Ewidencja przebiegu pojazdu - jak ją prowadzić w systemie?

Jak księgować faktury za wydatki eksploatacyjne do samochodu, do którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu? Jaki jest prawidłowy sposób rozliczania auta na zasadzie kilometrówki w systemie wfirma.pl?

 

Od 2019 roku został zniesiony obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT, na rzecz rozliczania wydatków związanych z eksploatacją pojazdu osobowego prywatnego do limitu 20% kosztów uzyskania przychodu, o czym więcej w artykule: Likwidacja kilometrówki dla samochodów prywatnych w 2019 r.

Jednakże zgodnie z nowymi przepisami dla pojazdów osobowych niefirmowych oraz dla pojazdów firmowych, innych niż wymienione w ustawie jako konstrukcyjnie, przeznaczone wyłącznie do działalności, dla których użytkownik wskazał użytek "tylko w działalności" (uprawniający do ujmowania 100% kosztów związanych z eksploatacją pojazdu w KPIR oraz odliczania 100% VAT) należy prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu, w której wskazane zostaną przejechane firmowo trasy wraz ze stanem licznika (na początek wykorzystywania pojazdu tylko do działalności oraz koniec wykorzystywania pojazdu tylko do działalności).

Od 2019 roku aby móc odliczyć 100% kosztów uzyskania przychodów od wydatków związanych z eksploatacją:
- samochodów osobowych,
- samochodów ciężarowych do 3,5 tony z homologacją,
- motocykli,
- innych pojazdów poniżej 3,5 tony, które nie zostały wymienione w ustawie jako konstrukcyjnie, przeznaczone wyłącznie do działalności.
niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26 oraz sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu - jak prowadzić w systemie?

Jak dodać przejechaną trasę do systemu?

Wpisy dotyczące przejechanych tras należy wprowadzać poprzez zakładkę WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Następnie w okienku, które się pojawi należy:

  • wybrać pojazd z dostępnej listy,
  • uzupełnić imię i nazwisko kierowcy,
  • wskazać datę przejazdu,
  • uzupełnić cel wyjazdu (wskazane jest podanie jak najbardziej szczegółowych danych np. Dojazd do klienta X w celu ...),
  • uzupełnić trasę - można wybrać zdefiniowaną wcześniej trasę lub wprowadzić nową wpisując ręcznie przejechany dystans (w km) oraz przebieg trasy np. Warszawa -> Wrocław.

W systemie dzięki funkcji powielania wpisów możliwe jest szybkie uzupełnienie zapisów tras. W tym celu należy w zakładce:WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA oznaczyć trasę i skorzystać z opcji POWIEL.

Jak dodać stan licznika do systemu?

Po wprowadzeniu pojazdu do systemu i wskazaniu użytku "tylko w działalności" system wymusi uzupełnienie stanu licznika na początek wykorzystywania pojazdu tylko w działalności - czyli w oknie które się pojawi należy jako zdarzenie wskazać POCZĄTEK WYKORZYSTYWANIA POJAZDU TYLKO W DZIAŁALNOŚCI, uzupełnić datę pomiaru oraz stan licznika. Zapisujemy.

Ewidencja przebiegu pojazdu

W związku z wprowadzeniem stanu licznika początkowego, przedsiębiorca zobowiązany będzie na koniec każdego miesiąca dokonać odczytu stanu licznika. W tym celu należy przejść do zakładki: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA i w oknie które się pojawi wybrać:

  • rodzaj zdarzenia: KONIEC MIESIĄCA,
  • wybrać pojazd z dostępnej listy,
  • uzupełnić datę pomiaru - ostatni dzień miesiąca,
  • stan licznika.

Ewidencja przebiegu pojazdu

W przypadku rozbieżności pomiędzy stanem licznika na koniec okresu a dystansem wyliczonym na podstawie przejazdów z kilometrówki, system wyświetli komunikat informujący o zaistniałej niezgodności.

Ewidencja przebiegu pojazdu - drukowanie

Po uzupełnieniu kilometrówki oraz faktur kosztowych dotyczących eksploatacji pojazdu można wydrukować z zakładki KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DRUKUJ » EWIDENCJĘ (VAT). W oknie generowania wydruku należy wskazać okres rozliczeniowy: miesiąc bądź kwartał oraz pojazd, którego dotyczy ewidencja.

 Ewidencja przebiegu pojazdu

Jak księgować wydatki związane z użytkowaniem pojazdu dla którego prowadzona jest kilometrówka?

Wydatki, związane z użytkowaniem samochodu prywatnego dla którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, księguje się następująco: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie jako rodzaj wydatku wybieramy ZAKUP PALIWA DO POJAZDU lub INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU. W oknie wprowadzenia wydatku wprowadzamy dane zgodnie z fakturą oraz wybieramy pojazd z listy. Tak zaksięgowane wydatki trafią do kol. 13 KPIR w kwocie netto oraz rejestru VAT zakupu w kwocie VAT 100%.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Stale wspieramy naszych klientów poprzez indywidualne podejście do każdej sprawy. Do tej pory udzieliliśmy ponad 40 000 porad z zakresu księgowości, podatków, kadr i prawa gospodarczego. Dostarczamy niezbędną wiedzę, która bezpośrednio przekłada się na efektywne zarządzanie firmą.
Angelika Borowska Dyrektor Biura Obsługi Klienta Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Angelika Borowska