Moduł Magazyn umożliwia bieżące monitorowanie stanów magazynowych posiadanych towarów, generowanie dokumentów PZ, RW, PW, MM i WZ, wystawianie rezerwacji dla klientów oraz zamówień do dostawców. Całość powiązana jest również z przychodami oraz wydatkami.
Jak włączyć magazyn?
Moduł MAGAZYN dostępny jest w pakietach Fakturowanie + Magazyn oraz Księgowość online + Magazyn i jest niezależny od wskazanych w systemie informacji o rozliczeniach podatkowych.
Rozbudowany magazyn dostępny jest dla czynnych podatników VAT, jak również dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT.
Aby włączyć moduł MAGAZYN należy przejść do zakładki USTAWIENIA, gdzie w sekcji INNE » MAGAZYN » OGÓLNE należy wybrać opcję WŁĄCZ MODUŁ MAGAZYN i kliknąć przycisk ZAPISZ. Po tej operacji w głównym menu nawigacyjnym pojawi się dodatkowa zakładka MAGAZYN.
Dodawanie produktu do magazynu
Produkt do magazynu można dodać na kilka sposobów:
- przez opcję przyjęcie towaru (MAGAZYN » DOKUMENTY » DODAJ » DOKUMENT PZ/PW), w oknie wybierając opcję DODAJ PRODUKT,
- przez opcję MAGAZYN » PRODUKTY » PRODUKT » DODAJ PRODUKT,
- przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ, jako rodzaj wydatku (schemat księgowy): Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych), przez podzakładkę POZYCJE, w oknie wybierając DODAJ PRODUKT. Funkcja dostępna jest w pakiecie Księgowość online + Magazyn.
Wszelkie akcje, związane z danym produktem (sprzedaż/zakup - z włączonym skutkiem magazynowym oraz przyjęcie/wydanie za pomocą dokumentów magazynowych), zmienią jego stan magazynowy.
Obecnie system umożliwia oznaczenie produktu jako:
- towar,
- komplet (towar składany z części składowych),
- usługa.
W przypadku usług nie ustawia się ich stanów magazynowych, aczkolwiek uwzględnione są na liście produktów w magazynie. Ponadto do usług możliwe jest określenie materiałów niezbędnych do jej wykonania dzięki czemu sprzedając usługę z magazynu wydawane są produkty wykorzystane do jej wykonania (tzw. sprzedaż usługi ze składnikami). Przy dodawaniu towaru oraz kompletu możliwe jest uzupełnienie ich stanów magazynowych. Dla celów pilnowania stanów magazynowych w trakcie dodawania/modyfikowania produktu możliwe jest wskazanie progów stanów magazynowych (stan minimalny, bezpieczny, maksymalny).
Więcej na temat dodawania produktów bezpośrednio w artykule: Dodawanie produktu.
Przyjęcie towaru do magazynu
Przyjęcia towaru w zakładce MAGAZYN można dokonać na podstawie:
- PZ - przyjęcia zewnętrznego,
- PW - przyjęcia wewnętrznego,
- faktury (tylko w pakiecie Księgowość online + Magazyn).
Po wypełnieniu danych w oknie, w magazynie zwiększy się stan danego produktu (jeżeli towar był wybrany z katalogu) lub pojawi się nowy produkt (jeśli przy przyjmowaniu towaru skorzystano z opcji dodania nowego towaru). Wystawione dokumenty magazynowy PZ i PW pojawią się w zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY. W przypadku pakietu Księgowość online + Magazyn faktura zakupowa trafi dodatkowo do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE oraz do rejestru VAT zakupów (w przypadku czynnego podatnika VAT) - EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW i KPiR (w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym) - EWIDENCJE » KPIR.
Warto pamiętać, że przy dodawaniu faktury zakupowej przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE jako rodzaj wydatku Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych towar ujęty przez podzakładkę POZYCJE automatycznie zostanie wprowadzony do magazynu dokumentem PZ.
Magazyn - wydanie towaru
Wydania towaru w zakładce MAGAZYN można dokonać na podstawie:
- WZ - wydania zewnętrznego,
- RW - rozchodu wewnętrznego,
- faktury,
- dowodu sprzedaży,
- paragonu fiskalnego.
- rezerwacji.
Po wypełnieniu danych w oknie dialogowym w MAGAZYNIE zmniejszy się stan danego produktu (jeżeli towar był wybrany z katalogu) lub pojawi się nowy produkt (jeśli przy wydawaniu towaru skorzystano z opcji dodania nowego towaru). Wystawione dokumenty WZ i RW pojawią się w zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY, natomiast faktura sprzedażowa oraz paragony trafią do przychodów - PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Faktury sprzedażowe trafią do rejestru VAT sprzedaży (w przypadku czynnego podatnika VAT) - PRZYCHODY » REJESTR VAT SPRZEDAŻY (w przypadku pakietu Fakturowanie + Magazyn) lub EWIDENCJE » REJESTR VAT SPRZEDAŻY i KPiR (w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym) - EWIDENCJE » KPIR - w przypadku pakietu Księgowość Online + Magazyn.
Warto pamiętać, że przy dodawaniu faktury sprzedażowej i paragonów w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, przy włączonej opcji WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY, zmniejszenie ilości towaru zostanie automatycznie uwzględnione na stanie magazynu.
Dodatkowe opcje magazynu
Modyfikowanie towaru lub usługi
Każdy dodany w systemie towar, komplet czy usługę można zmodyfikować. W tym celu należy przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY, zaznaczyć dany produkt i wybrać opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ lub wejść w szczegóły towaru/usługi (poprzez kliknięcie na jego nazwę) i tam zaznaczyć opcję MODYFIKUJ.
Stosowanie dat ważności dla produktów
Użytkownik ma możliwość stosowania dat ważności do towarów lub kompletów posiadanych na stanie magazynu (nie dotyczy usług). Dzięki temu może monitorować termin ich przydatności stosując metodę FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi) oraz na bieżąco reagować na upływający ich termin.
Aby stosować daty ważności do produktów w pierwszej kolejności należy włączyć funkcję w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN, zaznaczając opcję WŁĄCZ DATY WAŻNOŚCI PRODUKTÓW i zapisać zmianę.
Określenie daty ważności dla konkretnego produktu jest możliwe z poziomu dodawania produktu na stan magazynowy poprzez dokument przyjęcia PZ lub PW oraz z poziomu dodawania wydatku, jako rodzaj ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH korzystając z podzakładki POZYCJE (w przypadku pakietu Księgowość Online + Magazyn”).
Dodając produkt na stan magazynu użytkownik zaznacza opcję DATA WAŻNOŚCI, a następnie w polu TERMIN PRZYPOMNIEŃ określa ilość dni ile pozostaje do upływu terminu ważności produktu przyjmowanego w danej partii. Na podstawie tej informacji system wysyła przypomnienie użytkownikowi w momencie, gdy upływa termin ważności oraz gdy termin ważności minął, a użytkownik wydaje przeterminowany towar.
Więcej o systemie powiadomień na temat terminu przydatności produktów w artykule: Informacja o zbliżającym się terminie ważności
W momencie, gdy użytkownik wydaje towar z magazynu poprzez dokument magazynowy WZ lub wystawienie dokumentu sprzedaży (faktury bądź paragonu), a dla produktu przypisywane są daty ważności to automatycznie wydawane są towary o najkrótszym terminie ważności (według metody FeFo).
Drukowanie cennika i zestawienia stanów magazynowych
System umożliwia z poziomu zakładki MAGAZYN » PRODUKTY wydrukowanie cennika produktów za pomocą opcji DRUKUJ » CENNIK oraz zestawienia stanów w PDF lub XLSX korzystając z opcji DRUKUJ » ZESTAWIENIE STANÓW (PDF) lub ZESTAWIENIE STANÓW (XLSX). Możliwe jest również wydrukowanie z tego poziomu remanentu.
Więcej szczegółów w artykule: Drukowanie cennika i zestawienia stanów magazynowych.
