Jednym z obowiązków jakie RODO nakłada na administratorów danych czyli m.in. na przedsiębiorców jest wypełnianie praw osób, których dane dotyczą.
Prawo do bycia poinformowanym o operacjach przetwarzania
Nie dotyczy systemu księgowego a relacji z klientem - jeżeli poza czynnościami udokumentowania transakcji dla celów podatkowych lub regulowania zobowiązań dane osobowe kontrahenta wykorzystywane są w innych procesach należy go o tym poinformować oraz w wielu przypadkach pozyskać zgodę na przetwarzanie.
Cel przetwarzania danych określa administrator czyli firma jako, że to ona realizuje czynności związane z przetwarzaniem danych. Również i dany administrator określa do uznaje się za termin, po którym ustaje cel przetwarzania danych osobowych np. realizując transakcję sprzedaży z kontrahentem będącym osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą celem przetwarzania danych jest:
spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów podatkowych - okres przedawnienia to 6 lat
spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa cywilnego - realizacja umowy - czas w zależności od typu i treści umowy.
W przypadku systemu kadrowego dane przechowywane są 10 lat.
Prawo dostępu do danych
Nie dotyczy systemu księgowego ani systemu kadrowego, jako że żadna osoba trzecia nie może mieć wglądu w system księgowy czy system kadrowy. Natomiast w systemie istnieje możliwość wygenerowania raportu ochrony danych osobowych o danej osobie.
W systemie wfirma.pl istnieje możliwość generowania raportu ochrony danych osobowych dla:
- kontrahentów w zakładce CRM » KONTRAHENCI,
- osób kontaktowych w zakładce CRM » OSOBY,
- pracowników i osób współpracujących w zakładce KADRY » PRACOWNICY,
- użytkowników systemu w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY.
Raport wywołuje się klikając na daną osobę lub kontrahenta i przechodząc w prawy górny róg okna jakie się pojawi.
W raporcie odnotowuje się każde przypadki udostępnienia odbiorcom danych danej osoby: HISTORIA UDOSTĘPNIEŃ » DODAJ WPIS
Prawo do sprostowania/uzupełnienia danych
W systemie wfirma.pl istnieje możliwość wprowadzenia zmian w celu aktualizacji danych - funkcja modyfikuj - każda zmiana odnotowywana jest w raporcie odo » HISTORIA ZMIAN.
W razie zgłoszenia przez osobę fizyczną, której dane są w systemie wfirma.pl przedsiębiorca w każdej chwili może dokonać modyfikacji a w ten sposób zaktualizowania danych w systemie.
Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
Usunięcie danych w systemie wfirma.pl jest możliwe poprzez akcję USUŃ. Wskazówki, jak usunąć konto odnajdziemy w artykule: Usuwanie konta w systemie księgowości online wFirma.pl.
Usunięcie konta powoduje bezpowrotne i nieodwracalne usunięcie wszystkich danych zapisanych na koncie oraz usunięcie danych z bazy Użytkowników systemu, co oznacza brak otrzymywania jakichkolwiek powiadomień e-mailowych z serwisu.
Po usunięciu konta, Usługodawca zachowuje jedynie takie dane, które były używane dla celów rozliczeń podatkowych zakupu usług między Użytkownikiem a Usługodawcą. Wymóg ten wynika wprost z przepisów prawa.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Osoby takie w systemie wfirma.pl można oznaczać etykietą.
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:
- osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych - oczywiście możliwość wprowadzenia zmian w celu aktualizacji danych - funkcja modyfikuj - każda zmiana odnotowywana jest w raporcie odo;
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania; - nie dotyczy systemu księgowego - cel prawny - zgodność z przepisami podatkowymi;
- administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - istnieje możliwość modyfikacji i usunięcia części danych osoby której wniosek dotyczy;
- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą - raport odo oraz oznaczenie osoby etykietą.
Prawo do sprzeciwu
Jeżeli osoba której dane są przetwarzane w systemie wfirma zgłosi sprzeciw w raporcie ODO istnieje możliwość jego odnotowania w poszakładce HISTORIA PROTESTÓW za pomocą opcji DODAJ WPIS.
Prawo do przenoszenia danych
W systemie wfirma istnieje możliwość wygenerowania pliku zawierającego zestawienie danych danej osoby w postaci wydruku raportu ODO poprzez opcję GENERUJ RAPORT.
Prawo do tego, by nie podlegać profilowaniu
System wfirma.pl nie wykonuje profilowania i nie pozwala na nie korzystającym z niego przedsiębiorcom.
