Aby wygenerować w systemie poprawnie sprawozdanie finansowe konieczne jest posiadanie zatwierdzonego bilansu oraz RZiS za dany rok obrotowy. Dodatkowo aby przekazać sprawozdanie finansowe konieczne jest jego podpisanie podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP aby móc je wysłać do odpowiedniego organu tj. do KRS lub KAS.
Sporządzenie bilansu dla celów sprawozdania finansowego
Tworzenie bilansu w systemie odbywa się na podstawie schematu. Schemat bilansu definiuje się w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » BILANS.
Jeśli mamy:
- wzorcowy plan kont - schemat dla bilansu na podstawie wzorcowego planu kont utworzy się automatycznie,
- własny plan kont - schemat dla bilansu należy utworzyć samodzielnie,
- plan kont z zeszłego roku obrotowego - schemat dla bilansu utworzy się automatycznie na podstawie schematu utworzonego w poprzednim roku obrotowym.
W sytuacji gdy w planie kont wzorcowym czy własnym dodaliśmy dodatkowe konta bilansowe konieczne jest samodzielne dostosowanie schematu bilansu. W tym celu w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » BILANS, należy zaznaczyć schemat bilansu, który chcemy zmodyfikować i korzystamy z akcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. Gdy załaduje się schemat bilansu możemy dokonać zmian w zakresie kont księgowych jakie mają wejść do określonej pozycji bilansu.
Aby dokonać dodania bilansu należy przejść do zakładki STRAT » SPRAWOZDANIA FINANSOWE » BILANS » DODAJ wybierając typ:
- dla jednostki mikro,
- dla jednostki małej,
- dla jednostki innej - dużej,
- Bilans - OPP (zał. 6 UoR).
- skorzystać z pomocy wdrożeniowców,
- zapoznać się z naszą instrukcją - Nieprawidłowości w bilansie - jak sobie z nimi radzić?,
- napisać do nas przez pomoc techniczną.
Zatwierdzenie bilansu dla celów sprawozdania finansowego
Ostateczny bilans na podstawie którego ma być sporządzone e-sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić. W tym celu należy zaznaczyć bilans w zakładce START » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » BILANS i skorzystać z akcji MODYFIKUJ » ZATWIERDŹ.
Sporządzenie RZiS dla celów sprawozdania finansowego
Tworzenie rachunek zysków i strat w systemie odbywa się na podstawie schematu. Schemat RZiS definiuje się w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT.
Jeśli mamy:
- wzorcowy plan kont - schemat dla RZiS na podstawie wzorcowego planu kont utworzy się automatycznie,
- własny plan kont - schemat dla RZiS należy utworzyć samodzielnie,
- plan kont z zeszłego roku obrotowego - schemat dla RZiS utworzy się automatycznie na podstawie schematu utworzonego w poprzednim roku obrotowym.
W sytuacji gdy w planie kont wzorcowym czy własnym dodaliśmy dodatkowe konta wynikowe konieczne jest samodzielne dostosowanie schematu RZiS. W tym celu w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT, należy zaznaczyć schemat RZiS, który chcemy zmodyfikować i korzystamy z akcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. Gdy załaduje się schemat RZiS możemy dokonać zmian w zakresie kont księgowych jakie mają wejść do określonej pozycji RZiS.
Aby sporządzić bilans należy przejść do zakładki STRAT » SPRAWOZDANIA FINANSOWE » RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT » DODAJ wybierając typ i wariant:
- dla jednostki mikro
- dla jednostki małej wariant porównawczy
- dla jednostki małej wariant kalkulacyjny
- dla jednostki innej - dużej wariant porównawczy
- dla jednostki innej - dużej wariant kalkulacyjny
- dla jednostki OPP.
- skorzystać z pomocy wdrożeniowców,
- zapoznać się z naszą instrukcją - Nieprawidłowości w rachunku zysków i strat - jak sobie z nimi radzić?,
- napisać do nas przez pomoc techniczną.
Zatwierdzenie RZiS dla celów sprawozdania finansowego
Ostateczny RZIS na podstawie, którego ma być sporządzone e-sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić. W tym celu należy zaznaczyć RZiS w zakładce START » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT i skorzystać z akcji MODYFIKUJ » ZATWIERDŹ.
Sporządzenie e-sprawozdania finansowe na podstawie zatwierdzonego bilansu i RZiS
Na podstawie stworzonych i zatwierdzonych bilansów i RZiS można przystąpić do generowania e-sprawozdania w zakładce: STRAT » SPRAWOZDANIA FINANSOWE » E-SPRAWOZDANIE FINANSOWE » DODAJ wybierając typ:
- mikro,
- mały,
- inny - duży,
- OPP.
Po wybraniu typu otworzy się sekwencja okien z:
1. wyborem okresu za jaki ma być sporządzone sprawozdanie
2. z wyborem wygenerowanego wcześniej bilansu oraz RZIS (które uprzednio zostały zatwierdzone) na podstawie których e-sprawozdanie ma być sporządzone
3. z możliwością wprowadzenia pozostałych informacji niezbędnych do e-sprawozdania (poniżej przestawienie okien i uzupełnienia na podstawie sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 4 UoR):
- dane identyfikacyjne - uzupełniane są one automatycznie na podstawie posiadanych informacji o firmie w systemie,
- wprowadzenie - należy uzupełnić samodzielnie informacje o:
- czasie trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony,
- wskazanie zastosowanych zasad rachunkowości przewidzianych dla jednostek mikro z wyszczególnieniem wybranych uproszczeń
- założenie kontynuacji działalności
- polityka rachunkowości - należy uzupełnić samodzielnie informacje o:
- przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- informacji uszczegóławiającej, wynikającej z potrzeb lub specyfiki jednostki.
- bilans - zaciągają się dane na podstawie wskazanego zatwierdzonego bilansu
- Rachunek zysków i strat - zaciągają się dane na podstawie wskazanego zatwierdzonego RZiS,
- zmiany w kapitale - jeśli zachodzi taka potrzeba możemy dokonać ich samodzielnego uzupełnienia (informacje te nie są uzupełniane automatycznie):
- przepływy pieniężne - jeśli zachodzi taka potrzeba możemy dokonać ich samodzielnego uzupełnienia na podstawie wskazanej metody - pośredniej lub bezpośredniej - (informacje te nie są uzupełniane automatycznie):
- inne - informacja dodatkowa z możliwością dodania załącznika.
Podpisanie e-sprawozdania finansowego
W systemie nie ma bezpośredniej funkcji podpisania e-sprawozdania finansowego. W związku z czym użytkownik ma dwie możliwości:
- podpisać pobrany dokument w formacie XML poza systemem np. za pomocą strony rządowej - Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego gdy posiadany jest profil zaufany lub,
- podpisać pobrany dokument w formacie XML za pomocą podpisu kwalifikowanego w systemie. Podpis można nanieść poprzez funkcje dostępną w zakładce CRM » DOKUMENTY.
Aby dokument trafił do zakładki CRM » DOKUMENTY można go dodać dla porządku przy sprawozdaniu finansowym schematem: START » SPRAWOZDANIA FINANSOWE » e-SPRAWOZDANIE FINANSOWE po czym należy najechać na sprawozdanie finansowe i kliknąć na ikonę spinacza. Wówczas otworzy się okno "Dokumenty powiązane z wierszem", gdzie możemy załączyć posiadany w formacie XML plik za pomocą akcji DODAJ. Tak dodane sprawozdanie w formacie XML można podpisać poprzez jego oznaczenie i skorzystanie z akcji PODPISZ.
Po wybraniu tej opcji pojawi się okno z możliwością wprowadzenia pinu posiadanego podpisu kwalifikowanego. Po zakończeniu procesu podpisywania przy podpisanym dokumencie będzie znajdowała się ikona ołówka świadcząca o tym, że dokument został pomyślnie podpisany.
Plik możemy pobrać wówczas w jego "wnętrzu" będzie zawarty dodany podpis. Czy prawidłowo on widnieje możemy sprawdzić na stronie: Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego.
- w pierwszej kolejności złożone muszą zostać podpisy wykorzystujące Profil Zaufany,
- jako ostatni podpis powinien być złożony podpis kwalifikowany.
Wysyłka e-sprawozdania finansowego
Wysyłka do KRS
W systemie nie jest dostępna wysyłka e-sprawozdania do KRS. Natomiast w łatwy sposób można pobrać plik XML z systemu, który do KRS będzie można wgrać. W tym celu należy przejść do zakładki: START » SPRAWOZDANIA FINANSOWE » e-SPRAWOZDANIE FINANSOWE po czym należy kliknąć w wygenerowane sprawozdanie i w nowo otwartym oknie wybrać opcję POBIERZ XML.
Aby wysłać e-sprawozdanie finansowe do KRS należy wejść na stronę: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/, gdzie następnie logujemy się na konto spółki.
W kolejnym kroku korzystamy z opcji PRZYGOTOWANIE I SKŁADANIE ZGŁOSZEŃ
i następnie z akcji DODAJ ZGŁOSZENIE, gdzie już w kolejnych krokach uzupełniamy rejestrację nowego zgłoszenia, w tym wgrywamy przygotowane przez nas pliki.
Wysyłka do KAS
Obecnie w systemie nie jest dostępna wysyłka e-sprawozdania do KAS natomiast w łatwy sposób można pobrać plik XML z systemu. W tym celu należy przejść do zakładki: START » SPRAWOZDANIA FINANSOWE » e-SPRAWOZDANIE FINANSOWE po czym należy kliknąć w wygenerowane sprawozdanie i w nowo otwartym oknie wybrać opcję POBIERZ XML.
Następnie posiadany plik można podpisać:
- w systemie - jeśli posiadane są wyłącznie podpisy kwalifikowane, o czym więcej w akapicie: Podpisanie e-sprawozdania finansowego,
- poza systemem np. za pomocą strony rządowej - Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego
Opatrzony w podpisy plik XML wgrywamy na stronie Ministerstwa Finansów - e-Sprawozdania Finansowe. W tym celu korzystamy z akcji WYŚLIJ SPRAWOZDANIE, gdzie następnie będziemy mogli dokonać wgrania podpisanego e-sprawozdania finansowego. Przed otwarciem się okna trzeba wypełnić ankietę o firmie.
Aby wgrać plik korzystamy z akcji ZAŁADUJ PLIK. Dołączamy plik już podpisany i uzupełniamy pozostałe informacje:
Następnie po kliknięciu DALEJ wczytuje się nasze sprawozdanie finansowe i uzupełniamy kolejne dane dotyczące sprawozdania finansowego. Ważne jest aby przy dodawaniu danych w konkretnych sekcjach korzystać z akcji DODAJ (bez tego system nie przyjmie wprowadzonej informacji). Gdy już uzupełnimy poprawnie wszystkie dane możemy skorzystać z akcji WYŚLIJ. Po poprawnej wysyłce uzyskujemy numer referencyjny, który służy jako potwierdzenie wysyłki i umożliwia późniejsze pobranie UPO.
Pobrane UPO można podpiąć podpiąć w systemie wFirma.pl pod sprawozdaniem finansowym schematem: START » SPRAWOZDANIA FINANSOWE » e-SPRAWOZDANIE FINANSOWE po czym należy najechać na sprawozdanie finansowe i kliknąć na ikonę spinacza. Wówczas otworzy się okno "Dokumenty powiązane z wierszem", gdzie możemy załączyć posiadane UPO za pomocą akcji DODAJ.
Ikona Nieaktualności w e-Sprawozdaniu
W przypadku cofnięcia zatwierdzenia bilansu lub RZiS, na podstawie którego sporządzono e-Sprawozdanie, system automatycznie wyświetla ikonę informującą o nieaktualności dokumentu.
Jeśli bilans lub RZiS nie zostały wcześniej zatwierdzone:
Jeśli bilans lub RZiS zostały zmodyfikowane po zatwierdzeniu:
Sprawozdanie finansowe - pytania i odpowiedzi
1. Czy jeśli w 2022 roku nie prowadziłem księgowości w waszym systemie będę mógł uzupełnić jego dane przy sporządzaniu sprawozdania finansowego za 2023 rok?
Tak, system da do edycji pola z 2022 roku, więc będzie mógł je Pan uzupełnić. Podstawienie wartości przez system następuje wyłącznie w sytuacji gdy dodany jest w systemie określony rok obrotowy.
2. Czy w systemie możliwe jest sporządzenie noty podatkowej dla celów sprawozdania finansowego?
Notę podatkową należy sporządzić poza systemem i dodać ją w systemie w sprawozdaniu finansowym w podzakładce INNE.
3. Dlaczego nie jest możliwe wysłanie e-sprawozdania z waszego systemu?
Zarówno KRS jak również KAS nie daje jeszcze możliwości połączenia poprzez API wysyłki sprawozdania finansowego. Zgłaszaliśmy w Ministerstwie takie zapotrzebowanie, jednak na razie nie zostało ono udostępnione - cały czas odnawiamy temat aby w przyszłości ułatwić użytkownikom pracę nad sprawozdaniem finansowym.
