Realizacja praw osób, których dane dotyczą wg RODO w wfirma.pl

Jednym z obowiązków jakie RODO nakłada na administratorów danych czyli m.in. na przedsiębiorców jest wypełnianie praw osób, których dane dotyczą.

Prawo do bycia poinformowanym o operacjach przetwarzania

Nie dotyczy systemu księgowego a relacji z klientem - jeżeli poza czynnościami udokumentowania transakcji dla celów podatkowych lub regulowania zobowiązań dane osobowe kontrahenta wykorzystywane są w innych procesach należy go o tym poinformować oraz w wielu przypadkach pozyskać zgodę na przetwarzanie.

Cel przetwarzania danych określa administrator czyli firma jako, że to ona realizuje czynności związane z przetwarzaniem danych. Również i dany administrator określa do uznaje się za termin, po którym ustaje cel przetwarzania danych osobowych np. realizując transakcję sprzedaży z kontrahentem będącym osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą celem przetwarzania danych jest:

  • spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów podatkowych - okres przedawnienia to 6 lat

  • spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa cywilnego - realizacja umowy - czas w zależności od typu i treści umowy.

W przypadku systemu kadrowego dane przechowywane są 50 lat.

Ani dane kontrahentów ani dane pracowników bez ich jasnej, dobrowolnej i wyraźnej zgody nie mogą być wykorzystywane w innych celach niż wynikające z przepisów prawa czy zawartych umów. Stąd jeżeli firma wykorzystuje dane w szerszym zakresie i/lub do innych celów niż obowiązki wynikające z przepisów lub umów ma obowiązek poinformować o tym konkretną osobę, której dane dotyczą.

Prawo dostępu do danych

Nie dotyczy systemu księgowego ani systemu kadrowego, jako że żadna osoba trzecia nie może mieć wglądu w system księgowy czy system kadrowy. Natomiast w systemie istnieje możliwość wygenerowania raportu ochrony danych osobowych o danej osobie.

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość generowania raportu ochrony danych osobowych dla:

  • kontrahentów w zakładce CRM » KONTRAHENCI

  • osób kontaktowych w zakładce CRM » OSOBY

  • pracowników i osób współpracujących w zakładce KADRY » PRACOWNICY

  • użytkowników systemu w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY

Raport wywołuje się klikając na daną osobę i przechodząc w prawy górny róg okna jakie się pojawi.

realizacja praw osób których dane dotyczą

W raporcie odnotowuje się każde przypadki udostępnienia odbiorcom danych danej osoby: HISTORIA UDOSTĘPNIEŃ » DODAJ WPIS

realizacja praw osób których dane dotyczą

Prawo do sprostowania/uzupełnienia danych

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość wprowadzenia zmian w celu aktualizacji danych - funkcja modyfikuj - każda zmiana odnotowywana jest w raporcie odo » HISTORIA ZMIAN.

realizacja praw osób których dane dotyczą

W razie zgłoszenia przez osobę fizyczną, której dane są w systemie wfirma.pl przedsiębiorca w każdej chwili może dokonać modyfikacji a w ten sposób zaktualizowania danych w systemie.

Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)

Usunięcie danych w systemie wfirma.pl jest możliwe poprzez akcję “usuń” - akcja ta powoduje np. usunięcie danych z listy kontrahentów, natomiast dla celów podatkowych na dane pozostają na dokumentach księgowych - przepisy prawa bowiem tego wymagają).

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Osoby takie w systemie wfirma.pl można oznaczać etykietą.

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:

a)      osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych - oczywiście możliwość wprowadzenia zmian w celu aktualizacji danych - funkcja modyfikuj - każda zmiana odnotowywana jest w raporcie odo;

b)      przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania; - nie dotyczy systemu księgowego - cel prawny - zgodność z przepisami podatkowymi

c)      administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - istnieje możliwość modyfikacji i usunięcia części danych osoby której wniosek dotyczy

d)      osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą - raport odo oraz oznaczenie osoby etykietą.

Prawo do sprzeciwu

Jeżeli osoba której dane są przetwarzane w systemie wfirma zgłosi sprzeciw w raporcie odo istnieje możliwość jego odnotowania » HISTORIA PROTESTÓW » DODAJ WPIS.

realizacja praw osób których dane dotyczą

Prawo do przenoszenia danych

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość wygenerowania pliku zawierającego zestawienie danych danej osoby w postaci wydruku raportu odo:

realizacja praw osób których dane dotyczą

Prawo do tego, by nie podlegać profilowaniu

System księgowy ani kadrowy wfirma.pl nie wykonuje profilowania i nie pozwala na nie korzystającym z niego przedsiębiorcom.