Biała lista podatników w systemie wfirma

W systemie wfirma.pl przedsiębiorca może automatycznie zweryfikować numer rachunku bankowego kontrahenta z białą listą podatników udostępnioną przez MF i w ten sposób sprawdzić czy numer rachunku kontrahenta, na który ma dokonać zapłaty znajduje się na niej, co będzie szczególnie ważne od 1 stycznia 2020 r. przy transakcjach powyżej 15 tys. zł.

Biała lista podatników - czego dotyczy?

Od 1 września 2019 r. Ministerstwo Finansów udostępniło elektroniczny wykaz tzw. białą listę podatników, w której znajdą się informacje dotyczące:

  • podmiotów zarejestrowanych i niezarejestrowanych do VAT,
  • podmiotów wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT,
  • firmowych numerów rachunków bankowych podatników VAT.

Biała lista podatników ma ułatwić weryfikację kontrahentów, jak również nakłada na przedsiębiorców obowiązek sprawdzania numeru rachunku bankowego sprzedawcy, aby dokonać płatności na jego rachunek bankowy wskazany na białej liście.

Jeżeli numer rachunku bankowego przedsiębiorcy nie znajduje się na białej liście podatników to należy dokonać stosownych czynności, o czym więcej w artykule: Numeru rachunku nie ma na białej liście podatników - co należy zrobić?

Biała lista podatków - obowiązki i konsekwencje

W przypadku transakcji między firmami, której wartość brutto wynosi co najmniej 15 tys. zł (dotyczy jednej transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) i sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, to nabywca ma obowiązek sprawdzenia rachunku bankowego kontrahenta i dokonania przelewu na numer rachunku znajdujący się w wykazie.

Od 1 stycznia 2020 r. za płatność za transakcję między firmami o wartości brutto co najmniej 15 tys. zł na inny rachunek niż wskazany na białej liście podatników, przewidziane są sankcje oraz po stronie nabywcy wydatki takie nie będą mogły stanowić kosztu podatkowego.

Jeżeli zakup nie przekracza wskazanego limitu lub sprzedawcą jest podatnik zwolniony z VAT to przedsiębiorca nie ma obowiązku weryfikacji rachunku bankowego.

Jeśli nabywca nie dokona przelewu na rachunek bankowy kontrahenta wskazany w białej liście podatników mimo obowiązku to nie będzie mógł ująć zakupu w kosztach podatkowych (dotyczy podatników prowadzących KPIR) oraz narażony będzie na sankcje podatkowe wynikające z solidarnej odpowiedzialności.

Więcej na temat białej listy podatników można przeczytać w artykule: Biała lista podatników od września 2019 roku – jak weryfikować kontrahentów?

Biała lista podatników w systemie wfirma.pl

Aby dokonać weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta konieczne jest uzupełnienie numeru rachunku bankowego w jego danych.

Jak dodać rachunek bankowy w danych kontrahenta?

W celu uzupełnienia numeru rachunku bankowego kontrahenta dodanego do systemu należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI, gdzie zaznaczamy kontrahenta i korzystamy z opcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. W oknie, które się pojawi przechodzimy do podzakładki DODATKOWE INFORMACJE, gdzie w sekcji KONTO BANKOWE KONTRAHENTA, w pozycji NR KONTA uzupełniamy numer rachunku bankowego. Możliwe jest uzupełnienie tylko jednego numeru rachunku.

Biała lista podatników - dodawanie rachunku bankowego

Rachunek bankowy kontrahenta można również uzupełnić w trakcie księgowania wydatku w systemie (WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT)/ WYDATEK). W tym celu należy uzupełnić dane dostawcy w pozycji DOSTAWCA i skorzystać z opcji ZMIEŃ DANE

Biała lista podatników - zmiana danych kontrahenta

Wówczas dane dostawcy się rozwiną i w pozycji NUMER KONTA możliwe będzie uzupełnienie rachunku bankowego kontrahenta. 

Biała lista podatników - uzupełnienie numeru konta

Jak prawidłowo dodać nowego kontrahenta w systemie opisujemy w artykule pomocy: Dodawanie nowego kontrahenta.

Księgowanie wydatków - sprawdzenie rachunku bankowego kontrahenta

Przy księgowaniu wydatków system sprawdza czy numer rachunku bankowego przypisany do kontrahenta znajduje się na białej liście podatków. Weryfikacja następuje w przypadku, gdy spełnione są następujące warunki:

  1. dostawca jest czynnym podatnikiem VAT (system automatycznie weryfikuje status VAT),
  2. wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł,
  3. uzupełniony jest numer rachunku bankowego kontrahenta,
  4. jako metodę płatności wybrano przelew.

Biała lista podatników - weryfikacja nr konta podczas księgowania wydatku

Weryfikacja numeru rachunku bankowego na białej liście podatników VAT dokonywana jest u podatnika czynnego VAT na dzień wskazany w pozycji Zapłacono. Jeśli data we wspomnianej pozycji nie jest uzupełniona, weryfikacja dokonywana jest na dzień wskazany w pozycji Data odbioru faktury. Natomiast u podatnika zwolnionego z VAT weryfikacja dokonywana jest na dzień wskazany w pozycji Zapłacono (jeśli jest uzupełniona) lub w pozycji Data wystawienia.

Zapytanie dotyczące weryfikacji numeru rachunku bankowego kontrahenta dokonywane jest gdy spełnione są łącznie wymienione warunki oraz wybrana zostanie opcja ZAPISZ.

Jeżeli rachunek bankowy znajduje się na białej liście podatników to system wysyła komunikat w prawym górnym rogu "Wydatek został dodany" i pozwala na zapis wydatku w ewidencjach.

Biała lista podatników - komunikat dodawania wydatku

Natomiast jeśli rachunek bankowy nie znajduje się na białej liście to system wysyła komunikat: “Numer rachunku bankowego kontrahenta nie znajduje się na białej liście podatników. Przeczytaj więcej na ten temat. Jesteś pewien, że chcesz kontynuować?”

biała lista podatników - komunikat

Po wybraniu opcji TAK system zapisuje wydatek. Natomiast po wybraniu opcji NIE następuje powrót do okna z dodawaniem wydatku.

Brak weryfikacji numeru rachunku bankowego z białą listą podatników VAT może nastąpić w sytuacji gdy:
- dostawca ma status podatnika zwolnionego z VAT,
- wskazana została inna metoda płatności zamiast PRZELEW,
- wartość zaksięgowanej faktury wynosi poniżej 15 tys. zł,
- wybrany został identyfikator kontrahenta inny niż NIP lub REGON.

Biała lista podatników - historia weryfikacji

Każde sprawdzenie rachunku bankowego kontrahenta na białej liście podatników, które zostało wykonane w systemie (podczas księgowania wydatków lub eksportu do banku) jest zapisywane automatycznie w Historii weryfikacji rachunku bankowego. Aby ją wyświetlić należy kliknąć na wybranego kontrahenta, następnie w oknie które się pojawi, przy pozycji NR KONTA widoczna jest ikona biała lista podatników - ikona historii weryfikacji, na którą należny kliknąć.

biała lista podatników - szczegóły kontrahenta

Historia weryfikacji rachunku bankowego zawiera:

  • czas - kiedy zostało wykonane zapytanie do białej listy,
  • identyfikator - unikatowy identyfikator wyszukiwania, aby potwierdzić wykonanie weryfikacji,
  • status - wyróżnione są dwa statusy:
    • Numer bankowy XXX nie znajduje się na białej liście podatników
    • Numer bankowy XXX znajduje się na białej liście podatników

biała lista podatników - dane zawarte w historii

Zawartą w systemie historię weryfikacji weryfikacji rachunku bankowego można wydrukować za pomocą opcji DRUKOWANIE TABELI dostępnej po najechaniu na ikonę biała lista podatników - ikona kół zębatychw prawym górnym rogu. Będzie ona przydatna w razie żądania przez urząd skarbowy przedłożenia dowodów należytej staranności.

 biała lista podatników - drukowanie tableli

Eksport do banku - weryfikacja rachunków na białej liście podatników

W przypadku użytkownika posiadającego pakiet “Księgowość online” możliwe jest wykonanie eksportu przelewów do banku. Jeżeli wartość brutto wydatku będzie wynosiła co najmniej 15 tys. zł brutto to system weryfikuje rachunek bankowy kontrahenta i poinformuje czy wpisany numer rachunku znajduje się na białej liście podatników.

W celu wykonania eksportu do banku należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie zaznaczamy wydatki, dla których chcemy dokonać eksportu i korzystamy z opcji EKSPORTUJ DO BANKU

Biała lista podatników - eksport do banku

Jeśli dla transakcji powyżej 15 tys. zł wszystkie rachunki bankowe kontrahentów znajdą się na białej liście podatników to system generuje automatycznie plik z listą przelewów do banku.

Natomiast jeśli rachunku bankowego kontrahenta dla płatności co najmniej 15 tys. zł nie będzie na białej liście podatników to system wyświetli komunikat z informacją: “Rachunek nie znajduje się na białej liście podatników”. Dzięki temu przedsiębiorca ma możliwość zweryfikowania czy prawidłowo wprowadził numer rachunku bankowego kontrahenta oraz czy dany numer rachunku, na który chce zlecić przelew znajduje się na białej liście podatników w dniu, w którym generuje paczkę przelewów do banku.

Biała lista podatników - weryfikacja nr konta

Komunikat “Rachunek nie znajduje się na białej liście podatników” przy rachunku bankowym pojawi się gdy:
- uzyskano negatywną odpowiedź przez API z białą listą podatników (dany rachunek bankowy się na niej nie znajduje),
- kontrahent, którego rachunek bankowy dotyczy nie jest podatnikiem VAT czynnym.

Biała lista podatników - limit zapytań

W związku z tym, że Ministerstwo Finansów nałożyło dzienny limit zapytań przez API użytkownik może wykonać na dzień po 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie. Informacja o nałożonym limicie przez MF znajduje się na stronie: API Wykazu podatników VAT. Według zapowiedzi MF od listopada 2019 r. limity te mają zostać zwiększone bądź zlikwidowane.

Wyksięgowanie kosztu w związku z płatnością na rachunek spoza białej listy podatników VAT

Konieczność wyksięgowania kosztu w związku z płatnością na rachunek bankowy spoza wykazu obowiązuje gdy:

  • płatność odbyła się po 31 grudnia 2019 roku,
  • w ciągu 3 dni od dokonania przelewu podatnik nie dokonał właściwego zgłoszenia do urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
  • wartość transakcji wynosiła najmniej 15 tys., a sprzedawca był czynny podatnikiem VAT.

Aby wyksięgować ujęty wydatek zaksięgowany pierwotnie w systemie, który został opłacony na rachunek bankowy spoza wykazu należy dokonać jego ręcznego wyksięgowania z KPiR. W tym celu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS. Uzupełniamy kolejno dane:

  • kontrahent - kontrahent z faktury zakupu,
  • data - ostatni dzień miesiąca w którym zlecono przelew,
  • numer dowodu - numer faktury zakupu,
  • opis - np. wyksięgowanie kosztu opłaconego na rachunek bankowy spoza białej listy.

biała lista podatników - wyksięgowanie kosztu kpir

Kwotę w części lub całości opłaconą na rachunek spoza wykazu należy wprowadzić ze znakiem minus, w kolumnie zgodnej z rodzajem wydatku wybranym podczas ujmowania go pierwotnie. W przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów należy dokonać zwiększenia przychodów (kol. Pozostałe przychody).