Magazyn - monitorowanie i kontrolowanie stanów magazynowych

Moduł Magazyn umożliwia bieżące monitorowanie stanów magazynowych posiadanych towarów, generowanie dokumentów PZ, RW, PW, MM i WZ, wystawianie rezerwacji dla klientów oraz zamówień do dostawców. Całość powiązana jest również z przychodami oraz wydatkami.

Jak włączyć magazyn? 

Moduł MAGAZYN dostępny jest w pakietach Zarządzanie sprzedażą + Magazyn oraz Księgowość online + Magazyn i niezależny jest od wskazanych w systemie informacji o rozliczeniach podatkowych.

Rozbudowany magazyn dostępny jest dla vatowców (czynnych podatników VAT), jak również dla nievatowców (podatników korzystających ze zwolnienia z VAT).

Aby włączyć moduł MAGAZYN należy przejść do zakładki USTAWIENIA, gdzie w sekcji INNE » MAGAZYN » OGÓLNE wybrać opcję WŁĄCZ MODUŁ MAGAZYN i kliknąć przycisk ZAPISZ. Po tej operacji w głównym menu nawigacyjnym pojawi się dodatkowa zakładka MAGAZYN.


Magazyn - jak włączyć

W systemie możliwe jest prowadzenie większej ilości magazynów, o czym można przeczytać w artykule pomocy: Wiele magazynów - w jaki sposób dodać w systemie?

Dodawanie produktu do magazynu

Produkt do magazynu można dodać na kilka sposobów:

  • przez opcję przyjęcie towaru (MAGAZYN » DOKUMENTY » DODAJ » DODAJ DOKUMENT PZ/PW) , w oknie dialogowym wybierając opcję DODAJ PRODUKT,
  • przez opcję MAGAZYN » PRODUKTY » PRODUKT » DODAJ PRODUKT,
  • przez zakładkę WYDATKI jako schemat księgowy: Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych), przez podzakładkę POZYCJE, w oknie dialogowym wybierając DODAJ PRODUKT. Funkcja dostępna jest w pakiecie Księgowość online + Magazyn.

Wszelkie akcje, związane z danym produktem (sprzedaż/zakup - z włączonym skutkiem magazynowym oraz przyjęcie/wydanie za pomocą dokumentów magazynowych), zmienią jego stan magazynowy.

Obecnie system umożliwia oznaczenie produktu jako:

  • towar,
  • komplet (towar składany z części składowych) lub
  • usługa.

W przypadku usług nie ustawia się ich stanów magazynowych, aczkolwiek uwzględnione są na liście produktów w magazynie. Ponadto do usług możliwe jest określenie materiałów niezbędnych do jej wykonania dzięki czemu sprzedając usługę z magazynu wydawane są produkty wykorzystane do jej wykonania (tzw. sprzedaż usługi ze składnikami). Przy dodawaniu towaru oraz kompletu możliwe jest uzupełnienie ich stanów magazynowych. Dla celów pilnowania stanów magazynowych w trakcie dodawania/modyfikowania produktu możliwe jest wskazanie progów stanów magazynowych (stan minimalny, bezpieczny, maksymalny).


Magazyn - dodawanie produktu

Więcej na temat dodawania produktów bezpośrednio w artykule: Dodawanie produktu.

Przyjęcie towaru do magazynu

Przyjęcia towaru w zakładce MAGAZYN można dokonać na podstawie:

  • PZ - przyjęcia zewnętrznego,
  • PW - przyjęcia wewnętrznego,
  • faktury (tylko w pakiecie Księgowość online + Magazyn).



magazyn

Po wypełnieniu danych w oknie dialogowym w magazynie zwiększy się stan danego produktu (jeżeli towar był wybrany z katalogu) lub pojawi się nowy produkt (jeśli przy przyjmowaniu towaru skorzystano z opcji dodania nowego towaru). Wystawione dokumenty magazynowy PZ i PW pojawią się w zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY. W przypadku pakietu Księgowość online + magazyn faktura zakupowa trafi dodatkowo do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE oraz do rejestru VAT zakupów (w przypadku czynnego podatnika VAT) - EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPU i KPiR (w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym) - EWIDENCJE » KPIR.

Warto pamiętać, że przy dodawaniu faktury zakupowej przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE jako rodzaj wydatku Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych towar ujęty przez podzakładkę POZYCJE automatycznie zostanie wprowadzony do magazynu dokumentem PZ.

Magazyn - wydanie towaru

Wydania towaru w zakładce MAGAZYN można dokonać na podstawie:

  • WZ - wydania zewnętrznego,
  • RW - rozchodu wewnętrznego,
  • faktury,
  • paragonu niefiskalnego,
  • paragonu fiskalnego.


Magazyn - opcje wydania

Po wypełnieniu danych w oknie dialogowym w MAGAZYNIE zmniejszy się stan danego produktu (jeżeli towar był wybrany z katalogu) lub pojawi się nowy produkt (jeśli przy wydawaniu towaru skorzystano z opcji dodania nowego towaru). Wystawione dokumenty WZ i RW pojawią się w zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY, natomiast faktura sprzedażowa oraz paragony (o ile włączono opcję KSIĘGUJ PARAGONY) trafią do przychodów - PRZYCHODY » SPRZEDAŻ oraz rejestru VAT sprzedaży (w przypadku czynnego podatnika VAT) - PRZYCHODY » REJESTR VAT SPRZEDAŻY (w przypadku pakietu Zarządzanie sprzedażą + magazyn) lub EWIDENCJE » REJESTR VAT SPRZEDAŻY i KPiR (w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym) - EWIDENCJE » KPIR - w przypadku pakietu Księgowość online + magazyn.

Warto pamiętać, że przy dodawaniu faktury sprzedażowej i paragonów w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, przy włączonej opcji WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY, zmniejszenie ilości towaru zostanie automatycznie uwzględnione na stanie magazynu.

Dodatkowe opcje magazynu

Modyfikowanie towaru lub usługi

Każdy dodany w systemie towar, komplet czy usługę można zmodyfikować. W tym celu należy przejść do zakładki: MAGAZYN » PRODUKTY, zaznaczyć dany produkt i wybrać opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ lub wejść w szczegóły towaru/usługi (poprzez kliknięcie na jego nazwę) i tam zaznaczyć opcję MODYFIKUJ.


magazyn

Stosowanie dat ważności dla produktów

Użytkownik ma możliwość stosowania dat ważności do towarów lub kompletów posiadanych na stanie magazynu (nie dotyczy usług). Dzięki temu może monitorować termin ich przydatności stosując metodę FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi) oraz na bieżąco reagować na upływający ich termin.

Aby stosować daty ważności do produktów w pierwszej kolejności należy włączyć funkcję w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN, zaznaczając opcję WŁĄCZ DATY WAŻNOŚCI PRODUKTÓW. Zapisujemy zmianę.



Magazyn - jak włączyć daty ważności

Określenie daty ważności dla konkretnego produktu jest możliwe z poziomu dodawania produktu na stan magazynowy poprzez dokument przyjęcia PZ lub PW oraz z poziomu dodawania wydatku jako rodzaj ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH korzystając z podzakładki POZYCJE (w przypadku pakietu “Księgowość online + magazyn”).

Dodając produkt na stan magazynu użytkownik zaznacza opcję DATA WAŻNOŚCI a następnie w polu TERMIN PRZYPOMNIEŃ określa ilość dni ile pozostaje do upływu terminu ważności produktu przyjmowanego w danej partii. Na podstawie tej informacji system wysyła przypomnienie użytkownikowi w momencie, gdy upływa termin ważności oraz w momencie, gdy termin ważności minął a użytkownik wydaje przeterminowany towar system informuje go o tym. 

Magazyn - dodawanie produktu z datą ważności

Więcej o systemie powiadomień na temat terminu przydatności produktów w artykule: Informacja o zbliżającym się terminie ważności.

W momencie, gdy użytkownik wydaje towar z magazynu poprzez dokument magazynowy WZ lub wystawienie dokumentu sprzedaży (faktury bądź paragonu) a dla produktu przypisywane są daty ważności to automatycznie wydawane są towary o najkrótszym terminie ważności (według metody FeFo).

Szczegóły działania funkcji dat ważności przy produktach wyjaśnia artykuł: Daty ważności w rozbudowanym magazynie oraz temat metody FeFo wyjaśnia artykuł: Metoda FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) w magazynie.

Drukowanie cennika i zestawienia stanów magazynowych

System umożliwia z poziomu MAGAZYN » PRODUKTY również wydrukowanie cennika produktów za pomocą opcji DRUKUJ » CENNIK oraz zestawienia stanów w PDF lub XLSX  korzystając z opcji DRUKUJ » ZESTAWIENIE STANÓW (PDF) lub ZESTAWIENIE STANÓW (XLSX).


magazyn

Więcej szczegółów w artykule: Drukowanie cennika i zestawienia stanów magazynowych.