Księgowanie kosztów wynagrodzeń

W jaki sposób obywa się księgowanie kosztów wynagrodzeń oraz składek ZUS za pracowników, gdy przedsiębiorca jako formę ewidencji prowadzi księgę przychodów i rozchodów (KPIR)?

Księgowanie wynagrodzeń w systemie wygląda następująco:

  1. w przypadku list płac ze stosunku pracy z datą wypłaty do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenie było należne księgowane jest w miesiącu, którego dotyczy wynagrodzenie (np. lista płac za styczeń płatna maksymalnie 10 lutego będzie ujęta w kosztach w styczniu). W pozostałych przypadkach (gdy za dany miesiąc jest dokonana po terminie, np. za styczeń 11 lutego) lista płac jako koszt dodawana jest do kpir w dacie faktycznej wypłaty
  2. w przypadku wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych (zlecenie/dzieło) zawsze lista wypłat lub rachunki księgowane są w kpir w dacie wypłaty wynagrodzenia.

Na podstawie listy płac w kpir ujmowane jest wyłącznie wynagrodzenie brutto, na które składa się wynagrodzenie netto, składki finansowane przez pracownika oraz podatek pobierany od pensji.

Aby sprawdzić księgowanie listy płac wystarczy w KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE kliknąć na wybraną listę płac i po otwarciu się okna należy przejść do zakładki EWIDENCJE, gdzie będzie dokładna informacja pod jaką datą i pozycją znajduje się wpis.

Księgowanie kosztów wynagrodzeń - zapis w kpir

Natomiast składki ZUS finansowane po stronie pracodawcy czy zleceniodawcy księgowane są na podstawie rozliczenia deklaracji ZUS DRA w START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » ZAZNACZENIE DEKLARACJI » ZAPŁAĆ » ROZLICZ:

  1. gdy wynagrodzenie z umowy o pracę wypłacane jest na ostatni dzień miesiąca, a składki są opłacone w terminie, wówczas składki za pracowników są księgowane w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie (art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przykładowo lista płac za styczeń wypłacona 31 stycznia, składki od wynagrodzenia opłacone do 15/20 lutego, wówczas składki zostaną ujęte na DW w styczniu.
  2. jeśli wynagrodzenie z umowy o pracę płatne jest z przesunięciem, czyli już w kolejnym miesiącu (do 10 dnia miesiąca), a składki uregulowane są w terminie, wówczas składki z deklaracji rozliczane są zgodnie z datą ich zapłaty, która powinna być równoznaczna z datą dodania płatności do deklaracji. Przykładowo wynagrodzenie za styczeń płatne w lutym, składki od tego wynagrodzenia są wykazane w deklaracji za luty płatnej do 15/20 marca - są księgowane w marcu). Taki system rozliczania składek, przy wynagrodzeniach płatnych z przesunięciem został przyjęty w związku z tym, że występuje tu jakby 2 miesięczne przesunięcie. Gdyby składki opłacone w marcu księgowały się w styczniu (który został już rozliczony - zaliczka na podatek do 20 lutego), wówczas wpływałoby to na podatek dochodowy za poprzednie miesiące.
  3. składki z wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych zawsze księgowane są w dacie uiszczenia zobowiązań do ZUS.

W celu sprawdzenia, w jaki sposób zostały zaksięgowane poszczególne opłaty wystarczy w zakładce  START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » kliknąć na deklarację, przejść do zakładki PŁATNOŚCI i kliknąć na datę rozliczenia.

Księgowanie kosztów wynagrodzeń - płatność do DRA

Wyświetli się wówczas okno z rozpiską księgowania poszczególnych składek.

Księgowanie kosztów wynagrodzeń i składek

Od 1 stycznia 2023 roku nastąpi zmiana sposobu księgowania składek finansowanych przez pracodawcę, system wfirma zostanie do tej zmiany również dostosowany. Nowe brzmienie przepisu art. 22 ust 6bb będzie następujące: „Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.”.

Podsumowując, księgowanie kosztów wynagrodzeń w wFirma.pl odbywa się automatycznie, dzięki czemu pracodawca nie musi martwić się o poprawność zapisów z tym związanych.

Dbamy o dostarczanie najwyższej jakości kompleksowego narzędzia do prowadzenia księgowości firmy. Przestrzegamy, aby wszystkie procesy, odbywające się w ramach modyfikacji systemu, przeprowadzane były zgodnie z polityką jakości ISO 9001.
Bartłomiej Lazarowicz Kierownik Działu Jakości Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Bartłomiej Lazarowicz