Zamknięcie roku przez podatnika prowadzącego KPIR

Zamknięcie roku podatkowego wiąże się dla przedsiębiorców nie tylko z koniecznością złożenia zeznania rocznego, ale również z innymi obowiązkami, które powinni wykonać. Poniżej przedstawiamy jak prawidłowo zamknąć KPIR i wywiązać się z obowiązków związanych z zamknięciem roku.

Remanent końcoworoczny, czyli spis z natury

Każdy podatnik rozliczający się za pomocą KPiR ma obowiązek sporządzenia na 31 grudnia remanentu określanego również potocznie jako spis z natury. Na jego podstawie dokonuje się zamknięcia KPIR poprzez ujęcie go w formie ostatniego wpisu księgi.

Spis z natury (remanent) obejmuje:

• towary handlowe,

• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,

• półwyroby,

• produkcję w toku,

• wyroby gotowe,

• braki,

• odpady,

• niewyprzedane wartości dewizowe w kantorach.

Remanent powinien obejmować również:

• towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem, a także towary obce będące w magazynie podatnika. Te ostatnie nie podlegają wycenie, wystarczy jedynie ich ilościowe ujęcie w spisie ze wskazaniem, czyją stanowią własność.

• częściowo zużyte materiały - materiały podlegają ujęciu w spisie w całości - zatem bez względu na to, czy dany materiał jest pełen, czy też częściowo zużyty.

Remanent zamknięcia roku podatkowego jest równocześnie remanentem otwarcia okresu kolejnego. Wynika z § 24 pkt 2 rozporządzenia w sprawie KPiR:

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Wycena spisu z natury odbywa się w terminie 14 dni od zakończenia sporządzenia spisu z natury dla:

• materiałów i towarów handlowych:

• według cen zakupu lub nabycia (wybór jednej z nich jest dobrowolny);

• według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia.

• półwyrobów (półfabrykaty), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji:

• wycenia się według kosztów wytworzenia;

• odpadów użytkowych (które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową):

• według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Jeżeli podatnik zdecyduje się wycenić towary, materiały lub wyroby gotowe w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody, ma obowiązek w spisie z natury przy poszczególnych pozycjach uwidocznić (w celu informacyjnym) jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia tych składników.

W przypadku stwierdzenia w wyniku sporządzenia remanentu:

• niedoborów (niezawinionych przez podatnika) - należy wykazać koszt w KPiR dokonując zapisu “na minus” w kol. 10 KPiR “Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” i na plus w kol. 13 KPiR “Pozostałe wydatki”.

• niedoborów (zawinionych przez podatnika) - należy wyksięgować koszt z KPiR dokonując zapisu “na minus” w kol. 10 KPiR “Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”.

• nadwyżek - należy wykazać przychód w KPIR dokonując zapisu “na plus” w kol. 8 KPIR “Pozostałe przychody”

Zapisu dokonuje się na podstawie sporządzonego protokołu. 

W systemie nie ma możliwości wygenerowania gotowego remanentu (spisu z natury). Należy go sporządzić ręcznie poza systemem zgodnie z obowiązującym wzorem. Natomiast w przypadku użytkowników posiadających moduł Magazyn istnieje możliwość wygenerowania zestawienia stanów magazynowych na dzień, w którym jest on generowany. Oznacza to że zestawienie należy wygenerować w dniu 31 grudnia - dzięki czemu będzie zawierał stany magazynowe na dzień sporządzenia remanentu czyli 31 grudnia. . Zestawienie stanów magazynowych może służyć do ustalenia ewentualnych niedoborów i nadwyżek stwierdzonych po przeprowadzonym remanencie.

W tym celu należy przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY i następnie skorzystać z opcji DRUKUJ » ZESTAWIENIE STANÓW (PDF) lub ZESTAWIENIE STANÓW (XLSX).

Jeżeli na stanie magazynu prowadzonym w systemie pojawią się różnice dotyczące niedoborów i nadwyżek towaru to należy je uwzględnić ręcznie poprzez dodanie odpowiednich dokumentów magazynowych: 

• PW - przyjęcie wewnętrzne poprzez zakładkę MAGAZYN » PRODUKTY » PRZYJĘCIE » NA PODSTAWIE PW lub 

• RW - rozchód wewnętrzny poprzez zakładkę MAGAZYN » PRODUKTY » WYDANIE » NA PODSTAWIE RW.

Aby wprowadzić do systemu sporządzony remanent należy przejść do zakładki EWIDENCJE » REMANENTY » DODAJ REMANENT. W oknie które się otworzy należy wskazać rodzaj remanentu - REMANENT KOŃCOWY, datę 31 grudnia i wprowadzić wartość sporządzonego remanentu.

Za pomocą opcji ZAŁĄCZ PLIKI możliwe jest podpięcie arkusza remanentu w formacie PDF lub JPG. Dzięki temu w systemie możliwe jest przechowywanie elektroniczne sporządzanych remanentów końcoworocznych.

Po dodaniu remanentu końcowego system automatycznie wygeneruje remanent początkowy na 1 stycznia kolejnego roku.

Aby wykazać w KPIR niedobory lub/i nadwyżkę towarów należy przejść do zakładki EWIDENCJE » KPIR i skorzystać z opcji DODAJ WPIS. W wyświetlonym oknie należy wpisać numer sporządzonego protokołu, datę 31 grudnia, opis np. “Wykazanie niedoboru i nadwyżki towarów”. Nadwyżkę należy wprowadzić w kol. “na plus” “Pozostałe przychody”, a niedobór w kol. - Zak. tow. handl. i … - “na minus”, a w kol. - Pozostałe wydatki - kwotę niedoboru niezawinionego “na plus”.

Najczęściej pojawiające się pytanie dotyczące remanentu końcowego i początkowego 

Pytanie: Po wprowadzeniu remanentu końcowego w KPIR pokazuje on się z kwotą 0,00. Dlaczego tak się dzieje?

Odpowiedź: Remanent pojawia się w zakładce: EWIDENCJE » KPIR w kwotach zerowych - i jest to prawidłowe. Bowiem remanent nie jest wykazywany w kolumnach od 10 - 14. Remanent ujmowany jest w kolumnie 15. Kolumna 15 nie jest pokazywana w powyższej zakładce - widoczna jest wyłącznie na wydruku KPIR. Na poziomie powyższej zakładki po najechaniu kursorem na kolumnę "Opis zdarzenia" wyświetli się komunikat o wartości remanentu.

Ustalenie dochodu lub straty z działalności

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym na podstawie KPiR należy:

1. ustalić wysokość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9);

2. ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:

1. do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego należy doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,

2. kwotę wynikającą z obliczenia w pkt a) należy powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów;

3. wysokość osiągniętego przychodu (kolumna 9) należy pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; 

- wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi wysokość dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Przykład obliczenia dochodu:

Użytkownik systemu nie musi dokonywać ręcznego obliczenia uzyskanego dochodu/straty w działalności gospodarczej. W każdej chwili możliwe jest pobranie za dany okres rozliczeniowy bilansu. Aby pobrać bilans za cały rok podatkowy należy przejść do zakładki EWIDENCJE » KPIR, u dołu tabeli jako okres należy wybrać grudzień i następnie z górnego menu wybrać opcję DRUKUJ » DRUKUJ BILANS.

Wówczas na otrzymanym wydruku w wyliczeniu dochodu uwzględniony zostanie remanent (jeśli został w systemie wprowadzony zarówno remanent początkowy jak i końcowy w danym roku).

Dobrowolne ujęcie remanentu w ostatniej zaliczce na podatek dochodowy

W ramach zaliczki na podatek dochodowy za miesiąc grudzień/IV kwartał podatnik ma możliwość rozliczenia różnicy remanentowej (wartość remanentu początkowego pomniejszona o wartość końcowego). Wynika to z art. 24 ust. 2 ustawy o PIT.

Przykład 1.

Pani Anna prowadząca działalność gospodarczą w grudniu 2020 roku osiągnęła dochód w wysokości 65 tys. złotych. Remanent początkowy na 1 stycznia roku wyniósł 32 tys. złotych. Natomiast remanent końcowy na 31 grudnia wyniósł 15 tys. złotych. Zgodnie z powyższym różnica remanentowa wyniesie (-) 17 tys. złotych. Tak, więc gdyby uwzględniony został remanent w zaliczce na podatek dochodowy za grudzień to zmniejszyłby on dochód i wyniósłby on 48 tys. złotych (65 tys. - 17 tys.).

W celu ujęcia różnicy remanentowej w zaliczce za ostatni miesiąc (grudzień lub kwartał IV), należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK, gdzie jako okres należy wybrać GRUDZIEŃ/KWARTAŁ IV.

W oknie które się otworzy należy zaznaczyć opcję PROWADZĘ INNĄ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ i w polu DOCHÓD NARASTAJĄCO Z INNEJ DZIAŁALNOŚCI wprowadzić wartość remanentu początkowego pomniejszoną o wartość remanentu końcowego. Jeżeli wychodzi ujemna kwota, w danym polu należy wpisać wartość ze znakiem "-". Wówczas wartość różnicy remanentowej uwzględniona zostanie w ostatniej zaliczce za dany rok.

Podsumowanie zapisów w księdze

Przedsiębiorcy, w związku z zakończeniem roku podatkowego, są zobowiązani do zamknięcia KPIR. Przy czym - żadne przepisy nie określają granicznego terminu na dokonanie tego obowiązku. Jednak w praktyce przyjęło się, że terminem ostatecznym jest dzień złożenia zeznania rocznego za dany rok podatkowy. Zamknięcie roku podatkowego wiąże się z koniecznością podsumowania księgi. Podatnik ma w tym zakresie dwie możliwości:

• jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je. 

• jeżeli podatnik dokonywał podsumowanie księgi co miesiąc w sposób narastający od początku roku, wówczas podatnik po zakończeniu ostatniego miesiąca roku - grudnia - generuje podsumowanie poprzez dodanie do grudniowych wartości uprzednio określonych wartości z podsumowania narastającego z listopada.

  Spisu z natury nie ujmuje się w podsumowaniu KPiR.

Rozwiązanie w systemie wfirma.pl

System automatycznie podsumowuje kolumny KPiR co miesiąc w sposób narastający od początku roku, w związku z czym użytkownik po wygenerowaniu KPiR otrzyma stosowne podsumowanie. Aby pobrać KPiR za cały rok podatkowy należy przejść do zakładki EWIDENCJE » KPIR, u dołu tabeli jako okres należy wybrać grudzień i następnie z górnego menu wybrać opcję DRUKUJ » DRUKUJ KPIR.

Najczęściej pojawiające się pytanie dotyczące podsumowanie zapisów w księdze 

Pytanie: Proszę o informację dlaczego na wydruku KPiR za miesiąc np. grudzień nie mam informacji "Miesiąc zamknięty"?

Odpowiedź: Informacja "Miesiąc zamknięty" wyświetlająca się na wydruku KPiR oznacza, że zaliczka na podatek za dany okres (miesiąc) została wygenerowana. Dany zapis pojawia się na każdej stronie KPIR. Okres księgowy można również zamknąć za pomocą statusów księgowych, w tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » OKRESY KSIĘGOWE, oznaczyć dany miesiąc i skorzystać z funkcji USTAW STATUS » ZAMKNIĘTY. Jednak nie zalecamy zamykania okresu księgowego przed wyliczeniem zaliczki na podatek (w przypadku zaliczek miesięcznych).

Zeznanie roczne 

Podatnicy, którzy dokonują rozliczeń za pomocą KPiR, na koniec roku podatkowego zobowiązani są do złożenia zeznania rocznego za ten rok. Termin składania zeznań rocznych liczony jest od 15 lutego do 30 kwietnia. włącznie. Wygenerowanie i wysłanie deklaracji przed dniem 15 luty nie wpływa na skrócenie terminu zwrotu nadpłaty podatku. Dodatkowo, podatnicy mają obowiązek opłacenia zaliczki na podatek za grudzień/ IV kwartał ponieważ przepis umożliwiający niepłacenie  ostatniej zaliczki w przypadku złożenia zeznania rocznego do 20 stycznia został uchylony (nie obowiązuje). W przypadku opodatkowania skalą podatkową składa się druk PIT-36, a w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym druk PIT-36L.