Przejmując klienta wraz z początkiem roku w przypadku biur rachunkowych lub po przeniesieniu księgowości do systemu wFirma w przypadku użytkownika indywidualnego należy wprowadzić w systemie niezbędne dane zarówno dotyczące firmy jak i niektóre dane z ewidencji podatkowych. Poniżej omawiamy jak powinno przebiegać przeniesienie księgowości od początku roku do systemu wFirma.
Ustawienia ogólne firmy
Po utworzeniu konta należy wprowadzić podstawowe informacje w zakresie rozliczania podatków i ZUS w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI »
OGÓLNE - gdzie należy wskazać datę rozpoczęcia działalności, datę rozpoczęcia prowadzenia księgowości w systemie (czyli w tym przypadku jest to 1 stycznia),
PODATEK DOCHODOWY - gdzie w podzakładce PODSTAWOWE należy wybrać właściwy urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej ewidencji, formę opodatkowania (w przypadku wyboru ewidencji KPiR) lub domyślną stawkę ryczałtu (w przypadku wyboru Ewidencji Przychodów), rodzaj numeracji KPiR, metodę rozliczania kosztów i częstotliwość opłacania zaliczek na podatek dochodowy. W podzakładce STRATY Z LAT UBIEGŁYCH można wprowadzić informację o wysokości straty jaka będzie odliczana bezpośrednio w zaliczce na podatek w danym roku.
PODATEK VAT - gdzie należy wskazać, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT czy korzysta ze zwolnienia z VAT. W przypadku nievatowców należy wybrać urząd skarbowy, podstawę prawną zwolnienia z VAT i oznaczyć czy przedsiębiorca jest zarejestrowany do VAT-UE. W przypadku czynnych podatników VAT należy wybrać urząd skarbowy oraz odpowiednio oznaczyć częstotliwość rozliczania się z urzędem z tytułu VAT jak również zaznaczyć odpowiednią opcję jeżeli dotyczy ona podatnika czyli czy jest prowadzona sprzedaż w systemie VAT marża, czy przedsiębiorca stosuje metodę kasową VAT, czy prowadzi sprzedaż mieszaną lub zagraniczną sprzedaż wysyłkową. Dodatkowo w tym miejscu należy zaznaczyć czy przedsiębiorca jest zarejestrowany do procedury VAT OSS i/lub posiada aktywny numer VAT UE.
RODZAJ TRANSAKCJI W JPK - gdzie należy zaznaczyć występujące w prowadzonej działalności kody transakcji w podzakładce TRANSAKCJE SZCZEGÓLNE oraz w podzakładce GTU kody grup towarów i usług które dotyczą sprzedaży prowadzonej przez przedsiębiorcę. Kod FP, WEW, TP i RO nie jest widoczny na liście z racji tego, że dodawane są one w innym miejscu w systemie.
ZUS - gdzie w podzakładce OGÓLNE należy wskazać schemat składek społecznych, czy przedsiębiorca opłaca ubezpieczenie chorobowe, z ilu tytułów opłaca składkę zdrowotną lub czy jest z niej zwolniony, czy opłaca fundusz pracy i do jakiego oddziału NFZ należy. Dodatkowo należy wskazać kod tytułu ubezpieczeń ZUS.
Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorca jest opodatkowany na zasadach karty podatkowej to w polu UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE należy wybrać opcję KARTA PODATKOWA.
FUNKCJE KSIĘGOWE - gdzie należy wskazać w jaki sposób mają być księgowane składki społeczne przedsiębiorcy (w przypadku podatku liniowego i skali podatkowej) oraz składki zdrowotne (w przypadku podatku liniowego). W tym miejscu można również włączyć funkcję automatycznego rozliczenia różnic kursowych. Dodatkowo zalecanym jest zaznaczenie opcji sprawdzania poprawności dat księgowania dzięki której np. nie wystąpi sytuacja gdzie faktura kosztowa zostanie zaksięgowana przed datą jej wystawienia.
Przeniesienie ewidencji środków trwałych
W celu przeniesienia ewidencji środków trwałych i kontynuowania amortyzacji w systemie (odpisy amortyzacyjne księgują się automatycznie na podstawie planu amortyzacji) należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY. Dodając środek trwały należy uzupełnić wymagane pola a w szczególności wprowadzić faktyczną datę wprowadzenia majątku do firmy oraz datę jego nabycia - daty te będą datami sprzed przeniesienia księgowości do systemu czyli zgodne z dotychczasową ewidencją środków trwałych prowadzoną w innym systemie. Należy również uzupełnić wartość początkową środka trwałego a system na podstawie tych informacji będzie kontynuować odpisy amortyzacyjne.
Dodanie remanentu początkowego
Na dzień 1 stycznia należy dodać wartość remanentu początkowego poprzez zakładkę: EWIDENCJE » REMANENTY » DODAJ REMANENT » REMANENT POCZĄTKOWY.
Generowanie pierwszej ZUS DRA za styczeń
W celu wygenerowania ZUS DRA należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ.
Wyświetli się okno, w którym system sam wskaże za jakie okresy rozliczeniowe i jakich danych potrzebuje aby wyliczyć prawidłową wysokość składki zdrowotnej. Co istotne, dane o formie opodatkowania wybranej w roku, od którego nastąpiło rozpoczęcie prowadzenia księgowości w systemie zostanie przyjęta z zakładki USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY i to na tej podstawie system ustala, czy następuje kontynuacja formy opodatkowania, czy jej zmiana.
W przypadku ryczałtu dane niezbędne do wyliczenia składki zdrowotnej będą pobrane bezpośrednio z ewidencji przychodów, która znajduje się w zakładce EWIDENCJE » EWIDENCJA PRZYCHODÓW. System będzie wymagał podania składek społecznych zapłaconych w styczniu (czyli tych wynikających z ZUS DRA za grudzień, które generowane było poza systemem).
W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego aby prawidłowo wyliczyć składkę zdrowotną w styczniu po przeniesieniu księgowości w styczniu konieczne będzie podanie dodatkowych parametrów, do zachowania ciągłości wyliczeń. Dotyczy to przede wszystkim osób, które decydują się kontynuować w 2024 roku formę opodatkowania taką jak w roku poprzednim - podstawie skali podatkowej lub podatku liniowego.
Przy kontynuacji (w przypadku podatku liniowego lub skali podatkowej), w polu:
- Forma opodatkowania w roku RRRR podać należy formę rozliczania podatku dochodowego w grudniu poprzedniego roku kalendarzowego.
- Przychody narastająco na koniec grudnia RRRR należy wprowadzić przychody osiągnięte od stycznia do końca grudnia poprzedniego roku z podsumowania kolumny 9 KPiR.
- Koszty narastająco na koniec grudnia RRRR należy wprowadzić koszty poniesione od stycznia do końca grudnia poprzedniego roku czyli sumę podsumowania kolumn 10, 11, 12 i 13 KPiR.
- Suma dochodu na koniec listopada RRRR należy wprowadzić sumę dochodów z poprzednich ZUS DRA z części XI formularza z poz. 02/06 RCA część III E poz. 02/06 (w zależności od formy opodatkowania i tego czy zatrudniani byli pracownicy) od ZUS DRA za luty do ZUS DRA za grudzień. Jeżeli składki społeczne odliczane były bezpośrednio w zaliczce to sumę dochodu należy powiększyć o kwotę odliczonych składek społecznych z tych ZUS DRA.
- Składki społeczne do odliczenia w grudniu RRRR należy wpisać wartość składek społecznych zapłaconych za przedsiębiorcę lub osobę współpracującą w grudniu (nieważne za jaki okres były należne) oraz ewentualną wartość nieodliczonych składek w poprzednich miesiącach (czyli niewykorzystanych składek). Przy kontynuacji formy opodatkowania ujęte zostaną przy naliczaniu składki zdrowotnej w DRA za styczeń.
- Składki społeczne do odliczenia w styczniu RRRR+1 należy wpisać wartość składek społecznych zapłaconych za przedsiębiorcę lub osobę współpracującą w styczniu nowego roku (nieważne za jaki okres były należne) jeżeli składki te odliczane są w zaliczce na podatek a nie jako koszt w KPiR. Składki te zostaną przy naliczaniu składki zdrowotnej w DRA za luty.
Po uzupełnieniu pól należy kliknąć ZAPISZ. W kolejnym oknie należy wybrać okres, za który ma zostać wygenerowany ZUS DRA i kliknąć ZAPISZ.
Generowanie pierwszej zaliczki na podatek dochodowy
Przed wygenerowaniem pierwszej zaliczki należy wprowadzić informacje o zapłaconych w styczniu składkach na fundusz pracy (o ile przedsiębiorca płaci ten rodzaj składek i prowadzi KPiR). Składkę na FP należy ująć w KPiR dowodem wewnętrznym poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, wybierając schemat księgowy KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI (co należy dokonać przed wyliczeniem zaliczki na podatek dochodowy za styczeń).
Zaliczkę na podatek dochodowy generuje się poprzez zakładkę: START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK.
Po wybraniu okresu czyli STYCZEŃ lub I KWARTAŁ danego roku i kliknięciu ZAPISZ pojawi się kolejne okno, w którym należy wprowadzić dane o składkach podlegających odliczeniu w zaliczce czyli składkach społecznych (w przypadku ryczałtu, podatku liniowego oraz skali podatkowej) oraz zdrowotnych (w przypadku ryczałtu lub podatku liniowego).
Jak zaksięgować składki w przypadku gdy przeniesienie księgowości będzie na przełomie roku?
Zależy to w głównej mierze od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania i tak w przypadku:
skali podatkowej - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki:
społeczne jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki społeczne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,
na Fundusz Pracy - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,
zdrowotne - nie podlegają odliczeniu.
podatku liniowego - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki:
społeczne jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki społeczne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,
na Fundusz Pracy - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,
zdrowotne - jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki zdrowotne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach. W 2024 roku (chodzi o datę zapłaty składki bez względu na to za jaki miesiąc składki są należne) limit odliczenia składek zdrowotnych wynosi 11 600 zł.
ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki:
społeczne ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek,
zdrowotne - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, przy czym należy pamiętać że limit odliczenia tej składki wynosi 50% zapłaconej kwoty.
Składki opłacane za pracowników finansowane przez pracodawcę, które stanowią koszt podatkowy, księguje się poprzez dowód wewnętrzny, przy czym:
do końca 2022 roku obowiązuje zasada, że jeśli wynagrodzenie wypłacone jest pracownikom w terminie i składki zapłacone są w ustawowym terminie, to księgowanie odbywa się w grudniu (czyli nie dodaje się DW w systemie). Gdy składki zostaną opłacone po terminie, to należy dodać DW zgodnie z datą zapłaty;
od 2023 roku składki ZUS stanowią koszt miesiąc, za który są należne o ile zostaną zapłacone w terminie wynikającym z przepisów (bez znaczenia jest data wypłaty wynagrodzenia pracownikom). W dalszym ciągu jednak, gdy składki zostaną opłacone po terminie, to należy dodać DW zgodnie z datą zapłaty.
Generowanie JPK_V7 za styczeń
W celu wygenerowania pliku JPK_V7 należy przejść do zakładki: START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK_V7 a następnie jako Okres wybrać STYCZEŃ a jako Cel złożenia zaznaczyć ZŁOŻENIE DEKLARACJI.
Po kliknięciu ZAPISZ pojawi się okno z generatorem pliku JPK. Plik JPK_V7 generowany jest na podstawie danych które znajdują się w zakładce EWIDENCJE » REJESTR VAT SPRZEDAŻY / REJESTR VAT ZAKUPÓW. Natomiast kwotę nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym z grudnia należy wprowadzić na trzeciej stronie generatora w poz. 39. Aby włączyć to pole do edycji należy zaznaczyć checbox znajdujący się przy tym polu.
W plikach JPK za kolejne miesiące ewentualna nadwyżka VAT do przeniesienia na kolejny okres będzie zaciągać się automatycznie.
