Zeznania roczne związane z zatrudnianiem pracownika

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników są zobligowani złożyć dodatkowe zeznania roczne - PIT 4R lub PIT 8AR. Są to zbiorcze deklaracje, w których wykazane są zaliczki pobrane za wszystkich pracowników. Zeznania te należy wysłać do urzędu skarbowego, nie należy przekazywać ich pracownikom. Poniżej przedstawiamy jak wygenerować te deklaracje.

Obowiązek złożenia deklaracji podatkowych za pracowników

Płatnik (przedsiębiorca) jest zobligowany do złożenia PIT 4R oraz PIT 8AR drogą elektroniczną w terminie do 31 stycznia w danym roku za rok poprzedni.
Jedynie w przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed tą datą, PIT-8AR, PIT-4R i PIT-11 należy złożyć do dnia zaprzestania prowadzenia działalności.

Roczna zbiorcza deklaracja dochodów pracowników (PIT 4R)

Deklarację PIT 4R składają przedsiębiorcy zatrudniający pracowników w celu wykazania pobranych i odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy pracowników.

Deklaracja roczna PIT 4R generowana jest na podstawie wyliczonych zaliczek za pracowników w systemie.

W celu sporządzenia PIT 4R należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ, następnie z listy wybrać ROCZNA ZBIORCZA DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKÓW (PIT 4R).

zeznania roczne - generowanie PIT-4R

Kolejny krok to wybór roku, którego deklaracja ma dotyczyć oraz wskazanie celu:

  • złożenie deklaracji lub
  • korekta deklaracji.

zeznania roczne - złożenie deklaracji

Konieczne jest także zaznaczenie opcji dotyczącej przesunięcia terminu przekazania podatku. Opcję tą zaznacza płatnik, który poniósł negatywne konsekwencje ekonomiczne z powodu COVID-19 i zgodnie z obowiązującymi przepisami skorzystał z przesunięcia terminu przekazania zaliczek na podatek. Jeśli płatnik nie skorzystał z tej opcji nie zaznacza tego punktu. 

Deklarację PIT 4R należy sporządzić i wysłać do US do 31 stycznia za rok poprzedni.

Roczna zbiorcza deklaracja o zryczałtowanym podatku dochodowym (PIT 8AR)

PIT 8AR składają przedsiębiorcy opłacający zryczałtowany podatek przy umowach zlecenie lub o dzieło do 200 zł oraz przedsiębiorcy, którzy wypłacają dywidendy.

Tę deklarację muszą koniecznie złożyć ci przedsiębiorcy, którzy wyliczali również zryczałtowany podatek wg stawki 20% od wynagrodzeń cudzoziemców nieposiadających statusu rezydenta.

Deklaracja generowana jest na podstawie wyliczonych zaliczek na podatek dochodowy pracowników w systemie.

W celu sporządzenia PIT 8AR należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ, następnie z listy wybrać ROCZNA ZBIORCZA DEKLARACJA O ZRYCZAŁTOWANYM PODATKU DOCHODOWYM (PIT 8AR).

 zeznania roczne - PIT-8AR

Następny etap to wybór roku, które deklaracja ma dotyczyć oraz wskazanie celu:

  • złożenie deklaracji, lub
  • korekta deklaracji.

zeznania roczne- pit 8AR

Zeznania roczne - modyfikowanie

System daje możliwość edycji danych w sekcji C czyli kwot odprowadzonego podatku w poszczególnych miesiącach. Jest to możliwe w zakładce START » PODATKI »  DEKLARACJE ROCZNE po zaznaczeniu deklaracji i kliknięciu Modyfikuj. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno, w którym można modyfikować dane w sekcji C. 

zeznania roczne - tryb edycji deklaracji

Aby edytować sekcje C czyli należne zaliczki na podatek dochodowy oraz należny podatek zryczałtowany należy odznaczyć pole automatyczne wyliczenie. Po tym kroku możliwe będzie modyfikowanie informacji zawartych w tym sektorze. W przypadku deklaracji PIT 4R edytować można należne zaliczki na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego. 

 zeznania roczne - zaliczki modyfikacja

W przypadku PIT 8AR system daje możliwość modyfikacji należnego zryczałtowanego podatku za poszczególne miesiące roku podatkowego. W obu przypadkach aby możliwe było edytowanie tych pól należy pamiętać o odznaczeniu pola automatyczne wyliczenie. 

zeznania roczne - zryczałtowany podatek

Korekta zeznania rocznego

W systemie można również sporządzić korektę deklaracji rocznej w START » PODATKI »  DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ wybór odpowiedniego formularza i po pojawieniu się kolejnego okna jako Cel złożenia wybrać należy KOREKTA DEKLARACJI.

zeznania roczne - jak skorygować?

Wysyłka deklaracji do urzędu skarbowego

W systemie istnieje możliwość wysyłki wygenerowanych deklaracji podatkowych poprzez jej zaznaczenie w zakładce START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » ZAZNACZENIE DEKLARACJI » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US LUB ZUS. Po otwarciu się okna należy przejść do odpowiedniej zakładki, w przypadku osób fizycznych (jednoosobowa działalność gospodarcza) będzie to zakładka BEZ PODPISU i tam dokonać autoryzacji wysyłki deklaracji przychodem ze wskazanego w polu roku.

Więcej informacji na temat wysyłki elektronicznej deklaracji, znajduje się w artykule: E-deklaracje.

Najczęściej zadawane pytania
  • Nie złożyłem deklaracji, czy grożą mi jakieś konsekwencje?
    Jeśli deklaracja została wysłana po terminie, ale urząd skarbowy jeszcze nie wysłał upomnienia, to po wysyłce deklaracji należy wysłać do US czynny żal, aby uniknąć kary za niedopełnienie obowiązków w odpowiednim czasie.
Zapewniamy regularne aktualizacje systemu, które odpowiadają na potrzeby naszych klientów i są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Gwarantujemy bezpieczeństwo korzystania z serwisu, nad którym nieustannie czuwają eksperci z zakresu prawa.
Ewa Szpytko-Waszczyszyn Dyrektor Działu Prawnego Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Ewa Szpytko-Waszczyszyn