pozycji INDYWIDUALNE KONTO BANKOWE - MIKRORACHUNEK należy podać wygenerowany numer mikrorachunku dla spółki, wówczas na dany numer mikrorachunku podatkowego należy dokonać wpłat podatku VAT oraz zaliczek na podatek dochodowy za pracowników. Mikrorachunek dla każdego ze wspólników należy dodać w zakładce: USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » RODZAJ FIRMY I WŁAŚCICIELE. Więcej informacji o mikrorachunku podatkowym znajduje się w artykule: Indywidualne konto bankowe - mikrorachunek podatkowy

Podatek dochodowy

W kolejnym kroku użytkownik określa urząd skarbowy właściwy dla podatku dochodowego oraz rodzaj prowadzonej ewidencji (KPiR lub Ewidencję Przychodów).

W przypadku prowadzenia KPiR należy określić:

Podatnik rozliczający się w oparciu o Ewidencję Przychodów określa:

  • domyślną stawkę ryczałtu (opcjonalnie),

  • rodzaj zaliczki (miesięczna lub kwartalna).

Podatek VAT

Po dokonaniu rejestracji do VAT należy zaznaczyć opcję PŁATNIK VAT i uzupełnić dane zgodnie ze złożonym formularzem VAT-R czyli:

  • właściwość urzędu dla celów VAT,

  • częstotliwość rozliczania z podatku VAT - miesięcznie lub kwartalnie, przy czym zakładając działalność, przez pierwsze 12 miesięcy przedsiębiorca może rozliczać VAT wyłącznie za okresy miesięczne,

  • zaznaczanie opcji SYSTEM VAT MARŻA - jeżeli dokonywana będzie sprzedaż w ramach tej procedury np. towarów używanych czy świadczenie usług turystyki,

  • zaznaczenie opcji METODA KASOWA - jeżeli na formularzu VAT-R została wybrana taka forma rozliczania podatku VAT,

  • zaznaczenie opcji SPRZEDAŻ OPODATKOWANA I ZWOLNIONA - jeżeli przedsiębiorca zamierza prowadzić sprzedaż mieszaną,

  • informację na temat rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE)

Podatnicy zwolnieni z VAT pozostawiają pustą kratkę PŁATNIK VAT i uzupełniają informacje dotyczące:

  • właściwości urzędu dla celów VAT,

  • podstawę prawną zwolnienia z VAT,

  • informację na temat rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT-UE).

ZUS

W zakładce ZUS należy wprowadzić indywidualny numer rachunku składkowego, zdefiniować schemat opłacania składek oraz podstawowe informacje związane ze składkami na ubezpieczenia.

Rodzaj transakcji w JPK_V7

Jeżeli przedsiębiorca dokonuje rejestracji do VAT, przed wystawieniem pierwszej faktury bądź zaksięgowaniem wydatku powinien ustalić czy jest zobowiązany do stosowania dodatkowych oznaczeń na potrzeby JPK_V7. W zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » RODZAJ TRANSAKCJI W JPK_V7 » GTU dostępnych jest 13 kodów dotyczących przedmiotu sprzedaży. Jeżeli sprzedawany towar lub usługa został wymieniony w tym katalogu należy zaznaczyć odpowiedni kod na liście i zapisać zmiany.

W zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » RODZAJ TRANSAKCJI W JPK_V7 » TRANSAKCJE SZCZEGÓLNE znajduje się lista szczególnych transakcji które muszą być oznaczone specjalnymi kodami w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Po zaznaczeniu wybranych opcji które będą miały miejsce w ramach prowadzonej działalności należy kliknąć ZAPISZ.

Jak wystawić fakturę?

Fakturę sprzedaży można w prosty sposób wystawić z dwóch miejsc w systemie. Można w tym celu wykorzystać skróty podstawowych akcji na stronie startowej po zalogowaniu do systemu czyli w zakładce: START  » STRONA GŁÓWNA kliknąć w ikonę WYSTAW FAKTURĘ.

Fakturę sprzedaży można wystawić również z dedykowanej w tym celu zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ

W systemie możliwe jest wystawienie również innych dokumentów sprzedaży takich jak:

Jak wystawiać paragony fiskalne?

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi gospodarkę magazynową, dokonuje sprzedaży na rzecz osób prywatnych (nie prowadzących działalności) i posiada moduł MAGAZYN może zoptymalizować sposób dokumentowania sprzedaży. System wfirma.pl umożliwia integrację drukarek fiskalnych, w tym również drukarek fiskalnych online dzięki czemu stany magazynowe są automatycznie aktualizowane po wystawieniu paragonu fiskalnego w systemie.

Sposób integracji drukarek fiskalnych wraz z listą dostępnych drukarek znajduje się w artykule: Drukarka fiskalna w systemie wfirma.pl - konfiguracja

W celu wystawienia paragonu fiskalnego należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » PARAGON FISKALNY

Zaznaczenie opcji WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY i kliknięcie ZAPISZ spowoduje automatyczne wystawienie dokumentu magazynowego WZ (wydanie zewnętrzne) i zmniejszenie ilości towaru w magazynie.

Jak zaksięgować wydatki?

Księgowanie wydatków może odbywać się na dwa sposoby - w zależności od wygody użytkownika. Pierwszym z nich jest korzystanie z OCR czyli funkcjonalności odczytywania faktur w chmurze. W tym celu po zalogowaniu do systemu w zakładce: START » STRONA GŁÓWNA należy kliknąć w skrót DODAJ WYDATEK Z OCR.

W oknie które się pojawi wystarczy załączyć plik w PDF lub JPEG a system automatycznie przetworzy dane z faktury i stworzy wersję roboczą wydatku.

Kolejne wydatki będą mogły być księgowane już bezpośrednio po dodaniu pliku z fakturą w module OCR poprzez opcję DODAJ FAKTURĘ.

Drugim sposobem księgowania faktur kosztowych jest ich dodawanie ręczne poprzez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA BEZ VAT/WYDATEK.

W systemie dostępnych jest kilka rodzajów wydatków dzięki którym system automatycznie księguje fakturę w ewidencjach podatkowych - KPiR lub ewidencji przychodów dla ryczałtu) i rejestrze VAT sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT).

Do wyboru są następujące rodzaje wydatków:

Więcej informacji związanych z księgowaniem wydatków znajduje się w artykule: Księgowanie wydatków

Comiesięczne obowiązki przedsiębiorcy

Prowadząc działalność gospodarczą ustawodawca nałożył na przedsiębiorcę określone obowiązki. Wśród nich wymienia się w szczególności:

  • Odprowadzanie składek na ubezpieczenia ZUS do 10 dnia miesiąca (lub 15 dnia miesiąca jeżeli zatrudniani są pracownicy) za miesiąc ubiegły. Deklarację ZUS generuje się za pośrednictwem zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ,

  • Odprowadzanie podatku dochodowego do 20 dnia miesiąca za miesiąc ubiegły, który można obliczyć w zakładce START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK,

  • Rozliczanie podatku VAT - plik JPK V7 do 25 dnia miesiąca za miesiąc ubiegły sporządza się w zakładce START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK V7,

  • wysyłkę deklaracji do Urzędu Skarbowego.

We wszystkich comiesięcznych obowiązkach pomogą funkcjonalności serwisu wFirma.pl, o czym więcej w artykułach:

 

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Zapewniamy regularne aktualizacje systemu, które odpowiadają na potrzeby naszych klientów i są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Gwarantujemy bezpieczeństwo korzystania z serwisu, nad którym nieustannie czuwają eksperci z zakresu prawa.
Ewa Szpytko-Waszczyszyn Dyrektor Działu Prawnego Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Ewa Szpytko-Waszczyszyn