Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. W związku z tym jakie dokumenty należy księgować i przechowywać w dokumentacji firmowej?
Jakie dokumenty księgowe przechowywać?
Prawidłowy sporządzony zestaw dokumentów za miesiąc podatkowy powinien zawierać wszystkie dokumenty umożliwiające wyliczenie podatków tj. :
dokumenty kosztowe (faktury, rachunki, polisy ubezpieczeniowe, bilety itp.),
faktury sprzedaży oraz korekty tych faktur jeśli występują,
w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych ewidencję sprzedaży bezrachunkowej lub okresowe raporty z kasy fiskalnej,
dowody wewnętrzne,
zestawienie odpisów amortyzacyjnych za dany okres rozliczeniowy,
ewidencję przebiegu pojazdu i rejestru kosztów z nią związanych,
jeśli firma zatrudnia pracowników listę płac, umowy, rachunki,
rejestry VAT sprzedaży oraz zakupów (w przypadku czynnych podatników VAT),
Dodatkowo można przechowywać:
deklarację VAT oraz potwierdzenie jej wysyłki (UPO),
zestawienie wyliczenia podatku dochodowego,
ewidencję przychodów (w przypadku podatników których dochód z tytułu działalności opodatkowany jest ryczałtem)
Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów.
Aby Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów prowadzona w sposób elektroniczny została uznana za prawidłową powinny zostać spełnione poniższe warunki:
- program powinien posiadać szczegółową instrukcję obsługi sporządzoną na piśmie,
- stosowanie programu powinno zapewnić bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwić wydruk wszystkich danych w porządku chronologicznym zgodnie ze wzorem księgi,
- program powinien umożliwić przechowywanie wprowadzonych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony (tzw. backup danych).
System wfirma.pl posiada pisemną instrukcję obsługi programu, która dostępna jest w artykule: Czy dostępna jest instrukcja obsługi programu? Umożliwia bezzwłoczny wgląd do wprowadzonych zapisów oraz ich wydruk. Tworzone są również backup’y danych, niemniej w odniesieniu do tego punktu, użytkownicy powinni również dodatkowo samodzielnie zadbać o kopię wprowadzonych do systemu danych. W tym celu należałoby skorzystać z możliwości robienia wydruków do pliku PDF, które to pliki powinny być przechowywane na zewnętrznych elektronicznych nośnikach danych.
Jakie dokumenty kadrowe i ubezpieczeniowe przechowywać?
Przedsiębiorca zatrudniający pracownika jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników. Aktualnie mogą one być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej - a okres ich przechowywania to 50 lat. Taki sam okres przechowywania dotyczy dokumentacji płacowej, czyli wszystkie dokumenty służące do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Do dokumentacji płacowej zaliczamy listy płac, karty wynagrodzeń, umowy i rachunki do umów cywilnoprawnych lub inne dowody płacowe. Inne dokumenty związane z płacami podlegają krótszemu przechowywaniu, określonemu w przepisach o rachunkowości, o podatku dochodowym, o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych oraz w Ordynacji podatkowej i w innych aktach normatywnych. Kopie wydanych zaświadczeń powinny być przechowywane przez 3 lata. Długotrwałe przechowywanie dokumentacji (5-50 lat) musi być w miejscu strzeżonym, zabezpieczonym i niedostępnym dla nieupoważnionych osób.
Z kolei dokumenty firmowe związane z ZUS można podzielić na trzy rodzaje zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze. Okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych jak i dokumentów rozliczeniowych wynosi 5 lat. Dotyczy to zarówno dokumentów przekazywanych w formie papierowej jak i w formie elektronicznej. Przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić dokumenty inspektorowi ZUS podczas kontroli.
Natomiast okres przechowywania dokumentów płatniczych określa Ordynacja podatkowa, ponieważ składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP są kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Dokumenty te świadczą o poniesieniu kosztów oraz o uprawnieniu do emerytury i dlatego powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.
Wydruki w systemie wfirma
Wydruki w systemie można wykonywać pojedynczo, przy użyciu opcji DRUKUJ, która dostępna jest dla każdego dokumentu wygenerowanego w systemie lub poprzez Zbiorcze generowanie wydruków.
