Przygotowując się do wyliczenia listy płac, pracodawca powinien sprawdzić swój profil na PUE ZUS, w celu zweryfikowania czy któryś z jego pracowników w danym miesiącu nie otrzymał zwolnienia lekarskiego.
Jeśli pracodawca ma kompletne dane i faktycznie wystąpiła choroba, to należy je wprowadzić do systemu wFirma w sposób standardowy: Wprowadzanie choroby i opieki pracownika w systemie
Co jednak w sytuacji, kiedy wypłata wynagrodzenia następuje przed zakończeniem miesiąca, a później występuje choroba pracownika? Czy konieczna jest korekta listy płac? Czy możliwe jest rozliczenie choroby na liście płac za kolejny miesiąc?
Przykład
W zakładzie pracy wynagrodzenie wypłacane jest do ostatniego dnia miesiąca. W kwietniu 30 dzień miesiąca wypada w niedzielę, dlatego też lista płac i data wypłaty zostały sporządzone na 28 kwietnia. W kolejnym tygodniu (już w maju) okazało się, że jeden z pracowników otrzymał zwolnienie chorobowe na okres 29-30 kwietnia (czyli już po wypłacie wynagrodzenia). Jak rozliczyć taką nieobecność?
Przepisy dopuszczają możliwość rozliczenie choroby na liście płac za kolejny miesiąc. W takiej sytuacji nie jest konieczna korekta listy płac.
Dodawanie nieobecności w systemie
Przypadek przedstawiony w powyższym przykładzie można rozliczyć w systemie wfirma.pl w następujący sposób. W pierwszej kolejności należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY »nacisnąć na imię i nazwisko pracownika » CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI»DODAJ. W oknie dodawania nieobecności należy ustawić zakres dat oraz rodzaj nieobecności. Po wyborze z listy nieobecność "choroba", pojawi się dodatkowa zakładka ZAAWANSOWANE.
W zakładce ZAAWANSOWANE domyślnie zaznaczona jest opcja "Standardowe rozliczenie". Opcja ta oznacza, że wynagrodzenie chorobowe zostanie rozliczone na liście płac za miesiąc, w którym dana nieobecność wystąpiła i nie ma tu zastosowania rozliczenie w kolejnym miesiącu.
Po odznaczeniu tej funkcji pojawią się kolejne pola. "Wykaż na liście płac za miesiąc", gdzie należy wybrać miesiąc i rok, w którym dana nieobecność ma zostać rozliczona. Dzięki temu nieobecność za dany okres zostanie rozliczona we wskazanym miesiącu. Na podstawie powyższego przykładu wybrano listę płac za maj, wypłacaną do 30 maja.
Rozliczenie choroby na liście płac za kolejny miesiąc
Po wprowadzeniu nieobecności, należy wygenerować listę płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTA PŁAC PODSTAWOWA (UMOWA O PRACĘ).
Wynagrodzenie zasadnicze zostanie pomniejszone o czas choroby oraz zostanie naliczone wynagrodzenie chorobowe, jeśli pracownikowi ono przysługuje.
Choroba wykazana w raporcie imiennym ZUS RSA
Tak wprowadzona nieobecność pracownika zostanie uwzględniona w raporcie imiennym RSA, załączonym do deklaracji ZUS DRA. Posługując się danymi z przykładu, choroba będzie wykazana w raporcie RSA za maj.
Podgląd wprowadzonej nieobecności
Chcąc sprawdzić wybrane opcje w dodanej nieobecności, wystarczy w szczegółach pracownika w zakładce CZAS PRACY»NIEOBECNOŚCI nacisnąć na daną nieobecności. Pojawi się okno z danymi dotyczącymi wprowadzonego wpisu, jednak dane są nieaktywne i mają funkcję tylko informacyjną.
Przechodząc do zakładki ZAAWANSOWANE pojawią się dodatkowe rubryki:
Wypłacone - tu jest wskazana lista płac, na której choroba została rozliczona,
Wykazane w RSA - wykazana jest deklaracja ZUS DRA, w której znajduje się raport RSA, który wykazuje daną nieobecność.
Obie informacje są uzupełnione po wygenerowaniu w systemie listy płac i deklaracji ZUS DRA. Pola te są nieaktywne i pełnią jedynie funkcję informacyjną.
Chcąc poprawić dane należy zmodyfikować dodaną nieobecność.
