Nowoczesny system kadrowo-płacowy, oprócz niezawodności i dużej ergonomii pracy powinien oferować Użytkownikom także inne funkcje, które pozwalają na optymalizację pracy. Takim systemem jest wFirma.pl. Jednym z dodatkowych modułów, który oferuje jest Panel ePracownik. Poniżej przedstawiamy wszystkie dostępne funkcjonalności tego modułu wraz z opisem korzyści.
Czym jest Panel ePracownik
Panel ePracownik jest dostępny dla Użytkowników posiadających pakiet Kadry, płace i ubezpieczenia. Panel służy do komunikacji między pracownikiem a pracodawcą w zakresie zatrudnienia, ale także spraw i wydarzeń bieżących. Dzięki temu modułowi pracodawca może udostępniać pracownikom różnego rodzaju dokumenty, lub przypisywać im zadania do wykonywania. Z kolei pracownicy mogą zgłaszać wnioski o nieobecności. Praca z wykorzystaniem narzędzi panelu e-Pracownik znacznie usprawnia komunikację i przyspiesza wykonywanie działań. Moduł e-Pracownik jest pomocnym narzędziem szczególnie w erze pracy zdalnej i hybrydowej.
Panel udostępnia narzędzia, które pozwalają pracodawcy na udostępnianie dokumentów, deklaracji, grafiku, umów czy zadań dla pracowników. Z kolei pracownicy mogą informować o swojej nieobecności lub planowanych urlopach. Poniżej przedstawiamy najważniejsze narzędzia Panelu ePracownik oraz korzyści z tym związane.
Korzyści dla pracodawcy
Panel ePracownik można dodać poprzez przejście do zakładki KADRY » PRACOWNICY i dodanie pracownika lub zmodyfikowanie już istniejącego (zaznaczenie pracownika i wybranie opcji MODYFIKUJ).
Na adres e-mail pracownika zostanie wysłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym do konta. Po kliknięciu w przycisk AKTYWUJ KONTO nastąpi przekierowanie do strony wFirma.pl w celu nadania hasła oraz akceptacji regulaminu usług.
Panel można udostępnić również osobom, które są już dodane na listę użytkowników w systemie (w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY).
W takim przypadku należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY i dodać takiego pracownika poprzez kliknięcie w przycisk DODAJ PRACOWNIKA. Dzięki temu, poprzez zaznaczenie opcji panel ePracownik oraz podanie adresu e-mail, na który zostało utworzone konta użytkownika otrzyma on również dostęp do panelu. Więcej na ten temat: Panel pracownika system uprawnień
Panel pracownika daje wiele korzyści dla pracodawców.
Kwestionariusz osobowy
Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością pozyskania wielu danych. Kwestionariusz online pozwala na pozyskanie tych danych w bezpieczny sposób. Kwestionariusz można wysłać bezpośrednio z systemu, dzięki czemu automatycznie zostanie utworzy panel pracownika. Po zalogowaniu, pracownik wypełnia wysłany do niego formularz i odsyła do pracodawcy. Ten natomiast może go zaakceptować lub odrzucić. Jeśli kwestionariusz osobowy zostanie odrzucony, wówczas na skrzynkę pocztową, przypisaną do adresu podanego pracodawcy, zostanie przesłana wiadomość z prośbą o uzupełnienie danych w kwestionariuszu osobowym.
Po zaakceptowaniu kwestionariusza przesłanego z panelu wszystkie dane pracownika są automatycznie wprowadzone do systemu, co stanowi bardzo dużą wygodę i oszczędność czasu. Przede wszystkim kadrowa lub przedsiębiorca nie muszą wprowadzać danych ręcznie, gdzie przy dużym wolumenie osób zatrudnionych, a także przy sporej rotacji stanowi to znaczne odciążenie.
Więcej na ten temat: Kwestionariusz osobowy w panelu epracownik
Dokumenty
Tworzenie nowej umowy czy aneksu dla pracownika skutkuje powstaniem w systemie nowego dokumentu pracowniczego. Wszystkie wygenerowane dokumenty podpięte pod daną osobę są zebrane w zakładce DOKUMENTY w jej profilu pracowniczym.
W celu nadania dostępu pracownikowi do jego dokumentów, należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY wejść w profil danego pracownika klikając w jego imię i nazwisko, a następnie kliknąć DOKUMENTY. Po zaznaczeniu przez użytkownika dokumentu do udostępnienia z górnego paska opcji należy wybrać OPUBLIKUJ »OPUBLIKUJ W PANELU ePRACOWNIK.
Po udostępnieniu przez przedsiębiorcę dokumentów pracowniczych danej osobie, będzie ona miała do nich wgląd po zalogowaniu się do systemu w zakładce DOKUMENTY w panelu ePracownik. Dokumenty jakie może widzieć pracownik to np. skierowanie na badanie, grafik, zaświadczenia, a nawet swoje akta osobowe (przy założeniu, że pracodawca prowadzi je w formie elektronicznej).
Dla pracodawcy to duża wygoda, ponieważ może udostępnić wiele dokumentów w jednym czasie swojemu pracownikowi bez konieczności bezpośredniego kontaktu. Znacznie ułatwia to obieg dokumentacji w firmie oraz stanowi sporą oszczędność.
Więcej na ten temat: Dokumenty w panelu pracownika
Akceptacja wniosku urlopowego
Pracodawca ma możliwość zarówno wprowadzać do systemu urlop odręcznie, jak i zaakceptować wniosek wystawiony przez pracownika. Akceptacja wniosku urlopowego pracownika ma swoje odzwierciedlenie w ewidencji czasu pracy, danej osoby, po stronie pracodawcy, jak i w panelu ePracownik.
Korzyścią w tym przypadku dla pracodawcy jest to, że nie musi on wprowadzać danych o absencjach manualnie, z jego strony potrzebna jest tylko weryfikacja i akceptacja złożonego przez pracownika wniosku. Przedsiębiorca ma możliwość odrzucić wniosek o czym pracownik zostanie poinformowany. Jeśli pracodawca nie zatwierdzi lub nie odrzuci wniosku to podczas wystawiania listy płac pojawi się odpowiednia komunikacja w tym zakresie.
Więcej na ten temat: Akceptacja wniosku urlopowego pracownika
Zadania
Funkcja dodawania zadań w systemie ma na celu ułatwić zarządzanie firmą. Przedsiębiorca korzystając w dowolnym miejscu z wFirma, ma możliwość usystematyzować pracę własną oraz zyskuje ciągły podgląd progresu realizacji zadań przez swoich pracowników.
Po stronie pracodawcy leży obowiązek tworzenia i przypisywania zadań do odpowiednich osób. Zadania do zrealizowania przedsiębiorca może dodać z poziomu zakładki CRM ZADANIA wykorzystując opcję DODAJ.
Zadanie może miech charakter cykliczny lub jednorazowy. W oknie dodawania zadania można wybrać nazwę zadania, przypisać konkretnego pracownika, wskazać termin oraz załączyć dokument ułatwiający jego wykonanie.
Funkcja udostępniania zadań dla pracowników z poziomu panelu ePracownik daje możliwość zarządzania zespołami oraz optymalnego planowania pracy. To także możliwość komunikacji szczególnie przydatnej w przypadku pracy zdalnej czy też mobilnej.
Więcej na ten temat: Zadania w panelu pracownika
Korzyści dla pracownika
Panel pracownika to nie tylko korzyści dla pracodawców to także spore udogodnienia dla pracowników. Panel umożliwia bowiem wnioskowanie o urlopy, zaświadczenia co z kolei znacznie ogranicza przepływ papierowej dokumentacji i powoduje, że pracownik nie musi osobiście stawić się w dziale kadr w celu załatwienia sprawy.
Wnioski urlopowe
Pracownik, który korzysta z panelu ePracownik ma możliwość, złożenia wniosku o różne rodzaje nieobecności, takie jak:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop bezpłatny,
- urlop opieka nad dzieckiem,
- urlop okolicznościowy,
- urlop na poszukiwanie pracy.
W celu dodania wniosku urlopowego przez pracownika, należy wejść w zakładkę GRAFIK, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy w dzień planowanego początku urlopu lub przeciągnąć myszką wybrany zakres dni. W następnym kroku należy wybrać opcję DODAJ PROPOZYCJĘ URLOPU.
Pracownik ma zatem możliwość zdalnego wnioskowania o urlopy, a także sprawdzania limitu urlopowego.
Więcej na ten temat: Wnioski urlopowe w Panelu ePracownik
Dodanie członka rodziny
Panel ePracownika daje możliwość dodania członka rodziny pracownika, co z kolei umożliwia wypełnienie deklaracji np. ZCNA. Aby dodać członka rodziny, pracownik powinien przejść do zakładki DEKLARACJE i wybrać opcję DODAJ CZŁONKA RODZINY.
Pojawi się wówczas nowe okno dialogowe, gdzie należy wprowadzić dane identyfikacyjne członka rodziny w tym jego numer PESEL, płeć czy też stopień pokrewieństwa.
Po uzupełnieniu danych członka rodziny zapisują się one w zakładce RODZINA.
Po zapisaniu członka rodziny, pracownik ma możliwość wygenerowania dokumentu Z-15A/B lub ZCNA. Po zapisaniu trafiają one do przedsiębiorcy, który otrzymuje odpowiedni komunikat o pojawieniu się nowych dokumentów stworzonych przez pracownika.
Grafik
Pracownik ma możliwość podglądu swojego grafiku pracowniczego. Pracownik nie zyska możliwości wglądu w swój grafik pracy, dopóki pracodawca nie przejdzie przez proces publikacji dodanej do systemu umowy o pracę. Objawiać się to będzie brakiem wypisanych, zaplanowanych godzin pracy w poszczególnych dniach pracy.
W przypadku gdy pracodawca wprowadzi do systemu zakończenie do trwającej umowy pracowniczej, ale nie dokona publikacji danej umowy - widok udostępnionego grafiku pracowniczego się nie zmieni. Dopiero kiedy pracodawca opublikuje dokument pracownikowi, zobaczy on zmiany w swoim grafiku.
Dostęp do grafiku to dla pracownika możliwość swobodnego planowania pracy, pracownik ma stały dostęp do swojego czasu pracy z każdego miejsca i o każdej porze.
Więcej na ten temat: Widok grafiku na panelu pracownika
Zaświadczenia
Każdy pracownik, któremu zostało udostępnione konto na panelu ePracownik, ma możliwość generować oraz modyfikować wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny lub dzieckiem.
Wygenerowane Zaświadczenie Z-15A/B na panelu ePracownik znajduje się w zakładce DEKLARACJE. W celu wydrukowania wniosku należy go zaznaczyć i kliknąć DRUKUJ.
Więcej na ten temat: Zaświadczenie Z-15A/B na panelu ePracownik
Wypłaty
Uruchamiając funkcjonalność Panel Pracownika dla danej osoby, pracodawca zyskuje możliwość udostępniania jej do wglądu pracownikom m.in. wygenerowanych indywidualnych list płac oraz wystawionych rachunków czy pasków płac.
W przypadku gdy pracownikowi zostaną udostępnione wypłaty w panelu ePracownik (np. listy płac lub rachunki) przez pracodawcę, będzie on miał do nich dostęp po uprzednim zalogowaniu się do systemu lub po odświeżeniu przeglądarki.
W zakładce ePRACOWNIK » WYPŁATY, wyświetlona zostaje lista wszystkich udostępnionych dokumentów. W celu uzyskania podglądu do paska płac lub rachunków należy zaznaczyć wytypowane dokumenty a następnie wybrać opcję DRUKUJ. Dostęp do pasków płacowych oraz informacji to dla pracownika stały podgląd sowich danych finansowych bez konieczności wnioskowania o nie do pracodawcy.
Więcej na ten temat: Wypłaty w panelu pracownika
Deklaracje
System wFirma.pl umożliwia udostępnianie wygenerowanych deklaracji ZUS przez pracodawcę swoim pracownikom posiadającym aktywny Panel Pracownika. Deklaracje w panelu ePracownik będą widoczne gdy pracodawca je opublikuje. Mogą to być deklaracje zgłoszeniowe czy też PIT 11.
Gdy pracownikowi zostaną udostępnione jego dedykowane deklaracje w panelu ePracownik, będzie on miał do nich dostęp, po uprzednim zalogowaniu do systemu lub odświeżeniu strony, z poziomu zakładki DEKLARACJE. W zakładce wyświetlona zostaje lista wszystkich udostępnionych dokumentów. W celu wyświetlenia deklaracji bezpośrednio w systemie, należy kliknąć nazwę deklaracji.
Udostępnione deklaracje w panelu ePracownik można wydrukować. Należy zaznaczyć wytypowane dokumenty, a następnie wybrać opcję DRUKUJ.
Bywają sytuacje, że pracownik musi przedłożyć dokumenty zgłoszeniowe lub rozliczeniowe w urzędach, funkcja DEKLARACJE pozwala na szybki i intuicyjny dostęp do danych bez konieczności oczekiwania na swoją kolej w dziale kadrowym. To znaczne ułatwienie dla zatrudnionych, a przy tym duże odciążenie dla działów kadrowo-płacowych.
Więcej na ten temat: Deklaracje w panelu pracownika
Panel ePracownik - zalety
Dobry program kadrowo-płacowy może zastąpić inne aplikacje, co może generować duże oszczędności. Panel ePracownik umożliwia pracownikom wygodny dostęp do wszystkich danych kadrowych. Stworzony jest na bazie danych systemu wFirma korzystając z danych zgromadzonych w module Kadry i Płace. Posiada responsywny layout – dostęp uzyskać można także z poziomu urządzeń mobilnych. Panel ePracownik to:
- znaczne ograniczenie przepływu papierowej dokumentacji co stanowi sporą oszczędność;
- zdalny dostęp do danych kadrowych w tym do pasków płacowych, deklaracji zgłoszeniowych czy PIT 11 co znacznie upraszcza wiele procesów w organizacji;
- bezpieczeństwo;
- responsywność oraz dostęp w chmurze dający możliwość logowania się w każdej chwili;
- poprawa komunikacji - pracownik może składać elektroniczne wnioski i oświadczenia;
- automatyzacja wielu procesów co przekłada się na wzrost efektywności zarówno pracowników jak i organizacji;
- minimalizowanie występowania błędów;
- narzędzie dla pracowników pozwalające na bieżący wgląd w ich sprawy.
Panel ePracownik to narzędzie które pozwala na szybszy obieg dokumentacji, poprawia komunikację i generuje znaczne oszczędności. Dla pracowników może stanowić motywator bowiem zatrudnieni nie są oni skazani na oczekiwanie na załatwienie sprawy, wiele działań mogą wykonać od ręki i z dowolnego miejsca.
Panel ePracownik nie jest dodatkowo płatny, zarówno pracownik jak i pracodawca może korzystać z niego na swoim telefonie co daje obu stronom sporą elastyczność i bezpieczeństwo.
