Przeniesienie kadr z innego systemu

System wfirma to kompleksowe narzędzie służące do rozliczania pracowników i zleceniobiorców. Przeniesienie kadr z innego systemu do wfirma jest możliwe. W tym artykule pomocy dowiesz się jak to zrobić. 

Przeniesienie kadr z innego systemu do wfirma - podstawowe dane

W systemie na starcie warto uzupełnić podstawowe dane dotyczące specyfiki jej rozliczania. Pozwoli to na prawidłowe rozliczenia zarówno zasiłków, składek jak i PPK. 

Oznaczenie płatnika zasiłków 

Aby w programie wFirma.pl możliwe było wprowadzanie i rozliczanie zasiłków należy w pierwszej kolejności zaznaczyć w USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE opcję Firma jest płatnikiem zasiłków.

przeniesienie kadr z innego systemu - zasiłki ZUS

Oznaczenie PPK

W celu włączenia funkcjonalności PPK należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » KADRY. Następnie w oknie dialogowym należy zaznaczyć opcję “włącz Pracownicze Plany Kapitałowe”. W kolejnym kroku należy uzupełnić miesiąc objęcia obowiązkiem PPK, wprowadzić wysokość stawki dodatkowej finansowej przez pracodawcę lub w przypadku gdy przedsiębiorca nie zadeklarował chęci odprowadzania wpłaty dodatkowej wybrać “brak” oraz wybrać z listy właściwy fundusz inwestycyjny, zmiany zapisać.

przeniesienie kadr z innego systemu - zasiłki

Dodanie pracowników do systemu 

Aby wprowadzić pracowników można tego dokonać z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA »  DODAJ DANE RĘCZNIE. Należy tu wprowadzić dane:

  • podstawowe np. imię, nazwisko, pesel 
  • szczegółowe np. obywatelstwo, numer rachunku bankowego
  • adresowe
  • ZUS,US,PPK

 

przeniesienie kadr z innego systemu - PPK


Jeśli nie chcemy wprowadzać danych ręcznie można wysyłać do pracowników kwestionariusze poprzez KADRY » PRACOWNICY » DODAJ »  DODAJ DANE RĘCZNIE lub UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE. Do pracownika zostanie wysłany e-mail z aktywacją konta, gdzie będzie mógł wypełnić odpowiedni druk. Proces wysyłki kwestionariusza jest jednak dostosowany do zatrudnienia nowego pracownika nie zaś do przeniesienia danych z innego systemu. Można jednak skorzystać z tej opcji przy dużym wolumenie pracowniczym.

Dodawanie umów 

Po wprowadzeniu pracownika do systemu należy wygenerować mu umowę. System daje możliwość dodania zarówno umów cywilnoprawnych jak i umowy o pracę, którą użytkownik wygeneruje w systemie z poziomu zakładek:

  • KADRY » UMOWY » DODAJ
  • KADRY » PRACOWNICY » WYSTAW » UMOWĘ.

przeniesienie kadr z innego systemu - dodanie umowyDane pracownika na cele świadectwa pracy i naliczenia podstawy zasiłku

W przypadku przeniesienia danych do programu wFirma warto wprowadzić dane które będą potrzebne podczas wystawiania świadectwa pracy czy też sporządzania dokumentów do ZUS np. Z-3. W celu wprowadzenia nieobecności pracownika należy przejść do szczegółów pracownika czyli do modułu KADRY » PRACOWNICY i kliknąć na jego imię i nazwisko. W zakładce CZAS PRACY można wprowadzać dane dotyczące nieobecności pracownika takich jak: 

  • urlop - jeśli nie chcemy wprowadzać całej historii urlopowej wystarczy wprowadzenie bieżącego urlopu w zakładce CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI,
  • choroba, zasiłki - aby poprawnie generować dokumenty Z-3 potrzebna jest podstawa chorobowa z 12 miesięcy wstecz tak więc jeśli użytkownikowi zależy aby w przyszłości system poprawnie zaciągał te dane do formularza Z-3 oraz wykazywał poprawną podstawę chorobową należy wprowadzić listy płac archiwalne. Listy płac wprowadzamy poprzez: KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE. 

przeniesienie kadr z innego systemu - czas pracyBilans otwarcia jest kolejnym ułatwieniem jeśli pracownika zatrudniamy  w bieżącym roku i chcemy oznaczyć w systemie limity jego nieobecności. Bilans wprowadza się z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w pracownika. Następnie z poziomu szczegółów pracownika, w zakładce DANE PRACOWNIKA należy przejść do podzakładki HISTORIA. Więcej na ten temat w artykule pomocy: Bilans otwarcia 

Urlop w systemie wyliczany jest automatycznie czyli po wprowadzeniu umowy zostanie on wyliczony na podstawie wprowadzonych danych. Podczas dodawania umowy o pracę: KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O PRACĘ po zapisaniu wprowadzonych zmian pojawia się okno dialogowe, gdzie na należy uzupełnić historię zatrudnienia oraz wykształcenia danego pracownika. Na jej podstawie system automatycznie ustala limit urlopowy uwzględniając również czas trwania umowy bieżącej. 

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia pracownikowi

Po wprowadzeniu danych pracowników, należy wprowadzić dane dotyczące rozliczeń.  W celu  wygenerowania takiego dokumentu wygenerowania należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ). Dane do listy płac dotyczące kwoty wynagrodzenia, stawki podatku czy składek ZUS zostaną zaczytane bezpośrednio z podanej wcześniej umowy. 

Deklaracje rozliczeniowe DRA

Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością comiesięcznego sporządzania i przekazywania do ZUS deklaracji rozliczeniowych. Po wygenerowaniu list płac użytkownik może sporządzić deklaracje rozliczeniowe z poziomu START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ, w których zostaną wykazani pracownicy oraz należne za nich składki ZUS. Jeśli deklaracje były wykonywane w poprzednim programie to nie ma konieczności ich tworzenia wstecz, jednak w celach technicznych i porządkujących można tego dokonać.

 

Podatek dochodowy za pracownika

Na podstawie list płac konieczne jest również wyliczenie wysokości zaliczki na podatek za pracownika. Zaliczkę na PIT-4R generuje się z poziomu zakładki START » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA »  WYLICZ PODATEK » ZALICZKA NA PIT-4R. Podobnie jak w przypadku składek ZUS, podatek za pracownika zostanie naliczony w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, bez względu na to za jaki okres jest ono należne. Analogicznie jak w kwestii DRA również tutaj w przypadku przenoszenia danych w trakcie roku zaliczek nie trzeba naliczać wstecz ale w celach zachowania porządku i ciągłości jest to pożądane.

Przeniesienie kadr z innego systemu a deklaracje roczne 

Bywają sytuacje, że przeniesienie kadr z innego systemu nastąpiło w trakcie roku, a listy płac i inne dane płacowe nie były prowadzone w systemie. Istnieją dwa rozwiązania aby pracownikom wystawić pity roczne:

  • wprowadzenie danych archiwalnych z całego roku czyli umów o pracę, list płac i rachunków 
  • edycja deklaracji rocznych i ręcznie wprowadzenie danych podczas wystawiania deklaracji pit 

System daje więc możliwość zarówno modyfikowania deklaracji PIT 11 dla pracowników jak i PIT 4. 

Przeniesienie kadr z innego systemu do wfirma jest procesem złożonym jednak bardzo intuicyjnym. Wykonanie wszystkich kroków pozwoli na sprawne i intuicyjne prowadzenie rozliczeń kadrowych w naszym systemie.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Stale wspieramy naszych klientów poprzez indywidualne podejście do każdej sprawy. Do tej pory udzieliliśmy ponad 40 000 porad z zakresu księgowości, podatków, kadr i prawa gospodarczego. Dostarczamy niezbędną wiedzę, która bezpośrednio przekłada się na efektywne zarządzanie firmą.
Angelika Borowska Dyrektor Biura Obsługi Klienta Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Angelika Borowska