Przeniesienie księgowości w trakcie roku

Do tej pory rozliczała mnie księgowa. Jak wprowadzić historyczne dane do systemu wfirma.pl z bieżącego roku do systemu? Jak poprawnie przeprowadzić przeniesienie księgowości w trakcie roku?

Jakie dokumenty z poprzedniego programu lub biura rachunkowego będą niezbędne?

Przy przenoszeniu księgowości w trakcie roku ważne jest by posiadać:

  • księgę przychodów i rozchodów / ewidencję przychodów
  • JPKV7 - dotyczy czynnych podatników VAT
  • ewidencję środków trwałych
  • wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy.

Wszystkie te dokumenty powinny być wygenerowane za miesiąc/kwartał poprzedzający przeniesienie. Dodatkowo należy przygotować:

  • sumę odprowadzonych na rzecz urzędu skarbowego zaliczek na podatek za bieżący rok podatkowy
  • opłacono składki ZUS za poprzednie miesiące.

Przeniesienie księgowości zasady ogólne i podatek liniowy

W zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY należy wskazać wybór formy opodatkowania.

Przeniesienie danych z KPiR

Na początek należy przejść do zakładki USTAWIENIA, która znajduje się w lewym dolnym rogu i w tabeli PODATKI wybrać opcję OGÓLNE.

Przeniesienie księgowości w trakcie roku - ustawienia

 Wówczas wyświetli się okno, w którym należy wprowadzić zgodne ze stanem faktycznym daty: 

  • rozpoczęcia działalności
  • rozpoczęcia księgowania w systemie wfirma.pl

Przeniesienie księgowości w trakcie roku - data rozpoczęcia działalności

Jeżeli podatnik rozlicza się kwartalnie w celu prawidłowego przeniesienia księgowości należy jako MIESIĄC ROZPOCZĘCIA PROWADZENIA KSIĘGOWOŚCI W SYSTEMIE wybrać pierwszy miesiąc danego kwartału.

Jeżeli działalność była już prowadzona, a do serwisu przedsiębiorca przenosi się w trakcie roku, pojawi się dodatkowe pole, w którym należy uzupełnić wartości z poszczególnych kolumn, jakie wykazane są w podsumowaniu księgi przychodów i rozchodów na ostatni dzień miesiąca przed miesiącem rozpoczęcia księgowania w serwisie wfirma.pl.

Przykładowo jeżeli użytkownik korzysta z systemu od lipca, powinien wprowadzić do niego wartości z podsumowania od początku roku poszczególnych kolumn na dzień 30 czerwca.

Dodatkowo należy podać ostatni numer lp. w KPiR, aby system mógł kontynuować numerację. Jeżeli księga numerowana jest miesięcznie, pole to nie będzie wyświetlane.

Pierwsze wyliczenie ZUS-DRA po przeniesieniu w trakcie roku

Przed wyliczeniem ZUS DRA po przeniesieniu księgowości należy przejść przez dwa podstawowe kroki w systemie.

Krok 1. Wprowadzenie ustawień

Aby prawidłowo generować deklaracje ZUS DRA konieczne jest wprowadzenie ustawień na gruncie ZUS. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE, gdzie należy m.in.:

  • Potwierdzić numer Indywidualnego konta bankowego czyli rachunku składkowego na który wpłacane są składki ZUS,

  • Wybrać z listy Schemat składek społecznych np. Duży ZUS, Mały ZUS, 2-letni preferencyjny ZUS, tylko zdrowotna itd,

  • Jeżeli przedsiębiorca opłaca składki zdrowotne z większej ilości tytułów np. oprócz jednoosobowej działalności jest wspólnikiem spółki to w polu Ubezpieczenie zdrowotne należy wybrać z listy ilość firm z tytułu których opłacana jest składka zdrowotna.

 

Krok 2. Skala podatkowa lub podatek liniowy - uzupełnienie danych do wyliczenia składki zdrowotnej

Aby system prawidłowo wyliczył składki zdrowotne w systemie konieczne wprowadzenie odpowiednich parametrów w ustawieniach. W celu wygenerowania ZUS DRA należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. System wyświetli okno, w którym sam wskaże za jakie okresy rozliczeniowe i jakich danych potrzebuje aby wyliczyć prawidłową wysokość składki zdrowotnej.

W polu Suma dochodu na koniec… należy wprowadzić sumę dochodów za poprzednie okresy danego roku do dwóch miesięcy poprzedzających okres za który liczona jest składka. Czyli przykładowo jeżeli księgowość do wfirma.pl przenoszona jest od czerwca to należy wpisać sumę dochodów od stycznia do kwietnia. WAŻNE! Jeżeli w którymś z miesięcy wyszła strata to do sumy dochodów bierze się za ten miesiąc 0 zł.

W polu Dochód za… należy wpisać dochód za miesiąc poprzedzający okres za który liczona jest składka. WAŻNE! Jeżeli w miesiącu poprzedzającym okres pierwszego generowanego ZUS DRA po przeniesieniu księgowości wyszła strata to w polu Dochód za… należy wpisać 0 zł.

W polu Składki społeczne pozostałe do odliczenia z przeniesienia należy wpisać składki społeczne które mogą zostać odliczone od podstawy składki zdrowotnej w okresie za który generowany jest pierwszy ZUS DRA po przeniesieniu księgowości do systemu.

W polu Składki społeczne zapłacone w… należy wpisać wartość zapłaconych składek społecznych w miesiącu w którym nastąpiło przeniesienie księgowości do wfirma.pl. Najczęściej będzie to składka z ostatniego ZUS DRA generowanego przed przeniesieniem księgowości.

Po uzupełnieniu pól należy kliknąć ZAPISZ. W kolejnym oknie należy wybrać okres za który ma zostać wygenerowany ZUS DRA i kliknąć ZAPISZ.

Dane dodane w oknie generowania ZUS DRA zostaną automatycznie przeniesione do składników składki zdrowotnej w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » SKŁADKA ZDROWOTNA.

 

Dodając parametry ręcznie w ustawieniach a nie w momencie generowania pierwszego ZUS DRA po przeniesieniu do systemu należy uzupełnić wszystkie 4 składniki. Dodając składnik Składki społeczne do odliczenia należy dodać dwa osobne składniki:

  1. Składki społeczne zapłacone w miesiącu za który generowany jest ZUS DRA,

  2. Składki społeczne do odliczenia z przeniesienia i jako miesiąc wybrać miesiąc poprzedzający okres wyliczenia ZUS DRA.

Pierwsza zaliczka na podatek dochodowy

Zaliczkę na podatek dochodowy generuje się w zakładce: START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK, gdzie należy wybrać okres za jaki zaliczka ma zostać wygenerowana.

Przeniesienie księgowości w trakcie roku - zaliczka na podatek dochodowy

Zasady ogólne - skala podatkowa

Wówczas podczas generowania pierwszej zaliczki pojawi się okno, które należy uzupełnić w celu poprawnego wyliczenia należności podatkowych. W polu:

składki społeczne do odliczenia od dochodu

  • Pozostałe składki - należy wprowadzić wartość zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (bądź też osoby współpracującej) opłacone w miesiącu, za który wyliczana jest zaliczka,

Przykładowo jeżeli z serwisu korzysta się od lipca, w polu:
składki społeczne do odliczenia od dochodu
         Pozostałe składki - wprowadza się składkę społeczną opłaconą w lipcu za miesiąc czerwiec.

Natomiast w polach pod sekcją Dane o odliczonych składkach i zaliczkach w poprzednich okresach tego roku należy uzupełnić

  • Odliczone składki na ubezpieczenie społeczne - należy wprowadzić pozostałe opłacone w bieżącym roku składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (+osoby współpracującej) - jeżeli nie były ujmowane jako wydatki w KPiR,

  • Poprzednie zaliczki na podatek - należy wprowadzić wyliczone w bieżącym roku zaliczki na podatek dochodowy (dawniej tzw. PIT-5).

Składki na Fundusz Pracy oraz składki za pracowników co do zasady ujmowane są bezpośrednio w KPiR, dlatego też ich wartości nie uwzględnia się już w powyższych polach.

Natomiast rozliczenie składek ZUS należnych od miesiąca, w którym rozpoczęto księgowanie w serwisie wfirma.pl, będzie już następowało automatycznie na podstawie generowanych w systemie deklaracji ZUS DRA.

Podatek liniowy

W pierwszej kolejności należy uzupełnić pola:

składki społeczne do odliczenia od dochodu

  • Pozostałe składki - należy wprowadzić wartość zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (bądź też osoby współpracującej) opłacone w miesiącu, za który wyliczana jest zaliczka,

składki zdrowotne do odliczenia od dochodu

  • Pozostałe składki - należy wprowadzić wartość zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy (bądź też osoby współpracującej) opłacone w miesiącu, za który wyliczana jest zaliczka pamiętając że limit odliczenia składki nie może przekroczyć w danym roku podatkowym 8700 zł,

Przykładowo jeżeli z serwisu korzysta się od lipca, w polu:
składki społeczne do odliczenia od dochodu
         Pozostałe składki - wprowadza się składkę społeczną opłaconą w lipcu za miesiąc czerwiec.
         Pozostałe składki - wprowadza się składkę zdrowotną opłaconą w lipcu za miesiąc czerwiec o ile nie przekroczono już limitu rocznego odliczenia 8700 zł.

Natomiast w polach pod sekcją Dane o odliczonych składkach i zaliczkach w poprzednich okresach tego roku należy uzupełnić

  • Odliczone składki na ubezpieczenie społeczne - należy wprowadzić pozostałe opłacone w bieżącym roku składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (+osoby współpracującej) - jeżeli nie były ujmowane jako wydatki w KPiR,

  • Odliczone składki na ubezpieczniie społeczne - należy wprowadzić odliczone przy poprzednich zaliczkach składki zdrowotne - nie więcej niż 8700 zł pod warunkiem że nie były ujmowane bezpośrednio w kosztach KPiR.
  • Poprzednie zaliczki na podatek - należy wprowadzić wyliczone w bieżącym roku zaliczki na podatek dochodowy (dawniej tzw. PIT-5).

Składki na Fundusz Pracy oraz składki za pracowników co do zasady ujmowane są bezpośrednio w KPiR, dlatego też ich wartości nie uwzględnia się już w powyższych polach.

Natomiast rozliczenie składek ZUS należnych od miesiąca, w którym rozpoczęto księgowanie w serwisie wfirma.pl, będzie już następowało automatycznie na podstawie generowanych w systemie deklaracji ZUS DRA.

Przeniesienie księgowości ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Przeniesienie danych z ewidencji przychodów

Ponieważ zaliczki na ryczałcie nie są wyliczane w sposób narastający nie przenosi się sum z Ewidencji przychodu ale podczas wyliczania pierszych zobowiązań podatkowych i zus należy uzupełnić określone pola.

Pierwsze wyliczenie ZUS-DRA na ryczałcie

Krok 1. Wprowadzenie ustawień

Aby prawidłowo generować deklaracje ZUS DRA konieczne jest wprowadzenie ustawień na gruncie ZUS. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE, gdzie należy m.in.:

  • Potwierdzić numer Indywidualnego konta bankowego czyli rachunku składkowego na który wpłacane są składki ZUS,

  • Wybrać z listy Schemat składek społecznych np. Duży ZUS, Mały ZUS, 2-letni preferencyjny ZUS, tylko zdrowotna itd,

  • Jeżeli przedsiębiorca opłaca składki zdrowotne z większej ilości tytułów np. oprócz jednoosobowej działalności jest wspólnikiem spółki to w polu Ubezpieczenie zdrowotne należy wybrać z listy ilość firm z tytułu których opłacana jest składka zdrowotna.

Krok 2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych - uzupełnienie danych do wyliczenia składki zdrowotnej

Aby system prawidłowo wyliczył składki zdrowotne w systemie konieczne wprowadzenie odpowiednich parametrów w ustawieniach. W celu wygenerowania ZUS DRA należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. System wyświetli okno w którym sam wskaże za jakie okresy rozliczeniowe i jakich danych potrzebuje aby wyliczyć wysokość składki zdrowotnej.

W polu Przeniesienie - stan na koniec… należy wprowadzić sumę przychodów za miesiące sprzed przeniesienia księgowości do systemu od stycznia.

W polu Składki społeczne przeniesienie - stan na koniec… należy wpisać sumę składek społecznych opłaconych od początku roku do miesiąca w którym nastąpiło przeniesienie księgowości do systemu włącznie.

Dane dodane w oknie generowania ZUS DRA zostaną automatycznie przeniesione do składników składki zdrowotnej w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » SKŁADKA ZDROWOTNA.

Pierwsza zaliczka na podatek u ryczałtowca

W przypadku podatnika rozliczająceo się ryczałtem należy uzupełnić

składki społeczne do odliczenia od dochodu

  • Pozostałe składki - należy wprowadzić wartość zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (bądź też osoby współpracującej) opłacone w miesiącu, za który wyliczana jest zaliczka,

składki zdrowotne do odliczenia od dochodu

  • Pozostałe składki - należy wprowadzić 50% kwoty zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy (bądź też osoby współpracującej) opłacone w miesiącu, za który wyliczana jest zaliczka.

Przykładowo jeżeli z serwisu korzysta się od lipca, w polu:
składki społeczne do odliczenia od dochodu
         Pozostałe składki - wprowadza się składkę społeczną opłaconą w lipcu za miesiąc czerwiec.
         Pozostałe składki - wprowadza się 50% zapłaconej składkę zdrowotną opłaconej w lipcu za miesiąc czerwiec.

 

Natomiast w polach pod sekcją Dane o odliczonych składkach i zaliczkach w poprzednich okresach tego roku należy uzupełnić

  • Niewykorzystana składka na ubezpieczenie społeczne - należy wprowadzić zapłacone w poprzednich miesiącach składki społeczne ZUS których nie udało się odliczyć w poprzednich zaliczkach np. z powodu zbyt niskiego przychodu.

  • Niewykorzystana składka na ubezpieczenie zdrowotne - należy wprowadzić zapłacone w poprzednich miesiącach składki zdrowotne ZUS do wysokości 50% których nie udało się odliczyć w poprzednich zaliczkach np. z powodu zbyt niskiego przychodu.

Podatek VAT

Plik JPK_V7, który zastąpił dotychczasową deklaracje VAT-7 oraz JPK_VAT generuje się co miesiąc z poziomu zakładki: START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK_V7.

Przeniesienie księgowości w trakcie roku - podatek VAT

Przy generowaniu pierwszej deklaracji JPK_V7 pokaże się okienko - kwota nadwyżki VAT przeniesiona z poprzedniego okresu (jeżeli nie występowała nadwyżka podatku naliczonego do przeniesienia, należy wskazać “0”).

Przeniesienie księgowości w trakcie roku - kwota z poprzedniej deklaracji JPK_V7

Ewidencja środków trwałych i pojazdów

Podczas przeniesienia księgowości do systemu należy pamiętać o wprowadzeniu posiadanych środków trwałych (EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE), oraz pojazdów wykorzystywanych w działalności innych niż środki trwałe do ewidencji pojazdów (EWIDENCJE » POJAZDY). Podczas wprowadzania środków trwałych podaje się dwie daty: datę nabycia oraz datę wprowadzenia. Data wprowadzenia powinna być zgodna z datą wprowadzenia środka trwałego do firmy, nie do systemu.

Od stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia przez podatników ryczałtu, a od stycznia 2020 roku dla prowadzących KPiR.

Kadry

Jeśli w firmie zatrudnieni są pracownicy, należy również uzupełnić zakładkę KADRY o czym więcej w artykule Przeniesienie kadr z innego systemu.

Najczęściej zadawane pytania
  • Przeniosłem się do systemu w trakcie roku - wyliczona składka zdrowotna jest za wysoka.
    Użytkownicy przed wygenerowaniem ZUS DRA za czerwiec 2022 powinni zweryfikować czy w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » SKŁADKA ZDROWOTNA został dodany składnik Dochód za miesiąc poprzedzający miesiąc rozpoczęcia pracy w systemie. Jeżeli nie, to przed wygenerowaniem ZUS DRA za bieżący okres należy dodać ten składnik. Przykładowo: przeniesienie księgowości ma miejsce od czerwca to składnik powinien dotyczyć dochód za maj. UWAGA! Jeżeli w maju została poniesiona strata to należy wpisać 0.
Zapewniamy innowacyjność serwisu popartą wieloletnim doświadczeniem w branży księgowości i zarządzania biznesem. Cały czas monitorujemy zmiany oraz trendy zachodzące w sposobie prowadzenia i rozwijania firmy.
Beata Kostrzycka Dyrektor ds. Rozwoju Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Beata Kostrzycka