System wFirma.pl umożliwia generowanie zaświadczenia ZUS Z-3. Dokument ten powinien zostać przekazany do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, bądź w przypadku gdy dostarczone przez pracownika zwolnienie lekarskie wykracza poza okres zawartej umowy, a wypłatę zasiłku po ustaniu zatrudnienia przejmuje ZUS.
Zaświadczenie Z-3 w systemie
Dodanie zaświadczenia Z-3 może odbywać się podczas dodawania nieobecności (zwolnienia lekarskiego, bądź innej nieobecności uprawniającej pracownika do uzyskania zasiłku, którego płatnikiem jest ZUS) z poziomu KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w pracownika a następnie przejść do podzakładki CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI » DODAJ. W celu wygenerowania Z-3, należy podczas wprowadzania nieobecności, w oknie dodawania nieobecności, po uzupełnieniu wszystkich pól, wybrać Zapisz i Generuj Z-3.
W systemie wyświetli się powiadomienie jeżeli nieobecność do której należało wygenerować Z-3 została dodana.
Jeżeli użytkownik posiada już wprowadzoną do systemu nieobecność, wystarczy że ją zaznaczy i kliknie DRUKUJ » ZUS Z-3.
Oznaczenie kolejności wniosku i danych płatnika składek
W otwartym oknie z aktywnym zaświadczeniem na samym początku należy oznaczyć czy jest ono składane pierwszorazowo, czy pracownik stara się o kontynuację wypłaty świadczeń.
W pierwszej części druku automatycznie wypełnione będą informacje dotyczące danych identyfikacyjnych i danych adresowych płatnika składek, zgodnie z informacjami wprowadzonymi w systemie.
Dane pracownika
W kolejnym bloku druku Z-3 znajdują się dane identyfikacyjne i dane adresowe pracownika, którego wypełniane zaświadczenie dotyczy, dane te pobierane są z wprowadzonych do systemu informacji o pracowniku.
Wybór świadczenia
W kolejnej części należy podać informację jaki rodzaj zasiłku występuje pracownik, wraz z wykazanym okresem zasiłku. Dane te są zaciągane automatycznie bezpośrednio z programu jednak istnieje możliwość ich edycji. W przypadku wypełniania zaświadczenia Z-3 dla pracownika, w celu wnioskowania o wypłatę zasiłku po ustaniu zatrudnienia, należy zwrócić uwagę na konieczność wypełnienia poniższej części ręcznie, z wykazaniem okresu dostarczonego przez pracownika zwolnienia lekarskiego wykraczającego poza okres zawartej umowy.
Informacje o pracowniku
Blok IV dotyczy informacji dotyczących zatrudnienia, uzupełniany jest automatycznie, w oparciu o dane wprowadzone w systemie. Jeżeli niezdolność do pracy powstała z powodu choroby zawodowej, wypadku w drodze do lub przy pracy to należy to ręcznie zaznaczyć w punkcie 4. zaświadczenia Z-3. Należy również pamiętać w tym przypadku o dołączeniu niezbędnej dokumentacji powypadkowej. W pkt. 5 należy zaznaczyć czy w okresie niezdolności do pracy pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym lub też na wychowawczym lub odbywa karę pozbawienia wolności. Pkt. 6 i 7 dotyczą urlopów związanych z macierzyństwem.
Informacje o wypłaconych świadczeniach
Kolejny blok V dotyczy informacji o wypłaconych świadczeniach, gdzie wykazane są okresy zwolnień lekarskich, za które pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy, wypełniany jest na podstawie wprowadzonych do systemu zwolnień lekarskich z jakich korzystał pracownik, pola dotyczące świadczenia rehabilitacyjnego i zasiłku macierzyńskiego należy uzupełnić ręcznie.
Pozostałe informacje
W kolejnym bloku należy podać ilość osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Dane te są zaciągane automatycznie z systemu na podstawie wprowadzonych danych.
Informacje o wynagrodzeniu
Tabela znajdująca się w bloku VII uzupełniana jest na podstawie wprowadzonych do systemu list płac. Podczas generowania Z-3 konieczne jest zwrócenie szczególnej uwagi na kolumnę nr 5 poniższej tabeli, która aktualnie nie jest uzupełniana automatycznie. Jeżeli z kolumn nr 3 i 4 wynika, że pracownik nie przepracował wszystkich dni jakie był obowiązany przepracować, to w kolumnie nr 5 konieczne jest dopisanie przyczyny nieprzepracowania całego miesiąca, wpisując np. "choroba” tak jak zostało to podane w widoku poniżej.
Uwagi i rachunek bankowy
W kolejnym bloku istnieje możliwość wprowadzenia uwag np. w sytuacji kiedy pracownikowi w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy zmienił się wymiar czasu pracy należy podać poprzedni wymiar czasu pracy.
Numer konta bankowego wykazany w bloku IX zaczerpnięty zostanie z informacji o pracowniku wprowadzonych w systemie.
Zapisanie zaświadczenia w systemie
Zaświadczenie Z-3 po kliknięciu Zapisz zostanie zapisane w zakładce KADRY » DEKLARACJE.
Zaświadczenie jest także dostępne z poziomu okna Szczegóły Pracownika w zakładce DEKLARACJE.
Do wygenerowanego Z-3 można w każdej chwili wrócić, uzupełnić lub poprawić poprzez zaznaczenie zaświadczenie i kliknięcie MODYFIKUJ, następnie ponownie zapisać i wydrukować poprzez zaznaczenie i wybranie z menu DRUKUJ.
Możliwy jest też eksport zaświadczenia do pliku XML, a następnie wysyłka go z ZUS PUE, o czym można przeczytać w opracowaniu: Eksport zaświadczeń Z-3, Z-3a i Z-3b i ich wysyłka z PUE.
