W jaki sposób obywa się księgowanie kosztów wynagrodzeń oraz składek ZUS za pracowników, gdy przedsiębiorca jako formę ewidencji prowadzi księgę przychodów i rozchodów (KPIR)?
Księgowanie wynagrodzeń w systemie wygląda następująco:
- w przypadku list płac ze stosunku pracy z datą wypłaty do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenie było należne księgowane jest w miesiącu, którego dotyczy wynagrodzenie (np. lista płac za styczeń płatna maksymalnie 10 lutego będzie ujęta w kosztach w styczniu). W pozostałych przypadkach (gdy za dany miesiąc jest dokonana po terminie, np. za styczeń 11 lutego) lista płac jako koszt dodawana jest do KPIR w dacie faktycznej wypłaty
- w przypadku wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych (zlecenie/dzieło) zawsze lista wypłat lub rachunki księgowane są w KPIR w dacie wypłaty wynagrodzenia.
Aby sprawdzić księgowanie listy płac wystarczy w KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE kliknąć na wybraną listę płac i po otwarciu się okna należy przejść do zakładki EWIDENCJE, gdzie będzie dokładna informacja pod jaką datą i pozycją znajduje się wpis. Wpis będzie dodany automatycznie, jeśli podczas generowania listy płac zaznaczona została opcja AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE.
Składki ZUS finansowane przez pracodawcę - zasady odliczenia od stycznia 2023
Powyższa zmiana ma zastosowanie począwszy od wynagrodzeń uzyskanych od stycznia 2023 oraz składek z tytułu tych wynagrodzeń. Oznacza to, że bez względu na datę wypłaty wynagrodzenia z listy płac z tytułu umów o pracę, składki społeczne finansowane przez płatnika podlegają księgowaniu w kosztach w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie.
Automatyczne księgowanie wynagrodzeń i składek społecznych finansowanych przez płatnika
Aby składki społeczne finansowane przez płatnika zostały ujęte w miesiącu, za który są należne należy podczas generowania listy płac z tytułu umowy o pracę KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ) pozostawić zaznaczoną opcję AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE.
Domyślnie zaznaczona opcja automatycznego księgowania powoduje, że płatnik deklaruje się opłacić składki ZUS w terminie, wówczas po kliknięciu ZAPISZ w KPiR jako koszt zostaną wykazane następujące wpisy:
- wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
- składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
- składki FP i FGŚP z umów o pracę.
Dane w tym zakresie można zweryfikować klikając na wygenerowaną listę płać, przechodząc do podzakładki EWIDENCJE.
W momencie wygenerowania deklaracji ZUS DRA i jej rozliczeniu, w celu sprawdzenia, w jaki sposób zostały zaksięgowane poszczególne opłaty wystarczy w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » kliknąć na deklarację i przejść do zakładki PŁATNOŚCI i kliknąć na datę rozliczenia.
Wyświetli się wówczas okno z rozpiską księgowania poszczególnych składek.
Ręczne księgowanie wynagrodzenia i składek społecznych finansowanych przez płatnika
Jeśli w momencie generowania listy płac z tytułu umowy o pracę KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ) zostanie odznaczona opcja AUTOMATYCZNE KSIĘGOWEGO, wówczas:
- wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
- składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
- składki FP i FGŚP z umów o pracę
- należy zaksięgować ręcznie.
Ręczny wpis z ww. składnikami dodaje bezpośrednio w KPiR poprzez EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS gdzie należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA wskazać datę księgowania składników, numer listy płac a wartości wpisać w następujące kolumny:
- wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto w kolumnie 12. KPiR Wynagrodzenia w gotówce i naturze
- składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika oraz składki FP I FGŚP w kolumnie 13. KPiR Pozostałe wydatki.
Następnie po rozliczeniu deklaracji ZUS DRA za miesiąc, w którym wykazane zostały składki z danej listy płac z tytułu umowy o pracę podsumowanie z rozpiską księgowania poszczególnych składek będzie wyglądać następująco:
Składki ZUS finansowane przez pracodawcę - zasady odliczenia do grudnia 2022 roku
Natomiast składki ZUS finansowane po stronie pracodawcy czy zleceniodawcy księgowane są na podstawie rozliczenia deklaracji ZUS DRA w START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » ZAZNACZENIE DEKLARACJI » ZAPŁAĆ » ROZLICZ:
- gdy wynagrodzenie z umowy o pracę wypłacane jest na ostatni dzień miesiąca, a składki są opłacone w terminie, wówczas składki za pracowników są księgowane w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie (art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przykładowo lista płac za styczeń wypłacona 31 stycznia, składki od wynagrodzenia opłacone do 15/20 lutego, wówczas składki zostaną ujęte na DW w styczniu.
- jeśli wynagrodzenie z umowy o pracę płatne jest z przesunięciem, czyli już w kolejnym miesiącu (do 10 dnia miesiąca), a składki uregulowane są w terminie, wówczas składki z deklaracji rozliczane są zgodnie z datą ich zapłaty, która powinna być równoznaczna z datą dodania płatności do deklaracji. Przykładowo wynagrodzenie za styczeń płatne w lutym, składki od tego wynagrodzenia są wykazane w deklaracji za luty płatnej do 15/20 marca - są księgowane w marcu). Taki system rozliczania składek, przy wynagrodzeniach płatnych z przesunięciem został przyjęty w związku z tym, że występuje tu jakby 2 miesięczne przesunięcie. Gdyby składki opłacone w marcu księgowałyby się w styczniu (który został już rozliczony - zaliczka na podatek do 20 lutego), wówczas wpływałoby to na podatek dochodowy za poprzednie miesiące.
- składki z wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych zawsze księgowane są w dacie uiszczenia zobowiązań do ZUS.
W celu sprawdzenia, w jaki sposób zostały zaksięgowane poszczególne opłaty wystarczy w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » kliknąć na deklarację, przejść do zakładki PŁATNOŚCI i kliknąć na datę rozliczenia.
Wyświetli się wówczas okno z rozpiską księgowania poszczególnych składek.
Podsumowując, księgowanie kosztów wynagrodzeń w wFirma.pl odbywa się automatycznie, dzięki czemu pracodawca nie musi martwić się o poprawność zapisów z tym związanych.
