Zeznania roczne związane z zatrudnianiem pracownika

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników są zobligowani złożyć dodatkowe zeznania roczne - PIT 4R,  PIT 8AR, PIT-11 oraz IFT-1R. PIT-4R i PIT-8AR SĄ TO to zbiorcze deklaracje, w których wykazane są zaliczki pobrane za wszystkich pracowników. PIT-111 oraz IFT-1R są deklaracjami indywidualnymi każdego pracownika. Zeznania te należy wysłać do urzędu skarbowego, nie należy przekazywać ich pracownikom. Poniżej przedstawiamy jak wygenerować te deklaracje.

Obowiązek złożenia deklaracji podatkowych za pracowników

Płatnik (przedsiębiorca) jest zobligowany do wysłania do urzędu skarbowego deklaracji PIT 4R, PIT 8AR oraz PIT-11 drogą elektroniczną w terminie do 31 stycznia w danym roku za rok poprzedni. IFT-1R wysyła się do końca lutego za rok poprzedni. Jedynie w przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed tą datą, PIT-8AR, PIT-4R, IFT-1R i PIT-11 należy złożyć do ostatniego dnia aktywności firmy.

Roczna zbiorcza deklaracja dochodów pracowników (PIT 4R)

Deklarację PIT 4R składają przedsiębiorcy zatrudniający pracowników w celu wykazania pobranych i odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy pracowników. Deklaracja roczna PIT-4R generowana jest na podstawie wyliczonych zaliczek za pracowników w systemie.

W celu sporządzenia PIT-4R należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ, następnie z listy wybrać ROCZNA ZBIORCZA DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKÓW (PIT-4R).

Kolejny krok to wybór roku, którego deklaracja ma dotyczyć oraz wskazanie celu:

• złożenie deklaracji lub
• korekta deklaracji.

Jeśli jako Cel złożenia wybierzemy KOREKTA DEKLARACJI, wówczas konieczne będzie również oznaczenie rodzaju korekty.

System daje możliwość edycji danych w sekcji C czyli kwot odprowadzonego podatku w poszczególnych miesiącach. Jest to możliwe w zakładce START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE po zaznaczeniu deklaracji i kliknięciu Modyfikuj. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno, w którym można modyfikować dane w sekcji C. 

Aby edytować sekcję C czyli należne zaliczki na podatek dochodowy oraz należny podatek zryczałtowany należy odznaczyć pole automatyczne wyliczenie. Po tym kroku możliwe będzie modyfikowanie informacji zawartych w tym sektorze. W przypadku deklaracji PIT-4R edytować można należne zaliczki na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego.

Podczas modyfikacji można również zaznaczyć w części D.2 miesiące, w których skorzystano z przesunięcia terminu przekazania zaliczek na podatek.

Roczna zbiorcza deklaracja o zryczałtowanym podatku dochodowym (PIT 8AR)

PIT 8AR składają przedsiębiorcy opłacający zryczałtowany podatek przy umowach zlecenie lub o dzieło do 200 zł oraz przedsiębiorcy, którzy wypłacają dywidendy. Tę deklarację muszą koniecznie złożyć ci przedsiębiorcy, którzy wyliczali również zryczałtowany podatek wg stawki 20% od wynagrodzeń cudzoziemców nieposiadających statusu rezydenta. Deklaracja generowana jest na podstawie wyliczonych zaliczek na podatek dochodowy pracowników w systemie.

W celu sporządzenia PIT 8AR należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ, następnie z listy wybrać ROCZNA ZBIORCZA DEKLARACJA O ZRYCZAŁTOWANYM PODATKU DOCHODOWYM (PIT 8AR).

Następny etap to wybór roku, które deklaracja ma dotyczyć oraz wskazanie celu:

• złożenie deklaracji, lub
• korekta deklaracji.

Jeśli jako Cel złożenia wybierzemy KOREKTA DEKLARACJI, wówczas konieczne będzie również oznaczenie rodzaju korekty.

System daje możliwość edycji danych w sekcji C czyli kwot odprowadzonego podatku w poszczególnych miesiącach. Jest to możliwe w zakładce START » PODATKI »  DEKLARACJE ROCZNE po zaznaczeniu deklaracji i kliknięciu Modyfikuj. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno, w którym można modyfikować dane w sekcji C. 

Aby edytować sekcje C czyli należne zaliczki na podatek dochodowy oraz należny podatek zryczałtowany należy odznaczyć pole automatyczne wyliczenie. Po tym kroku możliwe będzie modyfikowanie informacji zawartych w tym sektorze. W przypadku PIT 8AR system daje możliwość modyfikacji należnego zryczałtowanego podatku za poszczególne miesiące roku podatkowego. W obu przypadkach aby możliwe było edytowanie tych pól należy pamiętać o odznaczeniu pola automatyczne wyliczenie.

W systemie można również sporządzić korektę deklaracji rocznej w START » PODATKI »  DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ wybór odpowiedniego formularza i po pojawieniu się kolejnego okna jako Cel złożenia wybrać należy KOREKTA DEKLARACJI.

Sporządzenie PIT-11

Deklarację PIT-11 można sporządzić w:

• KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ lub
• KADRY » PRACOWNICY w szczegółach pracownika, w zakładce DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.

Deklarację można wygenerować dla wszystkich pracowników, którzy osiągnęli dochód w danym okresie. Deklarację można modyfikować oraz korygować na podobnej zasadzie jak pozostałe deklarację podatkowe. Szczegółową informację na ten temat zamieściliśmy w opracowaniu: PIT-11 - generowanie deklaracji dochodów pracowników.

Sporządzenie IFT-1R

Deklarację IFT-1R można sporządzić w:

• KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ lub
• KADRY » PRACOWNICY w szczegółach pracownika, w zakładce DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.

Deklarację można wygenerować dla wszystkich pracowników, którzy osiągnęli dochód w danym okresie. Deklarację można modyfikować oraz korygować na podobnej zasadzie jak pozostałe deklarację podatkowe. Szczegółową informację na ten temat zamieściliśmy w opracowaniu: Informacja o wysokości przychodu nierezydenta IFT-1/IFT-1R.

Wysyłka deklaracji do urzędu skarbowego

W systemie istnieje możliwość wysyłki wygenerowanych deklaracji podatkowych:

• PIT-4R oraz PIT-8AR poprzez START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » ZAZNACZENIE DEKLARACJI » WYŚLIJ DO URZĘDU,

• PIT-11 oraz IFT-1R poprzez KADRY » DEKLARACJE » ZAZNACZENIE DEKLARACJI » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US LUB ZUS.

Po otwarciu się okna należy przejść do odpowiedniej zakładki, w przypadku osób fizycznych (jednoosobowa działalność gospodarcza) będzie to zakładka BEZ PODPISU i tam dokonać autoryzacji wysyłki deklaracji przychodem ze wskazanego w polu roku. Spółki muszą posiadać UPL-1 na pracownika wFirma.pl lub własny podpis elektroniczny, aby złożyć to zeznanie.

Więcej informacji na temat wysyłki elektronicznej deklaracji, można znaleźć w artykule: E-deklaracje.